Of je nou een nieuwkomer bent in de raadszaal of een oudgediende. Of je nou een raadslid bent, een belanghebbende of gewoon een betrokken inwoner. Het is domweg lastig om bij een lastige casus of een ingewikkeld, langlopend beleidsdossier overzicht te krijgen en ook te houden. Waar ergens midden in de raadsbehandeling van een thema ben ik nu eigenlijk beland? Wat is hierover al eerder allemaal besproken? Waar ergens in het politiek verhaal ben ik beland? Waar vind ik de oude vergaderstukken? Natuurlijk kun je zeggen: het Raadsinformatiesysteem bevat al deze informatie. Maar je vindt lang niet alles samenhang. Zoeken in de informatiebrij, daar komt het vaak niet van. Zelf dossiers bouwen dan maar? Daar ontbreekt de tijd vaak voor.

Succesvol

Raadsleden en fractievertegenwoordigers in Apeldoorn vinden veel makkelijker en sneller hun weg in complexe beleidsdossiers en -casussen dankzij de thematische Informatiebladen en -dossiers van de griffie. Ze geven voortdurend positieve feedback. Het scheelt inspanning, verhoogt het inzicht en helpt nieuwe fractieleden om snel een dossier eigen te maken. De dossiers zijn openbaar en worden via de opleggers in de Politieke Markt Apeldoorn ook actief gepresenteerd voor achtergrondinfo. In een enkel geval heeft een bewonersgroep hier gebruik van gemaakt voor een eigen publicatie over hun thema. De griffie heeft van een onderzoeksbureau, dat een dossier raadpleegde, complimenten gekregen voor deze dienstverlening. Intern werken themawerkgroepen van de raad er graag mee. Verder reageren (nieuwe) beleidsambtenaren doorgaans heel blij als ze eerdere 'raadsbehandeling' van hun onderwerp snel en overzichtelijk kunnen terugvinden.

Waardevol

De Informatiedossiers raad maken de positie van de gemeenteraad sterker door de kennispositie van de raad en andere aanwezigen bij het raadsdebat te versterken. Juist de gemeenteraad is het bestuursorgaan binnen de gemeente dat vergaderinformatie in de openbaarheid brengt. Deze info toegankelijker maken past bij de geest van de Wet open overheid en het Apeldoornse strategische raadsthema 'Draagvlak voor de democratie'. Door te experimenteren met deze manier van dossiers bouwen, ontdekt de Apeldoornse griffie nieuwe (on)mogelijkheden en kansen. De onafhankelijkheid van de griffie draagt bij aan een politiek onafhankelijke dossiervorming. En dat helpt de raad weer in zijn controlerende rol. Het vormen van de inhoudelijke dossiers versterkt en verrijkt hiermee ook de onafhankelijke positie en dienstverlening van de griffie.

Herbruikbaar

De opzet van een Informatiedossier (beleidsterrein als Energietransitie) of korter Informatieblad (bijv. een langlopende kwestie) is eenvoudig. Een template is zo gemaakt. Ten eerste een tijdlijn met links naar eerdere vergaderingen die (deels) over dit onderwerp zijn gegaan. Ten tweede per deelthema een bibliotheekje met specifieke raadsinformatie (bv. alles over zonneparken. Denk aan moties, raadsbrieven en raadsvragen hierover). Ten slotte een kennisbank met bijvoorbeeld links naar workshops, broninformatie naar wetgeving en naar de informatie uit het inwerkprogramma van de raad. Het enige dat je nodig hebt is een griffiemedewerker die deze historische dossiers kan bouwen en het inzicht heeft om die inhoudelijk te vullen. Het vraagt niet per se een technologische investering.

Winnen

Deze casus versterkt de lokale democratie op allerlei terreinen. Zittende raadsleden hebben, net als andere deelnemers aan een raadsbijeenkomst (insprekers, toehoorders, wethouders, ambtenaren) een gelijke en historische informatiepositie over de eerdere raadsbehandeling van een thema. Het is aantrekkelijk in Apeldoorn om raadslid te willen worden omdat je makkelijker dossierkennis opdoet. Maar ook als inwoner of lokale organisatie haak je makkelijker aan in een lopend politiek discours.

Dit praktijkvoorbeeld was een van de kanshebbers voor #GemeenteDelers 2024.