Digitale informatie is vluchtig en moeilijk in de tijd te bewaren. Cruciale informatie kan daardoor verloren gaan of onvindbaar zijn. Tegen de achtergrond van digitalisering werken gemeenten aan het bereiken van duurzame toegankelijkheid van digitale informatie.
E-depots en informatie op orde
Een e-depotvoorziening dient om digitale informatie duurzaam te bewaren en te ontsluiten. Gemeenten kunnen zelf bepalen op welk moment zij informatie in een e-depot willen opnemen: tijdens de uitvoering van bedrijfsprocessen, of op het moment dat de wettelijke overbrengingstermijn naar een archief ingaat. Het aansluiten op een e-depot is maar één onderdeel van de digitale opgave. Eerst moet de informatievoorziening in de eigen organisatie aan de eisen van opslag in een e-depot voldoen, zoals metadatering.
Standaarden en handreikingen
Vanuit het project AIDO, het samenwerkingsproject Archiefinnovatie Decentrale Overheden van VNG, IPO en UvW en het Rijksprogramma Archief2020 (afgesloten in 2016) zijn diverse standaarden en handreikingen ontwikkeld om gemeenten te ondersteunen bij de uitvoering. Onder meer over de functionaliteit van e-depots, vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale kopieën en de metadatastandaard TMLO.
Toekomstbestendige archiefinstellingen
De handreiking Toekomstbestendige archiefinstellingen is ontwikkeld in opdracht van het project Archiefinnovatie Decentrale Overheden en beschrijft de invloed van de digitalisering en op de taken en positie van de decentrale archiefinstellingen. Zij schetst de urgentie en de opties om te komen tot een toekomstbestendige positionering van de archiefinstelling. De handreiking is voor iedereen die betrokken is bij de aanpak (bestuurders, secretarissen, directeuren archiefinstellingen, informatiemanagers en beleidsambtenaren cultuur.
Meer informatie