Daarom is het verstandig om de uitvraag op te knippen in fases: 

• verkennen
• uitwerken
• borgen

Geef daarbij per fase duidelijk aan wat het eindproduct is van elke fase en welke rol  het college of de raad hierin hebben.  

Maak afspraken over oplevering en beheer

De oplevering van een dienst of product is niet alleen een mooi moment om te controleren of alles is opgeleverd volgens afspraak. Het is ook een kans om nog eens goed te kijken naar:

• Het eigendom van producten of diensten (kun je ze later zelf aanpassen?).
• Het stopzetten van licenties of toegang van derden.
• De benodigde vervolgstappen.

Sommige gemeenten gebruiken de samenwerking ook bewust om intern kennis op te bouwen. Vraag u daarom bij oplevering ook af: wat kunnen we straks zelf? En wat nog niet?

Aandachtspunten bij de opbouw van de opdracht

Uit ervaringen van gemeenten blijkt dat de samenwerking met adviesbureaus beter verloopt als vooraf goed is nagedacht over de volgende punten:

• Zorg voor een gedeeld denkraam. Check of opdrachtgever en opdrachtnemer een gezamenlijk denkraam hebben en een gezamenlijke taal spreken.
• Betrek de inhoudelijke vakdisciplines. Denk aan RO, milieu, juridische zaken en geo.
• Start met een gesprek met de projectleider van het bureau. Niet met de verkoopafdeling.
• Blijf als gemeente aan het roer. Laat je door het bureau meenemen in het proces, maar blijf de regie voeren.
• Oefen zo veel mogelijk met publiceren en beheren. Dan bent u voorbereid als het formele besluitvormingsproces start.
• Voer botsproeven uit. Hiermee test u of het plan juridisch en technisch werkt zoals bedoeld.
• Evalueer tussentijds. Spreek af wanneer en waarover u tussentijds bijstuurt.