De handreiking ‘Duidelijke Overheidscommunicatie voor gemeenten’ wijst op het belang van duidelijke overheidscommunicatie, helpt bij het maken van een plan om duidelijk te communiceren met inwoners en ondernemers, geeft voorbeelden van duidelijke overheidscommunicatie en biedt bronnen om meer te weten te komen over duidelijke overheidscommunicatie. De handreiking richt zich op schriftelijke communicatie zoals formulieren, brieven en webteksten.

De voordelen van duidelijke overheidscommunicatie

Duidelijk communiceren met inwoners en ondernemers heeft veel voordelen. Om een paar voorbeelden te noemen:

• De lezer begrijpt de boodschap beter en sneller en stelt minder vragen.
• De doelgroep komt na het lezen van een duidelijke boodschap eerder in actie dan wanneer de boodschap niet helder is.
• Een gemeente besteedt minder tijd en geld aan het oplossen van problemen die ontstaan door onduidelijke communicatie.
• Een gemeente krijgt meer tevreden klanten en duidelijke communiceren draagt bij aan meer vertrouwen in de overheid.
• Het bereik van de boodschap wordt groter en vergroot inclusiviteit. 

Het maken van een plan om duidelijk te communiceren

De handreiking helpt gemeenten bij de ontwikkeling van een beleid voor duidelijke communicatie. De eerste stap betreft het voorbereiden van het project. Daarin komen vragen aan de orde als ‘waar staat de gemeente als het gaat over duidelijke communicatie?’, ‘Wat is begrijpelijke taal eigenlijk?’. Vervolgens geeft de handreiking handvatten hoe het beleid om tot duidelijke communicatie te komen kan worden vormgegeven. Het formuleren van strategische, SMART-doelstellingen wordt aangeraden. Bijvoorbeeld om de vraag te beantwoorden welke brieven te herschrijven. Bij de voorbereiding en inrichting van het beleid, maar ook tijdens de uitvoering, wordt onder andere het ‘doenvermogen’ van inwoners in kaart gebracht door te kijken naar klantenreizen en het houden van interviews. Op basis van ervaringen en behoeften van inwoners kan informatie zo aangereikt worden dat inwoners in actie komen. Bijvoorbeeld door in een formulier minder keuze-opties te bieden.

De volgende stap is het maken van een plan van aanpak om ‘duidelijk communiceren’ in te richten in een gemeente. ‘Duidelijk communiceren’ lukt alleen als het de betrokkenheid van het management heeft en binnen de organisatie breed gedragen worden. In de handleiding worden tips gegeven voor het maken en uitvoeren van een plan van aanpak.

Tot slot wordt er aandacht geschonken aan de uitvoering: het duidelijk schrijven en visueel vormgeven van teksten en het controleren en testen of teksten daadwerkelijk duidelijk zijn.

Doelgroep van de handreiking

Per hoofdstuk wordt in de handleiding aangegeven voor wie een onderwerp bedoeld is. De doelgroepen zijn bestuurders, leidinggevenden, beleidsmedewerkers, communicatieadviseurs en medewerkers uitvoering (met direct klantcontact).