De gemeente heeft gekozen voor Signalen omdat dit een samenwerkingsverband is van gemeenten gericht op de voortdurende verbetering van de publieksdienstverlening met betrekking tot meldingen in de openbare ruimte.
Door hierin te investeren, richt de gemeente zich ook op Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering met als leidende principes: 'Open Source', 'Samen Organiseren', 'Common Ground' en de Wet Open Overheid. Signalen vormt een integraal onderdeel van  gemeentelijke dienstverlening in Aa en Hunze, waarbij verantwoord wordt omgegaan met publieke middelen en de missie leidend is.

Succesvol

De logica van de inwoners is in persona's vertaald naar een werkwijze bij meldingen. De informatiepositie en de keten tussen inwoner, teams en organisaties is slimmer en handiger ingericht.
Klanttevredenheid wordt continu gemeten en is geborgd in de organisatie. Er is geprofiteerd van ervaringen, expertise, processen en werkwijzen met Signalen in andere gemeenten. Dit heeft geholpen om rekening te houden met alle aspecten van dienstverlening (interactie, taal, data, tevredenheid, efficiënter werken, samenwerking en borging) en het werk, de informatie en de interactie daarop in te richten. Met dit project is de samenwerking tussen 4 teams en de inwoner versterkt. Het project is inmiddels geëvalueerd met teamleiders en medewerkers. Bestuurlijk gezien was de melding openbare ruimte een van de speerpunten in het verbeteren van de interactie tussen inwoners en de gemeente.

Waardevol

Dit is het eerste project uit het programma dienstverlening. Het project is succesvol omdat de gemeente het samen met mensen uit verschillende teams heeft uitgevoerd. De kennis en ervaring met deze gemeentelijke dienstverlening met Signalen heeft geholpen om snel en praktisch resultaat te boeken in de dienstverlening. Een melding doen is nu eenvoudiger en de communicatie met de inwoner over de melding is verbeterd. De tevredenheid van inwoners wordt nu continu gemeten en er wordt op feedback gereageerd. De effecten van deze nieuwe dienstverlening zijn zichtbaar in de uitvoering. Er is meer interactie, een snellere reactie en daardoor een hogere tevredenheid. De gemeente informeert inwoners meer over de voortgang en er is geïnvesteerd in toegankelijke en begrijpelijke taal. Voor inwoners zijn alle kanalen voor meldingen open, waarbij het digitale kanaal begrijpelijk en toegankelijker is. Vanuit de persona's hebben is een beeld gemaakt van hoe inwoners verbonden zijn met hun omgeving en de gemeente, en van daaruit hebben is de dienstverlening met Signalen ingericht. Met de melding openbare ruimte draagt de gemeente bij aan een schonere, veiligere en beter onderhouden leefomgeving voor de inwoners.

Herbruikbaar

Het gebruik van Signalen is, zoals Aa en Hunze heeft ervaren, heel eenvoudig en geschikt voor hergebruik door andere gemeenten. Voor Aa en Hunze staat het niet ter discussie of er samengewerkt moet worden - de gemeente doet het gewoon!
Deze nieuwe dienstverlening is sinds 1 januari 2024 beschikbaar voor de inwoners. In de komende maanden zal er worden geïnvesteerd in verdere communicatie met de inwoners van Aa en Hunze, waarbij gebruik zal worden gemaakt van de communicatietoolbox van Signalen (Zo Gemeld, Zo Hersteld), die is ontwikkeld voor en door de Signalen-community zelf. Dit is bijzonder omdat Aa en Hunze hiermee Signalen direct bij de gebruikers bekend kan maken zonder dat er een eigen marketingcommunicatiecampagne bedacht en gefinancierd hoeft te worden. Dit is
opnieuw een mooi voorbeeld van hoe de gemeente verantwoord omgaat met de inzet van publieke middelen. De werkwijze en ervaringen met de uitkomsten van de klantreis zijn goed bruikbaar voor andere gemeenten die hun meldingen in de openbare ruimte willen verbeteren.
Er is een prachtige video van de nieuwe dienstverlening gepost op de website en sociale media.

Winnen

De gemeente weet wat de inwoners belangrijk vinden en dit is vertaald naar de dienstverlening. Dit is in 7 maanden bereikt door samen te werken met de organisatie en door inwoners te interviewen. De keten is georganiseerd en de informatie is aangepast voor de teams en de inwoners. Er wordt maximaal geïnvesteerd in samenwerking met en tussen de teams en maken gebruik van kennis uit andere gemeenten, de VNG en andere organisaties om de dienstverlening te verbeteren. Er is gekozen om niet opnieuw het wiel uit te vinden, maar te leren en gebruik te maken van wat er beschikbaar is binnen de gemeenschappelijke gemeentelijke uitvoering. 
Dit project is een eerste voorbeeldproject binnen het programma waarin de gemeente investeert en wil leren hoe we de gemeentelijke dienstverlening verbeterd kan worden. De uitgangspunten zijn dat het wordt gedaan vanuit het perspectief van de inwoner, dat het samen wordt gedaan, dat er continu geleerd wordt van feedback en om wendbaarder te worden in de uitvoering van de dienstverlening. De gemeente leert de menselijke maat in de dienstverlening door samen te werken in kleine experimenten aan de uitvoering.

• Over Signalen:
  Signalen is de open-source software van, voor en door Nederlandse gemeenten voor het ontvangen en afhandelen van meldingen uit de openbare ruimte. Met de 20 gemeentes binnen Signalen worden momenteel 3 miljoen inwoners bediend wat wordt verwerkt met 2800 ambtenaren, er zijn jaarlijks meer dan 800.000 meldingen.
• Kenmerken van Signalen:
  Signalen is van, door en voor gemeenten, open source en vrij te gebruiken. Het kenmerkt zich door zijn wendbaarheid, waardoor gemeenten Signalen volledig kunnen afstemmen op hun manier van werken.
• Gemeente-specifiek:
  De vormgeving, inrichting, processen en werkwijzen zijn eenvoudig op maat te maken voor iedere gemeente.
• Common Ground & Integratie:
  Signalen voldoet aan de principes van Common Ground, integreert in uw eigen IT-landschap en koppelt eenvoudig met taak- en zaaksystemen.
• Veilig:
  Signalen voldoet aan de BIO en de Archiefwet.
• Intelligent: Het systeem kan automatisch categoriseren en routeren naar behandelaars en externe uitvoerders.
• Toegankelijk:
  Het is eenvoudig om online te melden en af te handelen op elk apparaat, conform de toegankelijkheidseisen.
• Implementatie & Beheer:
  Gemeenten werken samen met expertise uit de markt voor de implementatie en ondersteuning op Signalen.

Dit praktijkvoorbeeld was een van de inzendingen voor de #GemeenteDelers2024.