Jeugdregio Amsterdam – Amstelland heeft een experttafel getiteld ‘Experttafel Verblijf’. In tegenstelling tot wat de term doet vermoeden, is verblijf geen noodzakelijk criterium. De experttafel adviseert namelijk ook over intensieve behandeling thuis.
- Hieronder vindt u de route van een casus door de experttafel in regio Amsterdam-Amstelland.
- We spraken Katrien Vermeulen, contractmanager jeugd in Amsterdam en voorzitter van de Experttafel Verblijf in jeugdregio Amsterdam – Amstelland.
De route van een casus
- De experttafel vindt eens in de twee weken plaats op een vaste dag en tijdstip (van 14:00 uur tot 16:00 uur).
- In de week voorafgaand aan het overleg dient casuïstiek via de beveiligde Zorgmail in een vast format ontvangen te zijn met informatie over de casus, waaronder: voorgeschiedenis, hulpverlenersgeschiedenis en beschrijving van de te beantwoorden vraag. Er worden zo min mogelijk personalia gedeeld. Er worden geen namen gedeeld, wel leeftijden.
- De ingevulde stukken komen bij screeners terecht. Zij gaan na of de reguliere wegen afdoende zijn bewandeld, bekijken of het zorgprofiel en de vraag helder is geformuleerd en bekijken of de casus voldoende urgentie heeft. Als aan die drie zaken is voldaan, komt een casus op de agenda.
- Tijdens de experttafel wordt een half uur besteed per casus, dus dat impliceert dat de voorzitter de vergadering strak dient te sturen en de tijd goed dient te bewaken.
- Als een casus onderwerp van gesprek is geweest, blijft de casus op een longlist staan. Als voor de jeugdige een passende oplossing is gevonden, wordt de casus geschrapt van de longlist. Een casus kan maximaal drie maanden op de longlist staan. Als een casus er dan nog steeds opstaat, is de afspraak dat de casus opnieuw wordt ingebracht.
De Experttafel Verblijf: voortborduren op bewezen succesvolle samenwerking
Katrien Vermeulen: “We hadden reeds bij de provinciale jeugdzorg, dus voor 2015, een soortgelijk casusoverleg rond Landelijk Werkende Instellingen, het zogenaamde LWI-overleg. Men zag toen dat er veel jongeren buiten regio werden geplaatst en de wens was om te zoeken naar alternatieven binnen de regio zelf. Dat gebeurde in het casusoverleg. In 2015 werd aan de gemeente gevraagd of het overleg gecontinueerd kon worden. Dat was het moment om als gemeente bij onszelf na te gaan: kunnen en willen we dit? Die vragen werden beiden positief beantwoord en zodoende is de keuze gemaakt om als gemeente, vanuit onze nieuwe rol, het overleg voor te zitten. Ook is de keuze gemaakt om de deelnemers die in het LWI-overleg zetelden weerom aan te laten sluiten, aangezien zij goed op elkaar waren ingespeeld. Daarnaast zetelt er vanuit de gemeente iemand die het niet ingekochte aanbod vertegenwoordigt en dus de sociale kaart in de gaten houdt, is ook de GGD Amsterdam aangesloten om de aansluiting met de 18+ keten te borgen, leest het LVB-expertisenetwerk mee en kregen de gecertificeerde instellingen (JBRA, Leger des heils en WSG) een rol.”
De juiste casus op de juiste tafel
Katrien Vermeulen: “We hebben geen hele scherpe criteria over de casussen die op de tafel van het expertteam komen. Het enige criterium is dat een casus is vastgelopen en dat reguliere wegen zijn bewandeld, inclusief de reguliere escalatieladders. In dat geval kan je bij ons terecht voor passend advies. Daarbij is het belangrijk op te merken dat we geen casussen willen waar een acute crisis is, maar we ons richten op casussen die we van middellange en duurzame adviezen kunnen voorzien. Dat lukte in 2016 niet altijd omdat er toen veel casuïstiek was waarvan de gesloten machtiging afliep en er direct iets moest gaan gebeuren, maar daar slagen we in 2017 steeds beter in.”
De inbrenger
Katrien Vermeulen: “Elke gecertificeerde instelling, elk ouder- en kindteam en elk wijkteam kan een casus inbrengen, al zien we dat in de praktijk het leeuwendeel van de casussen door jeugdbeschermers wordt ingebracht. De casusinbrenger is altijd aanwezig bij het overleg, eventueel vergezeld van een gedragsexpert en/of de ouder(s). Richting 2018 werken we met een nieuwe inkoopstrategie, waarvan we verwachten dat de gecontracteerde instellingen in het hoge segment meer met elkaar gaan samenwerken en ook de optie hebben om andere partijen in te zetten als onderaannemer als dat bijdraagt aan het behalen van resultaat. We zijn nu in de fase waarin we kijken welke rol er dan is voor een experttafel. Mogelijk kan het een transformatie worden.
Het resultaat is een zwaarwegend advies
Katrien Vermeulen: “Het resultaat van een casusbespreking is een zwaarwegend advies waar we opvolging aan vragen. Het is bindend in die zin dat als geadviseerd wordt om aanbod in te zetten dat we niet hebben ingekocht, een betaalovereenkomst met niet ingekochte instelling wordt gesloten. In de praktijk wordt het advies ook opgevolgd. Vaak gaat het om gezinsmanagers die het niet meer weten en op zoek zijn naar advies en het advies graag willen opvolgen, ook als het soms niet is wat ze aanvankelijk in gedachten hadden. De experttafel prikkelt om ‘out of the box’ op zoek te gaan naar oplossingen.”
Geen vergoeding, maar de randvoorwaarden zijn goed ingeregeld
Katrien Vermeulen: “De deelnemers aan de experttafel ontvangen geen extra vergoeding. Wel is er een vaste vergaderruimte en notulist. Dat vereist extra inzet van de mensen die vast aan tafel zitten. Een enkele sector heeft daar moeite mee, zij zitten dan niet live aan tafel maar zijn wel aangehaakt.”
Evaluatie van de experttafel in 2016: de uitkomsten
Katrien Vermeulen: “De afspraak is gemaakt om in 2016 te evalueren in hoeverre het casusoverleg meerwaarde heeft. Daarbij is zowel gekeken naar het werkproces als de tevredenheid van de deelnemers. Wat als goed is ervaren is dat er gekozen is voor continuïteit vanuit 2014, dat mensen goed op elkaar zijn ingespeeld en dat er af en toe ook echt uit of de box oplossingen zijn bedacht. Aandachtspunten zijn dat er lang niet altijd gekomen wordt tot een creatieve, out of the box oplossing, terwijl soms wel die verwachting is gewekt. De vraag ‘Wat is ervoor nodig om tot creatievere oplossingen te komen en hoe doe je dat?’ houdt ons bezig. Daarnaast zien we verkokering. Elke aanbieder kijkt vaak toch naar het eigen aanbod. Tot slot had één instelling moeite met mandaat binnen organisatie bij realiseren van een oplossing. Tip: zorg dat je de mensen met goede mandaat aan tafel hebt zitten, dus mensen die toestemming hebben om beslissingen te nemen. We hebben pragmatische aanpak en vanuit die aanpak ervoor gekozen om geen extra bestuurlijke laag op te tuigen, noch het opstellen van een convenant. De keuze om dit niet te doen was puur pragmatisch.”
Casussen op de experttafel: bron van informatie
Katrien Vermeulen: “De casussen die op de regionale tafel belanden zijn bron van informatie, want ze bieden inzicht in de knelpunten van het eigen systeem. Het leren van signalen die we opvangen, zoals zwakke plekken in het regionaal aanbod en het leren van casuïstiek vinden we belangrijk. De casussen die lang op de longlist staan doorlopen we van begin af aan: wat ging wanneer mis en wat kunnen we daarvan leren? Zo leerden we bijvoorbeeld dat de communicatie niet altijd even goed verloopt, dat het advies vanuit de tafel soms te snel werd gegeven, dat als een casus heel ingewikkeld is je beter zorgt dat twee mensen samen het gezinsmanagement doen om continuïteit te garanderen, dat bepaalde zorgroutes veel beter en duidelijker op papier moeten komen. Er was eveneens een casus waar de kinderombudsman in beeld kwam en samen met kinderombudsman is ook een evaluatie gedaan, waarbij de cliënt ook aanschoof. Dat heeft waardevolle inzichten opgeleverd, echt een aanrader.”
Leren van casussen, ook door bestuurders
Katrien Vermeulen: “In 2016 organiseerden de gemeente Amsterdam bestuurlijke leertafels, dat zijn tafels waar ook de wethouder aanschuift en op bestuurlijk niveau geleerd wordt. Zo zagen we bijvoorbeeld dat we bepaald type aanbod niet hebben en dat aanbod ontwikkeld moet worden. Die informatie neem je weer mee als contractmanager in het contact met de instellingen. Tot slot geeft het voorzitten van een dergelijke experttafel een enorme verdiepingsslag aan je rol als accounthouder. Zo leer je bijvoorbeeld dat er soms ook kinderen zijn die zo’n specifieke zorg nodig hebben in een gezinshuis, dat ze er geen andere kinderen bij kunnen hebben. Dan weet je als contractmanager dat je daar moet bijplussen.”