Gemeenten moeten vanuit hun nieuwe rol en taken meer informatie registreren en uitwisselen met andere partijen, zowel met landelijke ketenpartners als met lokale en regionale aanbieders. De keuze die een gemeente maakt voor de wijze waarop zij de nieuwe rol en taken gaat uitvoeren is essentieel voor de inrichting van de IV.
Om de verschillende onderdelen in de nieuwe Wet (zoals beschreven in het eindrapport uitvoeringstoets) te kunnen uitvoeren, hebben gemeenten een goed klantvolgsysteem nodig, waarin zij de informatie kunnen registreren die zij nodig hebben voor het uitvoeren van hun taken. Dit kan een uitbreiding of aanpassing van een bestaand klantvolgsysteem zijn, bijvoorbeeld voor werk en inkomen, of een nieuwe module die specifiek bedoeld is voor het werkproces inburgering.
- Bekijk het Eindrapport Uitvoeringstoets Wet inburgering (pdf, 583 kB)
Een aantal aandachtspunten is van belang als het gaat om het klantvolgsysteem:
- Gemeenten moeten de inburgeraar op basis van het BSN in hun klantvolgsysteem kunnen registreren zodra de inburgeringsplichtige aan de gemeente wordt gekoppeld.
- Gemeenten die met meerdere systemen werken moeten zorgen voor een goede koppeling of uitwisseling tussen deze systemen, om hun regierol goed te kunnen uitvoeren.
- De uitgebreidere informatiebehoefte van gemeenten vraagt om een uitbreiding van het klantvolgsysteem met extra velden en functionaliteiten.
- Medewerkers moeten de juiste autorisaties krijgen in het systeem, op basis van nog uit te voeren gegevensbeschermingseffectbeoordelingen. Zie hiervoor ook de Handreiking Gemeentelijke gegevensverwerking nieuwe Wet inburgering (pdf, 353 kB).
- Als een inburgeraar tijdens het inburgeringstraject verhuist van een gemeente naar een andere, dan moet er een goede (warme) overdracht plaatsvinden tussen deze gemeenten.
Daarnaast is ook de gegevensuitwisseling met lokale of regionale aanbieders (denk aan taalscholen) van belang. In de Handreiking Gegevensuitwisseling (zie hieronder) staat beschreven welke gegevens gemeenten in ieder geval van hun aanbieders nodig hebben om aan hun verplichtingen ten opzichte van andere ketenpartners te kunnen voldoen. Daarnaast wordt beschreven over welke gegevens gemeenten verder nog afspraken kunnen maken met aanbieders. Aanbieders kunnen deze informatie, afhankelijk van de afspraken die hiervoor met de gemeenten gemaakt worden, op verschillende wijzen aanleveren. Dit kan via beveiligde mail (in een door de gemeente opgesteld format), via een gemeentelijke portal of via gestructureerde gegevens die 'realtime' uitgewisseld worden.