Om op een juiste manier signalen te kunnen melden bij het IKZ, moet u als gemeente bij de inrichting van het toezicht aan een aantal randvoorwaarden voldoen. Als uw gemeente al aan deze randvoorwaarden voldoet dan is het relatief gemakkelijk om het meldproces te integreren in uw huidige manier van werken.
Aan welke randvoorwaarden moeten gemeenten voldoen om te melden bij het IKZ?
- U hebt een toezichthouder rechtmatigheid aangesteld;
- U hebt een verantwoordelijke (of meerdere verantwoordelijken) aangewezen voor het melden van signalen aan het IKZ. Het is belangrijk om de verantwoordelijkheid voor het melden neer te leggen bij iemand die inhoudelijk inzicht heeft in het onderzoek; de toezichthouder rechtmatigheid;
- U hebt een goede onderzoeksadministratie, zodat u aan verzoeken van het IKZ om verrijking van signalen kunt voldoen;
- U beschikt over eHerkenning om in te loggen op het portaal van het IKZ;
- U hebt de verschillende fases van het rechtmatigheidsonderzoek op papier uitgewerkt in een werkproces;
- U weet wanneer u een signaal meldt bij het IKZ als de bevindingen uit het administratief vooronderzoek aanleiding geven tot een vermoeden van zorgfraude;
- U hebt bepaald of en wanneer u de toezichthouder kwaliteit wilt betrekken in het meldproces.
Welke mensen moeten gemeenten betrekken in (de totstandkoming van) het proces?
Om op een goede manier te kunnen werken met het IKZ is de inzet van meerdere gemeentelijke medewerkers nodig, waaronder de privacyofficer, toezichthouder rechtmatigheid en kwaliteit, een beleidsadviseur en de teamleider sociaal domein. Verder zijn binnen de toezichtketen verschillende mensen, diensten en organisaties betrokken. Deze kunnen informatie verschaffen rondom het onderzoek naar signalen, maar ook met betrekking tot specifieke informatie die relevant is voor het meldproces aan het IKZ.
- U wint advies in bij de inrichting van de processen om te melden aan het IKZ bij een AVG-expert of een Functionaris Gegevensbescherming (FG) omtrent wet- en regelgeving;
- U brengt in kaart welke interne en externe bronnen u moet raadplegen om te voldoen aan informatieverzoeken van het IKZ;
- U gaat na wie de autorisatie voor eHerkenning voor het inloggen op het IKZ-portaal kan regelen.