Niet alle gemeenteambtenaren zijn zich bewust van het belang van de BRP. Afdelingen die gebruik maken van de BRP en nuttige informatie kunnen hebben, zijn bijvoorbeeld sociaal domein, schuldhulpverlening, team arbeidsmigranten, werk & inkomen, team leegstand, veiligheid & openbare orde, team VTH (vergunning, toezicht & handhaving). Ook de wijkteams hebben wellicht partners die kunnen bijdragen, zoals Veilig Thuis en organisaties voor dak- en thuislozen.
U kunt de bewustwording bij deze afdelingen vergroten door bijvoorbeeld een presentatie te geven over het belang van een correcte BRP. Leg daarin uit wat de verantwoordelijkheid van de gemeente is en waarom samenwerking belangrijk is. Besteed bijvoorbeeld aandacht aan het verplichte gebruik van de BRP door overheden, de terugmeldplicht en de taken van de afdeling Burgerzaken.
De volgende stap is plannen maken voor de samenwerking waarbij u gegevens gaat uitwisselen. Neem zo vroeg mogelijk de privacy-officer en functionaris gegevensbescherming mee in het maken van deze plannen. Zo zorgt u dat uw plannen vanaf de start privacy-bestendig zijn. Houd er rekening mee dat een DPIA nodig is bij nieuwe verwerkingen. Betrek ook de afdeling Juridische Zaken voor bespreking van casuïstiek en om na te gaan of besluiten voldoende zorgvuldig worden genomen.