Praktische informatie over het Expertiseteam complexe zorg

1. Het Expertiseteam complexe zorg richt zich op vastgelopen casuïstiek, perspectiefbepaling, zorgbehoeftebepaling en heeft een toetsende taak op de driemilieuvoorziening. Dat betekent dat bij inzet van een driemilieuvoorziening (dit is per definitie een duur traject), het expertiseteam meekijkt of dit inderdaad de juiste zorg is en of er geen mogelijkheid is om de zorg en ondersteuning regionaal in te richten.
2. Voorafgaand aan het overleg screent de coördinerend gedragsdeskundige alle casussen, gaat na of alle informatie beschikbaar is en geeft een consulterend advies. Als een driemilieuvoorziening aangewezen lijkt, licht de gedragsdeskundige die keuze toe, deelt de verslaglegging hierover met het expertiseteam en dan wordt dat een 'hamerstuk'.
3. De gesprekken vinden plaats op de CJG’s. Op die manier wordt vermeden dat ouders een pand van Jeugdbescherming West binnen moeten stappen.
4. Wekelijks is er per casus één uur bespreking, waarbij er maximaal drie casussen worden behandeld. In principe is er ruimte voor twee casussen, een derde casus kan men toevoegen in geval van druk of spoed.
5. Iedereen kan een casus inbrengen. De jeugdteams en gecertificeerde instellingen zijn de grootste casusinbrengers, maar ook zorgaanbieders kunnen casussen inbrengen.
6. Het advies van het expertiseteam is een dringend advies. Het is bewust geen bindend advies, omdat complexe casuïstiek nu eenmaal dynamisch is en er ruimte moet zijn om van de koers af te wijken.
7. Het expertiseteam faciliteert een voorzitter. Het voorzitterschap een pittige rol. Het vergt veel van een voorzitter om een grote groep voor te zitten, waarbij je telkens moet schakelen  tussen de verschillende niveaus: ouders, kinderen en hulpverleners.

Ontwikkeling door de tijd: van managers overleg naar gesprek met kinderen en ouders

'Het expertiseteam bestaat al jaren en is ontstaan bij het oude Bureau Jeugdzorg. Vroeger was het expertiseteam een team van managers van de zorgaanbieders die op afspraak bij elkaar kwamen op het moment dat er een zaak vastliep. De centrale opgave was dan: ‘We moeten oplossing vinden en wie gaat dat doen?’.

Met de transitie in 2014 wilden we dat het expertiseteam beter beschikbaar was, het inbrengen van casussen makkelijker verliep en hulpverleners actiever betrokken bij het zoeken naar een passende oplossing. Het streven in 2014 was om te komen tot open casuïstiekbesprekingen met ouders, jongeren en betrokken hulpverleners aan tafel.

De focus kwam te liggen op het kijken naar waar ouders en jongeren echt behoefte aan hebben, vanuit zorginhoud en los van het beschikbare aanbod.

In 2014 zijn we begonnen met een pilot waarin de nieuwe aanpak werd toegepast en de pilot is vervolgens vaste werkwijze geworden.'

Een succesvol team is een team dat elkaar ontmoet

'Het Expertteam complexe zorg bestaat uit experts uit de specialistische jeugdhulp en richt zich op het gedwongen én het vrijwillig kader. Zo is er expertise op het gebied van scheidingen, coördinatie van gesloten jeugdzorg, zorgbemiddeling en is er een GZ-psycholoog die ook de instemmingsverklaring kan regelen bij het verzoek om gesloten jeugdzorg.

De mensen in het expertiseteam zijn allemaal in dienst bij Jeugdbescherming West. We hebben er bij het regionaal expertteam Haaglanden bewust voor gekozen om alle experts letterlijk samen in een ruimte te plaatsen. Bij gezinnen met complexe problemen zagen we dat alle experts, zoals die ook in het expertiseteam aanwezig zijn, betrokken waren, maar dat er weinig uitwisseling was tussen die experts'.

Door de experts letterlijk bij elkaar te plaatsen worden we in staat gesteld om van elkaar te leren.

Koppeling zorg – onderwijs leidt tot een integrale aanpak

'Het expertteam is een samenwerkingsverband met de grote zorgaanbieders van de regio Haaglanden. Een verschil met andere regio’s is dat wij ook een onderwijsspecialist gericht op cluster vier (dit is onderwijs voor kinderen met ernstige gedragsproblemen en/of psychiatrische problemen) aan tafel hebben.

De onderwijsspecialist heeft mandaat om ondersteuning te regelen. Daar zijn we trots op, want we wilden heel graag de koppeling maken met zorg en onderwijs.

De meerwaarde is vooral de inbreng van de kennis over de mogelijkheden om ondersteuning van jongeren of gezinnen op school in te zetten. Zo kunnen we een integraal pakket aanbieden, bijvoorbeeld voor jongeren die vastlopen op school, zodat én de jongere betere zorg en ondersteuning krijgt én de school het volhoudt om te blijven werken met deze jongere.'

Eerste succesfactor -  Expertteamleden met mandaat

'Een belangrijke succesfactor is dat alle mensen aan de tafel zich committeren aan het vinden en realiseren van een passende oplossing én het mandaat hebben van de eigen organisatie om aan tafel beslissingen te nemen die zij als opdracht meenemen naar de eigen organisatie.

Vaak maken we zorgpakketten op maat, waarbij verschillende partijen een rol hebben of kan een een zorgaanbieder met aanpassingen binnen de reguliere zorgproducten de zorg leveren.

Wanneer het expertiseteam die oplossing formuleert, zorgen de zorgaanbieders dat het wordt gerealiseerd. Deze vorm van samenwerking is vastgelegd in een samenwerkingsconvenant. Dat convenant wordt jaarlijks herzien en met bestuurders besproken.'

Tweede succesfactor - Bestuurlijke stuurgroep

'Een tweede succesfactor is dat het team wordt gemonitord door een stuurgroep met bestuurders van de verschillende organisaties. De bestuurders hebben de verantwoordelijkheid om te zorgen dat samenwerkingen tot stand komen. De stuurgroep vergadert twee keer per jaar en worden ervaringen gedeeld.

Naast bestuurders van de zorginstellingen is ook iemand van de gemeente Den Haag en iemand vanuit de CJG’s aanwezig. Tijdens overleggen met de stuurgroep worden beelden en zorgsignalen gedeeld en bespreekt men ontbrekend of missend zorgaanbod.'

Derde succesfactor - Een vast team

'Een derde succesfactor is dat we een vaste club mensen zijn. Dat is erg belangrijk, want we hebben erin geïnvesteerd om die groep mensen ook een team te laten zijn.

• We zijn niet een team met managers die klanten binnenhalen, maar mensen die onderdeel uitmaken van een team en vanuit hun expertise, niet zozeer hun organisatie, kijken wat is er nodig voor een kind.
• De mensen aan tafel zijn allemaal gedragsdeskundigen die de eigen organisatie door en door kennen.'

Periodieke uitvraag om met elkaar beter te worden

'Periodiek vragen we deelnemers – jongeren, ouders en hulpverleners – hoe ze de experttafel hebben ervaren en wat er is gebeurd met het advies. Mensen mogen anoniem hun antwoorden doorgeven.

Uit de resultaten blijkt dat ouders en jongeren zich ook echt gehoord voelen door de vormgeving van het overleg. Verder wordt het advies nagenoeg altijd uitgevoerd (85%). Een aantal keren was dat niet het geval en dat heeft dan meestal met dynamiek van een casus te maken.

We streven ernaar ervoor te zorgen dat een zorgpakket op maat binnen zes weken staat. Dat lukt niet altijd en dat heeft met mogelijkheden en capaciteit te maken, bijvoorbeeld de wachtlijstproblematiek. Om binnen de gestelde termijn een passende oplossing te realiseren blijft een aandachtspunt.'

Data als waardevolle sturingsinformatie

'Doordat we ook de plaatsingscoördinatie voeren op de gesloten jeugdzorg, levert dat veel kennis en informatie op. Dat biedt handvatten om met elkaar te kijken hoe we aan wachtlijstbeheer kunnen doen, waarbij we de mogelijkheid verkennen of we ook de plaatsingscoördinatie kunnen uitbreiden naar de niet-gesloten jeugdzorg.

Door het wachtlijstbeheer krijgen we wachtlijsten beter in beeld en krijgen we inzicht in hoe groot de wachtlijsten zijn en waar de grootste knelpunten zitten in regio.

Rol gemeente bij het faciliteren van het expertiseteam

'Regio Haaglanden faciliteert het expertiseteam. Het expertiseteam ontvangt een lumpsum financiering en daar staat o.a. het faciliteren van de experttafel tegenover. De aanwezige aanbieders  krijgen geen extra financiering. Dat laatste is wel een thema, omdat men soms best ingewikkelde opdrachten mee terugneemt.

Elke zorgaanbieder aan tafel heeft bepaalde ruimte. Het standpunt van de regio is dat de zorgaanbieder die zich committeert die ruimte ook zelf vorm geeft. Dat kan een flinke tijdsinvestering vergen.

Verder voelen we dat er vertrouwen is in het advies van het expertteam. Dat betekent dat als er een oplossing wordt bedacht door het expertteam, dan is dat ook hoe we het gaan doen. Dat is ook zo wanneer we niet gecontracteerde zorg adviseren.

Haaglanden heeft de insteek: wij bemoeien ons niet met inhoud van zorg en financiën mogen nooit een probleem zijn. Dat maakt ons heel vrij in wat we bedenken, waarbij we zorgvuldig afwegen welke vorm van specialistische jeugdhulpverlening op welk moment noodzakelijk is, dan wel of er passende (lichtere) alternatieven zijn.'