Een expertiseteam van 0 tot 100 jaar

Anne-Riet van Haaren: “In onze regio hebben we een 0 tot 100 jaar team en geen apart expertteam dat zich richt op jeugdigen. In de praktijk zien we dat 65 procent van alle casussen die het expertiseteam behandelt jeugdigen betreft. In de overige 35 procent gaat het om volwassenen. Natuurlijk zijn er tal van casussen, met name op het gebied van verslavingszorg, waarbij ogenschijnlijk de jeugdige het probleem veroorzaakt, maar waar een brede gezinsaanpak nodig is om te zorgen voor structurele oplossingen. Bij de groep jeugdigen gaat het vaak om jeugdigen tussen 12 en 22 met een LVB, psychiatrische- en verslavingsproblematiek. Dat zijn dan ook de expertises die standaard beschikbaar moeten zijn in het expertiseteam.”

Terug in de tijd: de vraag in 2014

Anne-Riet van Haaren: “In november 2014 werd me gevraagd om een expertiseteam van 0 – 100 jaar op te zetten. Het expertiseteam moest vanaf 1 januari 2015 beschikbaar te zijn voor alle medewerkers van de toegang voor ondersteuningsvragen uit de jeugdregio Midden-Brabant. Bij het inrichten van het team is gekeken welke expertises geborgd moesten zijn in het team.

We concludeerden dat kennis nodig was vanuit de domeinen psychiatrie (met aandacht voor expertise op 18+ en 18-), gehandicaptenzorg, verslaving, ouderenzorg, onderwijs, werk en medisch. Vervolgens hebben we bij de verschillende expertises mensen gezocht. De specialistische aanbieders leveren deskundigen aan het expertiseteam, dus de deskundigen zijn in dienst bij een aanbieder.

Als coördinator was ik betrokken bij de selectie en ging ik vooral op zoek naar mensen die én de inhoud heel goed beheersen én ervaring hebben met multidisciplinair werken. Ik was reeds coördinator integrale vroeghulp en een aantal mensen uit die teams hebben ook zitting in het expertiseteam. Enige pragmatiek was, gezien de korte tijdspanne, noodzakelijk.”

Herinrichten van het expertiseteam in 2016

 

 

 

 

Anne-Riet van Haaren: “We begonnen met drie grote expertiseteams waarin alle expertises waren vertegenwoordig. Na een jaar hebben we geëvalueerd en geconcludeerd dat de groep experts te groot was, inbrengers hadden het gevoel zich voor een 'rechtbank' te moeten verantwoorden. Nu werken we met een kernteam met daarrond een schil van experts die op afroep beschikbaar zijn, wanneer de casus daarom vraagt. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de expert ouderenzorg.

Er zijn vier kernteams en wekelijks heeft één team op dinsdagmiddag overleg. Dat betekent dat elk team een keer per maand aan de lat staat en dat medewerkers van de toegang maximaal een week moeten wachten alvorens ze met hun casus bij het expertiseteam terechtkunnen.”

Elke dag vast telefonisch aanspreekpunt

Anne-Riet van Haaren: “Wat we nu ook anders aanpakken ten opzichte van begin 2015 is de manier waarop toegangsmedewerkers ons telefonisch kunnen bereiken. Ze kunnen telefonisch dagelijks terecht bij het expertiseteam voor het stellen van vragen. Aanvankelijk draaiden de expertiseteamleden beschikbaarheidsdiensten, maar in de praktijk blijkt het beter om te werken met één vast persoon die iedere dag telefonisch bereikbaar is. Zo hou je beter overzicht en zorg je voor een vast aanspreekpunt voor medewerkers. Dat heeft ook een kanttekening, want leunen op één persoon maakt je kwetsbaar, bijvoorbeeld bij ziekte of vakantie. Bij het doorontwikkelen van het expertteam is dit één van de verbeteringen waarnaar we moeten kijken.”

Wij gaan over de inhoud van zorg

 

 

Anne-Riet van Haaren: “Als je als toegangsmedewerker merkt dat een casus verschillende domeinen overstijgt en een integrale aanpak vergt, kan je bij het expertiseteam aankloppen. Het expertiseteam bestaat uit experts die puur vanuit de inhoud op zoek gaan naar het meest passende zorg- en ondersteuningsaanbod. Dat betekent dat nadrukkelijk niet het geld, maar de inhoud van zorg het uitgangspunt is.”

Wat komt wel, en niet op de experttafel

 

Anne-Riet van Haaren: “Het beoordelen of een casus wel of niet geschikt is voor de experttafel gebeurt altijd in overleg met medewerker zelf. Soms is een casus niet complex en volstaat het betrekken van een arts of andere deskundige, maar in de praktijk zijn de casussen die worden aangedragen vrijwel altijd domeinoverstijgend.

Wanneer de urgentie hoog is wordt met de toegangsmedewerker gekeken of iemand rechtstreeks kan overleggen met een expertiseteamlid of dat een expertiseteamlid meegaat op huisbezoek. Het criterium om een toegangsmedewerker rechtstreeks aan een expertiseteamlid te koppelen, is dat de urgentie bij een casus zo groot is dat wachten geen optie is.

Als een casus is behandeld in het expertiseteam kan de casusinbrenger, als zij of hij daar behoefte aan heeft, gekoppeld worden aan één van de expertiseteamleden. Als het advies dan in de praktijk niet haalbaar blijkt, heb je als toegangsmedewerker een makkelijke route om even te sparren zonder dat de casus opnieuw besproken hoeft te worden aan de expertisetafel.”

Adviezen vastleggen en in de praktijk brengen

Anne-Riet van Haaren: “Wanneer een casus besproken wordt in het expertteam is de casusinbrenger, een toegangsmedewerker, altijd aanwezig. De toegangsmedewerker noteert zelf het advies. Eerder hadden we een secretaresse die notuleerde, maar we hebben daar niet langer de financiële ruimte voor. Het is wenselijk om de adviezen, zeker bij bezwaren, goed vast te leggen.

Het advies van het expertiseteam is een vrijblijvend advies, maar wij hebben nog niet meegemaakt dat medewerkers hiervan afwijken. Soms heeft het wel wat voeten in de aarde om de nodige zorg geregeld te krijgen met de inkoop. Als een medewerker in een wirwar van regels terechtkomt, zien we dat de gemeente Tilburg echt meedenkt over hoe we het toch geregeld kunnen krijgen.”

Ontwikkelpunten voor de toekomst

Anne-Riet van Haaren: “Het leren van casussen is nu niet structureel ingericht en gaat ad hoc. Zo hebben we bijvoorbeeld binnenkort een evaluatie met expertiseteamleden. Het zou mooi zijn als we eens per kwartaal met elkaar leren van adviezen die wel of juist niet succesvol waren en de tijd nemen om eventuele trends te benoemen. Daarnaast is het wellicht waardevol om te bekijken of het mogelijk is om niet alleen toegangsmedewerkers casussen aan te laten dragen, maar ook  bijvoorbeeld vaker aanbieders die een inwoner in zorg hebben en waarvan geconcludeerd kan worden dat de zorg toch niet passend is. Tot slot lijkt het ons waardevol om nog meer te experimenteren met het actief uitnodigen van de betrokken inwoner aan de experttafel.

Toekomstdroom: van vrijblijvend naar bindend advies

Anne-Riet van Haaren: “Het geven van advies geven over goede inhoud van zorg, is belangrijk en niet altijd heel moeilijk. Wat wel moeilijk is, is de uitvoering van het advies. Het zou fijn zijn om in de inkoopvoorwaarden te regelen dat de bestuurlijke opdracht niet enkel het geven van advies is, maar ook het opvolging geven aan het advies. Dat brengt je als coördinator in positie om het ook echt te kunnen regelen.

Ik zie nu dat wij een breed en goed onderhouden netwerk hebben. Dat heeft als voordeel dat je makkelijk iemand kan aanspreken, maar het blijft een feit dat je dan afhankelijk bent van de welwillendheid van de ander. Daarnaast wordt hiermee het risico van de afhankelijkheid van één of enkele personen versterkt.

Het zou toegangsmedewerkers enorm helpen als het advies dat wordt afgegeven bindend is, zodat alle aanbieders zich moeten committeren aan het regelen van de oplossing binnen een vaste termijn. Dat vraagt natuurlijk ook van aanbieders dat de gemeente de aanbieders ook die flexibiliteit biedt.”

Lessen

• Zorg dat de leden van het expertiseteam echt multidisciplinair kunnen samenwerken. Kies voor mensen die genieten van de inhoud en gedreven zijn om te komen tot het meest passende advies.
• Maak duidelijk dat de experttafel zich richt op inhoudelijk advies en niet op het financiële aspect van zorg.
• Zorg dat je niet afhankelijk bent van één of enkele mensen die het overzicht houden. Iedereen moet vervangbaar zijn.

Zie ook

• Interview over Integrale Vroeghulp met Anne-Riet van Haaren  (VNG, 2018) (pdf, 340 kB)
• Vroeg erbij: Integrale Vroeghulp in elke gemeente (26 januari 2018)