In een betrekkelijk korte tijd is door samenwerking met een aantal partijen een oplossing ontwikkeld waardoor vanuit één of meer bronnen documenten gepubliceerd kunnen worden op diverse platforms. De werkwijze is zeer efficiënt voor de gemeenten omdat dit met een minimaal aantal handelingen mogelijk is geworden. Naast een aantal pilotgemeenten (waaronder Epe) is er samengewerkt met Conduction, XXLNC, SIMGroep, Yard en OpenGemeenten. De oplossing is ontwikkeld op basis van OpenSource en past volledig bij de uitgangspunten van Common Ground.

Waardevol en herbruikbaar

De gemeente Epe streeft naar een hoge mate van transparantie. Deze oplossing maakt het mogelijk om op grote schaal en op een gecontroleerde wijze documenten openbaar te maken. Ze kunnen op diverse platforms gevonden worden, waaronder de wettelijk verplichte Woo-index. 

Omdat de betreffende documenten al op een geordende manier zijn geregistreerd in het zaaksysteem kost het betrekkelijk weinig moeite om ze openbaar te maken. Ook documenten die niet onder het regime van de Woo vallen kunnen op deze manier gepubliceerd worden. Dat past dus goed bij het beleid.

Winnen    

Omdat er in een zeer korte tijd een oplossing is ontwikkeld die er voor gaat zorgen dat veel gemeenten aan hun publicatieverplichtingen kunnen voldoen tegen relatief lage kosten en inspanningen. Dit zorgt er voor dat inwoners, journalisten, onderzoekers en bedrijven op diverse plaatsen kunnen zoeken naar documenten van gemeenten en die ook nog gaan vinden. Deze openheid kan bijdragen aan meer vertrouwen in de overheid. Wellicht zorgt het en passant voor minder tijdrovende Woo-verzoeken.

Dit praktijkvoorbeeld was een van de inzendingen voor de #GemeenteDelers2024.