Het primaire doel van OpenPoen is het leveren van een wezenlijke bijdrage aan de democratische samenwerking tussen bewoners en ambtenaren die zich inzetten voor hun dorp, buurt of stad.
Het doel van OpenPoen is om toegang tot subsidie ook beschikbaar te maken voor doelgroepen die veelal kleinere initiatieven organiseren en hiervoor kleine subsidiebedragen aanvragen. Door OpenPoen kan deze groeiende doelgroep van aanvragers worden ondersteund zonder dat de ambtelijke inzet en controlkosten toenemen.

Transparantie is een proactieve tegenhanger van compliance en de daaruit voortkomende bureaucratische drempels. Door het besteden van subsidies transparant te maken, worden drempels voor aanvraag en verantwoording weggenomen en wordt onderling vertrouwen bevorderd. 

Succesvol    

In de pilotfase is OpenPoen gebruikt door een selecte groep ambtenaren verantwoordelijk voor bewonersinitiatieven. 'Open spending' bleek direct een succes:

• De aarzeling van ambtenaren om subsidie aan kwetsbare doelgroepen te verlenen wordt door OpenPoen weggenomen.  
• In buurten waar bewonersinitiatieven ook onderling samenwerken, levert transparantie via OpenPoen een wezenlijke bijdrage aan het onderling vertrouwen en het ordelijk verloop van bestedingen.
• Deze transparantie zorgde automatisch voor compliance: buurtbewoners keken met elkaar mee. OpenPoen maakte het veel eenvoudiger dan voorheen om van burgers een financiële verantwoording te krijgen met een door de overheid gewenste vorm en inhoud.
• Met betaalpassen met een afgebakend budget van Bank Nederlanse Gemeenten, kon Amsterdam een kwetsbare doelgroep van individuen die door privéomstandigheden geen subsidiegeld mogen of kunnen ontvangen, toch kleine subsidies verstrekken en ze zo weer betrekken in de samenleving.

Door dit succes is besloten geleerde lessen vanaf 2024 te gaan toepassen binnen het hele subsidieloket van Amsterdam.

Waardevol    

OpenPoen oogst waardering van zowel ambtelijke subsidieverstrekkers als van burgers die er subsidies besteden en verantwoorden. Deze waardering blijkt uit de toenemende vraag om OpenPoen te gebruiken voor een subsidieverstrekking of -aanvraag. Beide gebruikersgroepen ervaren de real-time openbare informatie over besteding als een prettige common ground, waarin overleg tussen burger en overheid open en efficient is. Buurtinitiatiefnemers zijn tevreden omdat ze wantrouwende buurtbewoners kunnen verwijzen naar OpenPoen onder het motto: "controleer maar!" Zo verbetert OpenPoen de sociale dynamiek in de buurt.

Het natuurlijke compliance-effect dat transparantie met zich meebrengt, maakt dat via OpenPoen veel meer lagere bedragen verdeeld kunnen worden zonder extra controlelast voor de gemeente. Dit bevordert inclusie en participatie van een heel nieuwe doelgroep die de gemeente eerder niet kon bedienen. Het doel van OpenPoen om het primaire subsidieproces zo eenvoudig, transparant en betrouwbaar mogelijk te maken, verbetert het contact met de burger en bevordert de democratische ervaring.

Herbruikbaar    

OpenPoen is ontworpen om te voldoen aan de Nederlandse subsidieverordening, en is daarmee algemeen bruikbaar en functioneel schaalbaar: naar gemeentes, maar ook naar subsidies bij provinciale of Rijksoverheden. De huidige versie van OpenPoen richt zich voornamelijk op subsidieprocessen, maar open spending kan evengoed worden gebruikt om inkoop- of inbestedingsprocessen te volgen. Gemeente Amsterdam heeft OpenPoen reeds gebruikt om een aanbesteding van €2,5M voor het aanschaffen van duizenden devices voor thuiszittende kinderen tijdens coronatijd transparant te maken.

Technisch is de applicatie zodanig uitgedacht, dat deze eenvoudig te dupliceren is naar meerdere organisaties. De code is open-source, en maakt zoveel mogelijk gebruik van internationale standaarden voor bijvoorbeeld informatieuitwisseling via API's.

Nu gemeente Amsterdam beschikt over een gedegen getest prototype, is 2024 het beoogde jaar om het gebruik van OpenPoen intern op te schalen en te integreren in haar subsidieloket. Buiten Amsterdam is een eerste proef met OpenPoen uitgevoerd door de Provincie Friesland.

Winnen    

De transparantie en informatiegelijkheid van OpenPoen bieden de zo benodigde zuurstof in een tijd waarin het vertrouwen van burgers in het democratische proces en het handelen van de overheid laag is. Bij alle Nederlandse gemeentes speelt de vraag hoe zij zo breed mogelijk burgers kunnen betrekken in het democratisch proces, en faciliteren in hun ideeën om de straat, de wijk, de gemeente beter te maken. Wij denken dat OpenPoen veel meer gemeenten hierbij kan helpen.

Toelichting datum start en einddatum: 
2019 Release 1 Prototype met Bunq Bank; 2020 - 2021 Innovatieteam werd ingezet op Noodplannen voor Covid, hierdoor tijdelijk minder ontwikkeling OpenPoen; 2022 - Herontwerp & Release 2 met betaaltechnieken van Bank Nederlandse Gemeenten BNG-Bank; 2024 - Herontwerp & Release 3 Met PSD2 koppeling voor alle gangbare Nederlandse banken

Nog lopend, begin 2024 is gestart de derde versie breed te integreren binnen gemeente Amsterdam; Planning: 2024 experimenten subsidies tot 20.000 euro; 2025 Alle subsidies tot 20.000 euro (60% van totale handeling subsidies Gemeente Amsterdam); 2026 Alle subsidieregelingen Gemeente Amsterdam via OpenPoen 

Dit praktijkvoorbeeld was een van de finalisten in de categorie Uitvoeringskrachtcomplex voor de #GemeenteDelers 2024.