De Europese Single Digital Gateway (SDG) Verordening stelt Europese burgers en bedrijven in staat om eenvoudig digitale toegang te krijgen tot overheidsprocedures en diensten in EU-lidstaten. Deze handreiking is gericht op de praktische implementatie van het verwerken van ‘Get in Touch’-verzoeken in het Digitaal Stelsel Omgevingswet Landelijke Voorzieningen (DSO-LV). Het doel is om gemeenten te ondersteunen bij het efficiënt afhandelen van deze verzoeken.
Wat is de Single Digital Gateway?
De SDG is een verordening die gericht is op het wegnemen van administratieve barrières binnen de EU door digitale toegang te bieden tot relevante informatie, formulieren en ondersteuning. Via het EU-portaal Your Europe kunnen burgers en bedrijven een verzoek indienen, zoals informatie over vergunningen of regelgeving in Nederland.
De Europese verordening Single Digital Gateway is sinds eind 2022 van kracht.
Meer informatie over de Single Digital Gateway
Doel van deze handreiking SDG
Deze handreiking biedt praktische richtlijnen voor gemeenten en hun medewerkers die betrokken zijn bij vergunningaanvragen.
Het helpt bij het:
- Begrijpen van de SDG-verordening en de werking van Get in Touch
- Inrichten van een proces om SDG-verzoeken correct te behandelen
- Versterken van samenwerking met andere bevoegde gezagen
- Bieden van praktische ondersteuning, zoals voorbeeldbrieven en tips voor communicatie
Rol van het DSO-LV en de toepassing Get in Touch
In het DSO-LV is de toepassing Get in Touch ontwikkeld, waarmee SDG-verzoeken digitaal worden verwerkt. Deze verzoeken worden altijd afgeleverd bij gemeenten, omdat zij de bestuurslaag zijn die dicht bij de burger staat. Gemeenten hebben hierbij een belangrijke rol als eerste aanspreekpunt en coördinator. Zij sturen de verzoeken door naar andere bevoegd gezagen als dat nodig is.
Procesbeschrijving verwerking van Get-in-Touch-verzoeken
Ontvangst
Verzoeken komen binnen in het VTH-systeem met een kenmerk 'SDG-verzoek'.
Eerste beoordeling
- Identificeer de aard van het verzoek.
- Wijs het verzoek toe aan een relevante medewerker of afdeling.
- Bepaal welk bevoegd gezag verantwoordelijk is (gemeente, samenwerkingsverband, of ander bevoegd gezag). Is het verzoek voor bijvoorbeeld het Waterschap of de Provincie, dan kan het doorgestuurd worden.
Behandeling
- Verstuur een Engelstalige ontvangstbevestiging.
- Informeer de aanvrager over het verdere proces en contactpersonen.
- Zorg voor duidelijke terugkoppeling binnen een redelijke termijn.
Afronding
Informeer de aanvrager of een vergunning of melding nodig is, of dat er sprake is van een informatieplicht. Als dat het geval is, begeleid de aanvrager dan bij een vervolgstap, zoals het indienen van een formeel verzoek.
Praktische tips en aandachtspunten
Taal en toegankelijkheid
Zorg voor Engelstalige ondersteuning en communicatie.
Stel realistische verwachtingen
- Stel realistische verwachtingen over verwerkingstijden.
- Zie ook het 'Voorbeeld ontvangstbevestiging' op deze pagina.
Samenwerking
- Werk samen met andere bevoegde gezagen als dat nodig is.
- Zie ook 'Aan de slag met SDG' op deze pagina.
Planning en implementatie
Uit een verkenning met een aantal gemeenten (en ketenpartners) is gebleken dat het werkproces van ‘Verkennen en begeleiden initiatief’ ook te gebruiken is voor de afhandeling van de SDG-verzoeken. Een bevoegd gezag hoeft vanwege SDG geen specifieke inrichtingszaken meer uit te voeren.
Het is ook niet nodig dat er (nog) aanvullend afspraken in regio’s, tussen gezagen en uitvoeringsorganisaties, worden gemaakt vanwege SDG. De werkafspraken zoals die in diverse regio’s bestaan, dekken SDG-verzoeken voldoende af.
Wel is het aan te bevelen partners in de regio te informeren over de werkwijze en afstemming binnen de eigen organisatie te zoeken. Is er nog geen zicht is op afspraken binnen de regio? Dan is het raadzaam om dit na te vragen binnen de organisatie en het proces verder op te pakken.
Voorbeeld ontvangstbevestiging in het Engels
Subject: Acknowledgment of receipt
Dear [Name of Applicant],
We hereby confirm receipt of your request submitted via the Get in touch (SDG) on [date of receipt]. Your request has been registered under reference number [reference number].
The officer responsible for handling your request is [Name of Responsible Officer]. You may contact them via email at [email address] or by phone at [phone number] during regular office hours.
We will review your request and provide you with further information as soon as possible. If any additional information is required, we will reach out to you.
Should you have any questions or need further assistance, please do not hesitate to contact us.
Kind regards,
[Name of Municipality]
[Contact Details of Municipality, including address, general email, and phone number]