Zaffier is een uitvoeringsorganisatie voor alle vragen rondom werk, geldzaken en inburgering voor gemeente Alkmaar. Ze voeren onder andere de kindregeling uit voor gemeenten Alkmaar en Dijk en Waard. Binnen het team van de hersteloperatie kinderopvangtoeslag zoeken ze steeds naar nieuwe manieren om zichtbaar en laagdrempelig te zijn voor ouders.   
 

Oude wonden 

“Op sociale media wordt ontzettend veel geschreven over de hersteloperatie”, vertelt Wassens. “We merkten dat er ook ouders zijn die hier afstand van nemen. Door alle negatieve berichtgeving worden oude wonden immers vaak weer opengeritst.” Samen met hun communicatieafdeling bedacht Wassens een nieuwsbrief voor ouders. “We wisten dat er een regeling voor kinderen aan kwam. En hoe bereik je daar dan ouders voor die zich anders afsluiten?”  

Laagdrempelig

 Er is een grote groep ouders die geen directe hulpvraag heeft voor het team van Wassens. “We hebben hen toen benaderd of ze wel geïnformeerd wilden worden over de voortgang van de kindregeling. En dat wilden ze juist heel graag.” De opzet van de nieuwsbrief is informatief en vooral laagdrempelig. “Ouders krijgen al veel informatie uit brieven en op de website van Toeslagen. Toch halen ze daar niet altijd uit waar ze naar op zoek zijn. Wij proberen het daarom heel praktisch te vertalen”, vertelt Wassens. 

Warm contact 

“Vanaf de start van de hersteloperatie proberen we de contacten warm te houden”, vertelt Wassens trots. “We ontdekten dat een flink aantal ouders nauwelijks contact had met de gemeenten en met deze nieuwsbrief hopen we de informatie toch bij alle aangemelde ouders te krijgen.” De ouders waarderen de nieuwsbrief enorm: “We krijgen echt zoveel positieve reacties.  
Veel ouders hadden de nieuwsberichten zelf nog niet eerder gezien.”  
Ze merken dat de nieuwsbrief heel goed wordt gelezen en bovendien ouders stimuleert om zelf contact op te nemen met het herstelpunt. “Ouders ontdekken dan eigenlijk dat ze tóch een hulpvraag hebben die binnen de brede ondersteuning valt.”  

Ketenpartners 

De nieuwsbrief wordt ook geplaatst op het intranet van de beide gemeenten. “Zo gaat de hersteloperatie ook voor hen meer leven”, stelt Wassens . “Zij hadden dit succes namelijk niet direct verwacht. En het gaat nog verder: we kijken nu of we onze succesverhalen ook kunnen delen met onze ketenpartners. Dat vraagt wel om goede afwegingen: wat deel je wel en wat niet?”  Het team is blij met het eerste succes en er staan al veel nieuwe onderwerpen op de rol voor de volgende nieuwsbrief. Binnen hun eigen organisatie trekken ze het nog breder: “We kijken ook of we nieuwsbrieven kunnen inzetten bij de uitvoering van andere regelingen.”  

Social media-moe 

Ze hebben bewust gekozen voor een digitale nieuwsbrief. “Dan vallen de kosten wel mee”, lacht Wassens. Het doel is om ouders te informeren zonder dat ze hiervoor op zoek hoeven te gaan. Een andere overweging is dat ze de informatie persoonlijk in de mailbox van de ouder willen laten belanden. “We hebben er bewust voor gekozen om de informatie niet op de website van de gemeenten te zetten. Er is bij veel ouders een stukje moeheid ontstaan qua informatieverstrekking én het is zoveelste document dat ze hierover online zien. Ze zijn media-moe. Wij bieden ze zo de juiste informatievoorziening op maat aan. En het is een mooie bijkomstigheid dat ouders niet direct in aanraking komen met bijvoorbeeld negatieve reacties op een informatieve post op social media.” 

Terughoudend 

Het team is heel blij met de ruimte die zij krijgt van de gemeenten. “Dat is zo belangrijk, dat kun je benutten om ouders zo goed mogelijk bij te staan.“ En tot slot: “We richten op wat er wél kan en daar draagt deze nieuwsbrief zeker aan bij!” Het team hanteert overigens een terughoudende stijl in de nieuwsbrief. “Je moet niet roepen dat je het als gemeente zo goed doet. Er zijn immers ook gezinnen die minder tevreden zijn. De manier waarop je communiceert is cruciaal.”