Zij moeten niet langer zelf verklaringen zoals Verhoogde Tegemoetkoming, bewijs van bijstand of handicap, inkomensbewijs aanleveren. Gegevens die het overheid ergens beschikbaar hebben, wordt eerst zelf opgevraagd (only-once principe). Ook de drempel voor de burger om hun kwetsbare situatie (schulden, financiële situatie) zelf kenbaar te maken, wordt op deze manier weg weggewerkt. Inwoners worden gestimuleerd om gebruik te maken van alle regelingen waar ze recht op hebben. Deze administratieve vereenvoudiging is ook een grote efficiëntiewinst voor de overheid want al die attesten (verklaringen en aanvragen) moeten niet meer uitgelegd aan doelgroep, gecontroleerd of bewaard te worden. 

Stad Gent realiseerde al 3 usecases:

1 Automatische korting op onderwijs en kinderopvang voor mensen in bijstand. Gezinnen die van de bijstand leven (in het Vlaams: Leefloon-gezinnen) krijgen sinds 2021 automatisch korting in onderwijs en kinderopvang. Hierdoor bereikten we vier keer meer rechthebbende gezinnen. 

2 Gratis huisvuilzakken voor inwoners met minimum inkomen. Een 2de usecase is proactieve toekenning van het sociale recht op gratis huisvuilzakken voor mensen met een minimum inkomen. Het aantal ingediende aanvragen daalde van 1350 in 2019 naar 28 in 2022! Maar liefst 25.745 burgers kregen dit zonder het zelf te moeten aanvragen.

3 Uitpas voor korting op kunst en cultuur. De 3e usecase is het aanmeldproces voor de UiTPAS, waarmee inwoners korting krijgen op kunst en cultuur. Als de inwoner zijn legitimatie laat zien, kan de gemeente gelijk zien of diegene er recht op heeft en waarom. De burger moet geen bewijsstukken meer aanleveren en moet dit niet meer zelf aanvragen.

Usecases in ontwikkeling

Deze opzet wordt dit najaar nog verder uitgebreid voor kortingen op basis van fiscaal inkomen voor ouders in het Stedelijk Onderwijs én bij gratis registratie binnen de Lage Emissie-zone van de Stad op basis van parkeerkaart gehandicapten en Verhoogde Tegemoetkoming.

Tot slot realiseren zij ook dataminimalisatie over toch zeer persoonsgevoelige gegevens. De gegevens die de medewerkers via de digitale tool opvragen is beperkt en zij krijgen over de (aanvragende) burgers enkel die gegevens die noodzakelijk zijn terug.

Herbruikbaar
Het project is futureproof opgezet zodat het voor toekomstige usecases hergebruikt kan worden. 
Er werd bovendien gebruik gemaakt van generieke bouwstenen van de Vlaamse overheid, die ook andere publieke overheden kunnen hergebruiken. 

Bijvoorbeeld, de gemodelleerde regelsets of iemand binnen een bepaalde postcode woont, wie allemaal op datzelfde adres ingeschreven staan, hoe de gegevens van de referentiepersoon wordt opgevraagd, of de burger bijstand krijgt, een Verhoogde Tegemoetkoming heeft, een parkeerkaart voor gehandicapten krijgt; dit zijn allemaal regelsets die dankzij dit project ontwikkeld zijn in de businessrule-engine en dus door andere overheden of bij andere dienstverleningen overgenomen kunnen worden. Ook de connectoren naar de authentieke bronnen zijn nu beschikbaar in de Vlaamse bouwstenen. 

Tot slot werd ook het juridisch kader voor het bevragen van fiscale gegevens voor steden en gemeenten dankzij dit project breed geschapen en verankerd in een wetswijziging.

Meerwaarde

Dit project levert zeer tastbare resultaten op voor de burgers, en met speciale focus naar de meest kwetsbare doelgroep. Drempels worden weggewerkt door hen proactief bepaalde sociale tarieven automatisch toe te kennen. Het realiseert tevens grote efficiëntiewinsten aan de kant van de overheid en realiseert het only-once principe in de praktijk. Het mooie aan het project is ook dat het met herbruikbare componenten werkt waardoor een groot deel van de inspanning ook voor andere overheden meerwaarde kan opleveren.

Dit praktijkvoorbeeld was winnaar in de categorie Inclusieve samenleving verhoogd complex voor de #GemeenteDelers 2023.