In dit document leest u hoe GemeenteDelers 2023 casussen beoordeelt en met elkaar vergelijkt. We leggen de gebruikte begrippen en de 3 criteria Succesvol, Waardevol en Herbruikbaar uit. Zo krijgt elke casus de waardering die deze verdient en wordt meedoen aan GemeenteDelers 2023 een onvergetelijke, plezierige en leerzame ervaring.
Met deze informatie weet u wat bedoeld wordt met de begrippen en waar de scoorders, assessoren en juryleden naar kijken. Vooral de assessoren gaan in de tweede ronde via de methode van waarderend onderzoek dieper op de criteria in.
I. Welke begrippen gebruikt GemeenteDelers?
a. Casus
Casus is de verzamelnaam voor elk initiatief, project of programma dat door of met een gemeentelijk team is gerealiseerd. Zowel kleine als grote cassussen zijn het delen waard. Het team kan bestaan uit medewerkers van meerdere gemeenten of uit een gemeente samen met andere organisaties. Belangrijk is dat de indienende gemeente bepalend is geweest voor de keuzes en resultaten van de casus.
b. Categorieën
Categorieën verwijzen naar de typering van de casus. Hiermee krijgen vergelijkbare casussen een eerlijke competitie. In 2023 onderscheidt GemeenteDelers 4 categorieën, namelijk:
- Inclusieve samenleving: iedereen doet mee, krijgt gelijke kansen, kan een goed bestaan opbouwen en gezond leven;
- Leefomgeving: de inrichting van de schaarse fysieke ruimte waarin we met elkaar samenleven: initiatieven die gaan over onder andere fysieke leefomgeving, Omgevingswet, energie, klimaat en lokale/regionale economie;
- Lokale democratie: inwoners en ondernemers kunnen beleid en uitvoering van hun (veilige) gemeente beïnvloeden;
- Uitvoeringskracht: alle manieren waarop gemeenten hun dienstverlening verbeteren, versnellen of transformeren.
Digitalisering is geen aparte categorie, omdat het in alle categorieën onderdeel van de oplossing kan zijn. Bij te weinig of teveel aanmeldingen in een categorie kan het GemeenteDelers-team kiezen voor een andere indeling. Dat doen we altijd met het uitgangspunt ‘eerlijke competitie’.
c. Criteria: definitie
Criteria zijn de begrippen waarop elke GemeenteDelers casus beoordeeld wordt:
- Succesvol: de casus heeft de doelen gerealiseerd voor de beoogde doelgroep, rekening houdend met de context. De daarbij opgedane lessen zijn gedeeld en toegepast in de organisatie.
- Waardevol: de casus oogst waardering van de gebruikers en draagt bij aan welzijn, geluk en menselijke maat. De casus heeft aandacht voor inclusiviteit, gebruiksvriendelijkheid, participatie, leefomgeving en de menselijke maat.
- Herbruikbaar: de casus is zo gedocumenteerd en gestandaardiseerd dat andere gemeenten er makkelijk gebruik van kunnen maken.
II. Criteria
Subcriteria maken de criteria meetbaar. Het team kan hiermee kwantitatief en kwalitatief onderbouwen hoe de casus voldoet aan de criteria. De assessoren gebruiken de criteria om de casussen zo objectief mogelijk te kunnen beoordelen. Elk criterium heeft een aantal subcriteria.
a. Succesvol
Bij het criterium Succesvol kijken we naar de feitelijke realisatie (proces en uitkomst) van de casus. Dat doen we met 4 subcriteria:
Geleverd resultaat
De casus heeft aantoonbaar succes geboekt in het vervullen van een behoefte, noodzaak of doel. De verhouding tussen investeringen (tijd, geld, energie) en opbrengsten (kwalitatief en/of kwantitatief) is positief.
Verwachting doelgroepen
De casus heeft rekening gehouden met en voldaan aan de wensen en verwachtingen van de belangrijkste gebruikers.
Complexiteit van de context
Ook de context van de casus bepaalt het resultaat. Denk hierbij onder andere aan verschillende belangen, diversiteit in stakeholders (meerdere overheden, publiek-privaat), tijdsdruk of schaalgrootte. Als het succes in een moeilijkere context is bereikt, wordt de casus beoordeeld als meer succesvol.
Interne leeropbrengsten
De casus heeft concrete lessen opgeleverd voor het projectteam en de organisatie. Als deze lessen gedeeld en toegepast zijn binnen de organisatie, wordt de casus beoordeeld als meer succesvol.
b. Waardevol
Bij het criterium Waardevol kijken we vooral naar de waardering die anderen hebben voor de casus. Met anderen bedoelen we in de eerste plaats de doelgroep, maar ook de samenleving en de omgeving in hun geheel. Dit doen we met de 6 subcriteria
Publieke waardering
De casus oogst aantoonbaar waardering bij inwoners en/of ondernemers. Het team kan dit onderbouwen met bijvoorbeeld het dalen van het aantal klachten, het stijgen van het aantal complimenten of andere uitkomsten van klantonderzoek.
Inclusiviteit
De casus levert inclusieve dienstverlening: dienstverlening die voor iedereen beschikbaar is, altijd en overal. Inclusie is een kernwaarde in de casus, van ontwerp en ontwikkeling tot uitvoering. Denk hierbij onder andere aan:
- Begrijpelijke en duidelijke taal (in woord en beeld)
- Digitale en fysieke toegankelijkheid
- Het VN-verdrag Handicap
- Verschillende minder zichtbare manieren waarop mensen anders kunnen zijn, zoals neurodiversiteit (onder andere autisme, ADHD, dyslexie), niet-aangeboren hersenletsel, laaggeletterdheid of (tijdelijke) kwetsbaarheid.
Welzijn, geluk en menselijke maat
De casus draagt bij aan hoger sociaal-maatschappelijk welzijn, aan menselijke basisbehoeften zoals gezondheid, privacy, sociale contacten en persoonlijke ontwikkeling. Welzijn, geluk en menselijke maat zijn relatieve maatstaven en zijn daarom niet altijd goed objectief meetbaar te maken. De onderbouwing door het team kan daarom bestaan uit een mix van kwantitatieve en kwalitatieve informatie.
Personalisatie en gebruiksvriendelijkheid
Gebruikers kunnen makkelijk werken met de casus en deze ook aanpassen aan persoonlijke voorkeuren of omstandigheden. Als de casus zich richt op mensen met een bepaalde beperking of in een bijzondere situatie, is dit vanzelfsprekend. Daarnaast laat de casus ook zien hoe gebruikers worden geïnformeerd over aanpassingen, onderhoud en nieuwe functionaliteiten.
Lokale democratie en burgerparticipatie
De casus versterkt de inspraak en betrokkenheid van de mensen om wie het gaat. Daarbij gaat het om vormen van inspraak en betrokkenheid in alle fasen van het project. Verder is het belangrijk om te laten zien hoe divers de betrokken groep mensen was. Wat gedaan is om ‘het stille midden’ te horen en te betrekken, net als andere belanghebbenden dan de ‘usual suspects’. En wat het team gedaan heeft met de uitkomsten hiervan in de verdere ontwikkeling van de casus.
Leefomgeving, klimaatdoelen en Sustainable Development Goals
De casus draagt bij aan de kwaliteit van de leefomgeving, in de buurt of gemeente of zelfs de hele planeet. Denk daarom ook aan nationaal omarmde milieu- en klimaatdoelstellingen en aan een of meer van de 17 Sustainable Development Goals (SDG’s).
c. Herbruikbaar
Bij het criterium Herbruikbaar beoordelen we of en in hoeverre de casus geschikt is hergebruik door andere gemeenten.
Gedocumenteerd voor herbruikbaarheid
De casus is zo beschreven dat deze voorbereid is op onderhoud, aanpassing, hergebruik en opschaling. Hierdoor is de casus aantoonbaar geschikt voor gebruik in andere gemeenten.
Standaarden
De casus past voorgeschreven of relevante standaarden in het vakgebied toe (of heeft tot nieuwe algemeen aanvaarde standaarden geleid). Dit geldt vooral voor casussen waarin ICT een grote rol speelt. Het team of de casus-eigenaar is zelf verantwoordelijk voor het kennen van de betreffende normen en standaarden. Mogelijke standaarden zijn:
- Software architectuur: Common Ground, Gemma
- Toegang, verspreiding en opslag van informatie: Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid, Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, Wet open overheid
- Privacy en informatieveiligheid: AVG, Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)
Reeds hergebruikt
Een andere gemeente heeft de casus al overgenomen en gebruikt. Hoe meer gemeenten de casus al gebruiken en/of met elkaar samenwerken, hoe meer de casus wordt beoordeeld als Herbruikbaar. Als de casus zelf een voorbeeld is van hergebruik, mag deze alleen meedoen aan GemeenteDelers, als de ‘bron-casus’ niet eerder heeft meegedaan. De bron-casus wordt dan wel genoemd in de aanmelding.
Publicatie en promotie
Het team heeft gewerkt aan bekendheid van de casus binnen en buiten de organisatie. Hiervoor kan het team zelf actie ondernomen hebben, maar de bekendheid kan ook ontstaan zijn door ongevraagde aandacht via de media.
III. Toelichting op deze criteria
De competitie GemeenteDelers gebruikt de criteria Succesvol, Waardevol en Herbruikbaar op 4 momenten:
- Bij het aanmelden moet elke casus in de antwoorden onderbouwen dat deze voldoet aan de criteria.
- De scoorders beoordelen elke casus op de 3 criteria met de informatie uit de aanmelding. Het aantal scoorders is een statistisch verantwoord aantal. De gezamenlijke beoordeling van alle scoorders levert een rangorde op waaruit een shortlist doorgaat naar de 2e ronde. Het aantal scoorders is een statistisch verantwoord aantal.
- De inzenders die doorgaan naar de 2e ronde krijgen de vraag om extra informatie te leveren. Hiermee kan het team onderbouwen hoe de casus voldoet aan de subcriteria. De assessoren beoordelen de casus aan de hand van alle ontvangen informatie.
- De juryleden krijgen alle informatie uit de aanmelding en de beoordeling van scoorders en assessoren. Daarmee leggen zij de casussen van de finalisten nog een laatste keer langs de meetlat van Succesvol, Waardevol en Herbruikbaar.