De gemeente doet dit samen met Stadsarchief Amsterdam, zodat er slim gebruik gemaakt kan worden van de daar aanwezige kennis, kunde en techniek in duurzame toegankelijkheid van informatie. Open Amsterdam (digitaal) maakt gebruik van de techniek van het Stadsarchief (het e-depot, het metadata-beheersysteem en de gebruikersinterface) en de eerste fysieke plek komt straks in het Stadsarchief zelf, zodat er slim gebruik gemaakt wordt van de ruimte en dezelfde dienstverlening. De gemeente zet zich in voor het democratische recht op informatie en doet dat duurzaam door dit samen met en vanuit het Stadsarchief te doen.

Succes 

Allereerst is dat omdat op het online publicatiekanaal Open Amsterdam inmiddels al 122.146 overheidsdocumenten openbaargemaakt zijn, en daar dagelijks nieuwe documenten bijkomen. Al deze documenten zijn dankzij het gebruik van de techniek en infrastructuur van het Stadsarchief Amsterdam duurzaam toegankelijk (eenmalige opslag, meervoudig gebruik). Dat betekent dat over 100 jaar deze documenten nog steeds te raadplegen zijn. Met bijbehorende metadata! Amsterdam heeft als eerste gemeente al ver voor de vastgestelde datum alle 11 de Woo-categorieën (de voor gemeenten verplichte categorieën) online staan. Daarnaast maakt de gemeente steeds meer informatie openbaar uit eigen beweging (https://open.amsterdam/overige-onderwerpen). Omdat ook dienstverlening in het DNA van het Stadsarchief zit, maakt Amsterdam ook voor de fysieke plek straks slim gebruik van de al aanwezige kennis, competenties en capaciteit. Zo gaat Amsterdam het wiel niet opnieuw uitvinden en inrichten, maar verruimt de huidige dienstverlening van het Stadsarchief.

Waardevol 

Wil openbaarheid echt bijdragen aan de democratie, dan is er meer nodig dan alleen de letter van de wet (Open overheid) uit te voeren. ‘Open’ ben je wanneer inwoners ook echt geholpen zijn met de informatie die ze zoeken, wanneer ze vinden wat ze zoeken, begrijpen wat ze zoeken en er vragen over kunnen stellen of over in gesprek kunnen gaan. Niet alleen digitaal, maar ook fysiek. Zodat je voor iedereen toegankelijk bent. Het Openbaarheidscentrum zal inwoners en overheid nauwer met elkaar verbinden. De stad is van de mensen die er wonen, dus moeten ze op de hoogte kunnen zijn van relevante informatie. Van het plaatsen van lantaarnpalen tot het wel of niet toestaan van een demonstratie. Alles. Inwoners moeten de overheid kunnen controleren, hun rechten en plichten kennen, mee kunnen denken en doen en daarbij hulp kunnen krijgen. En dat is waar het Openbaarheidscentrum de Amsterdammers gaat helpen.

Duurzaam 

Door slim gebruik te maken van de bestaande kennis, kunde, infrastructuur en techniek bij het Stadsarchief, is Amsterdam niet alleen duurzaam bezig met inzet van (technische) middelen, maar investeert bijvoorbeeld ook in eenmalige opslag, meervoudig gebruik. De oplossing die geimplementeerd wordt is daarnaast duurzaam toegankelijk: door de techniek en infrastructuur (e-depot, metadata-beheersysteem) die er gebruikt wordt, is de informatie over 100 jaar nog steeds toegankelijk. En daar waar informatie vervroegd overgebracht kan worden, investeren de gemeente daarin. Zodat diezelfde informatie straks niet nogmaals ‘overgebracht’ hoeft te worden (i.v.m. de Archiefwet). Amsterdam maakt gebruik van bestaande middelen en mensen, dus ook de inzet van middelen en capaciteit is duurzaam en de kosten daarmee relatief laag. En als laatste is bijvoorbeeld tijdens onderzoek naar het gebruik van large language models ook een ‘climate impact-toets’ uitgevoerd, die mede bepaalt of en hoe deze nieuwe technologie in de toekomst ingezet kan worden.

Herbruikbaar 

Veel gemeenten worstelen met een goede informatiehuishouding om te kunnen voldoen aan de Wet Open overheid. Een wet die zo belangrijk is voor burgers voor het democratisch recht op informatie. Tegelijkertijd ziet Amsterdam dat veel archieven al klaar staan of willen staan om in dit gat te springen en gemeenten hiermee te helpen. Gemeenten zijn – i.v.m. de Archiefwet – al gekoppeld aan archieven, dus de verbinding is er al. En van oudsher zit bij de archiefinstellingen de kennis, kunde en techniek om informatie te bewaren, beheren en duurzaam toegankelijk te maken. Onlangs is de Whitepaper Het archief als nutsvoorziening hierover gepubliceerd. Het Openbaarheidscentrum is een casus voor zowel archiefinstellingen als gemeenten om te leren hoe beide deze rol kunnen pakken en elkaar kunnen helpen in dit vraagstuk. Om te zorgen voor een goede informatiehuishouding; duurzamere inzet van techniek en middelen; openbaarheid; duurzame toegankelijkheid; en goede vindbaarheid van informatie.

Winnen 

De gemeente gunt elke bewoner een openbaarheidscentrum! Een plek waar je sámen met jouw gemeente de ‘open overheid’ maakt. Een plek waar je hulp krijgt en niet losgelaten wordt, of van het kastje naar de muur gestuurd wordt. Een plek waar je leert over Open overheid, maar waar andersom de gemeente van jou leert: hoe jij geholpen zou zijn. Hoe jij jouw recht op controleren, geïnformeerd zijn en mee kunnen doen met jouw gemeente kunt invullen.

Datum start 

09-2023

Datum eind

Project loopt nog

Dit praktijkvoorbeeld is een van de inzendingen voor de #GemeenteDelers2025.