Op basis van de volgende checklist kunnen gemeenten een stapsgewijs controleren of de benodigde gegevens beschikbaar zijn en die verzamelen met als doel een onderbouwd inkoopkeuze te maken voor het inkopen van de benodigde IV/ICT-diensten.
- Is er een keuze gemaakt voor de lokale organisatorische inbedding van de uitvoering van de wet? De wijze van lokale uitvoering is bepalend voor de keuze voor een bepaalde IV/ICT-dienst. Als het niet duidelijk is hoe een gemeente de wet wil uitvoeren dan kunnen er geen IV/ICT-diensten ingekocht worden.
- Heeft de gemeente voldoende IV/ICT-expertise beschikbaar om te adviseren over de IV van de uitvoering van de wet? Het inkopen van de IV/ICT-diensten voor de uitvoering van de wet vraagt om IV/ICT-expertise bij de opdrachtgever. Deze expertise is in de bestaande arbeidsmark zeer schaars. Indien een gemeenten deze expertise niet kan organiseren, dan ligt samenwerking of uitbesteding voor de hand.
- Is er IV/ICT-expertise betrokken bij de implementatie van de uitvoering van de wet? De uitvoering van de wet is sterk afhankelijk van IV/ICT. Zonder voldoende IV/ICT-capaciteit kan de uitvoering van de wet niet op juiste wijze geïmplementeerd worden.
- Is er op basis van de lokale uitvoeringskeuzes een marktverkenning uitgevoerd voor de IV-component van de wet? Het vertalen van de lokale uitvoeringskeuze naar een IV/ICT-vraag en het uitvoeren van een marktverkenning dragen bij aan het formuleren van een volledige inkoopvraag.
- Is de gemeente betrokken bij de vakgroepen Wet Inburgering van de gebruikersverenigingen (GV Centric of GV Pink)? Binnen de gebruikersverenigingen van de grootste leveranciers van IV/ICT-diensten zijn vakgroepen georganiseerd waarin gemeenten met de leveranciers overleggen over de wijze waarop deze leveranciers gemeenten ondersteunen bij de uitvoering van de wet.
- Kan het eventueel inkopen van de benodigde ICT/IV-functionaliteiten (meervoudig) onderhands ingekocht worden? Gemeenten zijn gehouden aan de eigen inkoopregels en de Aanbestedingswet. Om te bepalen of het inkopen van de benodigde IV/ICT-diensten voldoet aan deze kaders moet er een analyse opgesteld worden van de verwachte kosten en eventueel bestaande afspraken.
- Is er een actueel overzicht van bestaande leveranciers en lopende IV/ICT-contracten voor het organisatieonderdeel waar de uitvoering ondergebracht wordt inclusief einddata? Deze informatie is nodig om bepalen welke opties een gemeente heeft voor het inkopen van de IV/ICT-diensten. Zie verder de toelichting bij Sourcing- en leverancierstrategie.
- Is er een programma van eisen (PvE) opgesteld voor de ICT/IV-ondersteuning bij de uitvoering van de wet? In een PvE beschrijft een gemeente welke functionele en technische eisen zij stelt aan de IV/ICT-diensten. Zonder PvE kan een gemeente geen meervoudige marktuitvraag uitvoeren en is zij afhankelijk van het aanbod van een leverancier. Omdat de gemeentelijke uitvoering niet uniform is, is er geen landelijke standaard PvE beschikbaar.
- Kunnen de bestaande contracten met de ICT/IV-leverancier binnen de EU-aanbestedingswet (geen wezenlijke wijziging) uitgebreid worden met de nieuwe functionaliteiten? Indien de bestaande contracten niet uitgebreid kunnen worden, dan moet er een (meervoudig onderhandse) aanbesteding uitgevoerd worden. Een dergelijk traject is tijdrovend en kost minimaal een aantal maanden.
- Is de bestaande leverancier bereid om op basis van de Toolbox GIBIT (inclusief de ICT-kwaliteitsnormen en de standaardverwerkersovereenkomst) een leveringsovereenkomst af te sluiten? De Toolbox GIBIT biedt gemeenten een stevige en brede basis voor de contractafspraken met een leverancier. De GIBIT bevat een groot aantal juridische en technische eisen waardoor gemeenten zich voor de inkoop van diensten kunnen focussen op de eigen gemeentespecifieke eisen.