Ondernemers willen ondernemen en het aanvragen van vergunningen is voor hen geen doel, maar een middel. Juist tijdens de coronacrisis wilden zij snel mogelijk weten waar zij aan toe waren met hun vergunningsaanvragen, ook omdat zij te maken kregen met allerlei maatregelen vanuit de Rijksoverheid. Gemeenten kregen daarom extra vragen in hun informele loketten, niet alleen over vergunningsaanvragen maar ook over tijdelijke gedoogconstructies, het toetsen van een investering, een oplossing of een nieuw initiatief.

Gemeenten met positieve ervaringen met een informeel loket vertelden dat een extra persoon op dit loket, twee of drie personen kon besparen bij Team vergunningen. Dan moet een en ander natuurlijk wel goed opgezet zijn.

Succesfactor: De juiste mensen aan tafel

Gemeente Altena kent een wekelijks bouwoverleg voor het bespreken van initiatiefvoorstellen. Hierin zitten vertegenwoordigers van verschillende afdelingen die hiervoor van belang kunnen zijn, zoals vergunningen, ruimtelijke ordening, omgeving of vastgoed. “De aanwezigen kijken gezamenlijk of plannen, ideeën of initiateven haalbaar zijn, dan wel haalbaar te maken zijn,” zegt Henry de Vaan, beleidsmedewerker bij gemeente Altena. Lukt het niet, dan weet een ondernemer ook waar hij of zij aan toe is. Lukt het wel, dan kan zo’n initiatief versneld worden uitgerold.”

Succesfactor: Het proces goed vormgeven

Al ruim voor corona uitbrak, was gemeente Etten-Leur bezig met wat zij noemen ‘de experimentenlijn’. Economisch verbinder Catharina Hoevenaars licht toe: “Dit was ontstaan in de geest van de nieuwe Omgevingswet en hoewel het nog niet eens echt goed rond is, hebben we daar tijdens corona erg veel profijt van gehad. Ondernemers kunnen via de bestaande kanalen, heel laagdrempelig, een idee of een initiatief indienen. Dit wordt vervolgens door een team van meerdere omgevingsadviseurs opgepakt. Zij begeleiden die aanvraag en zorgen dat alle desbetreffende collega’s betrokken worden. Op deze manier kan er snel een antwoord komen dat vanuit alle disciplines beoordeeld is.”

In de gemeente Etten-Leur zijn altijd mensen die zo’n rol van omgevingsadviseur willen vervullen, zegt Hoevenaars. “Het bemensen van een team kost op die manier geen enkele moeite en we hebben meteen enthousiasme aan tafel.” Gemeente Etten-Leur is nu het proces aan het vastleggen. “Daarvoor kwamen we uit op 15 overzichtelijke stappen, verdeeld over 4 fasen. We kijken nu met HR of dit rollen zijn of functies en hoe we dit inbedden in de organisatie.”

Succesfactor: Breder kijken dan het kader van vergunningen

Team vergunningen toetst in basis of iets voldoet aan de gestelde eisen en/of kaders. Dat is logisch, want dat is hun werk, maar het kan ook lonen om breder te kijken. Het economisch team van Gemeente Waadhoeke kijkt tijdens een vooroverleg of een idee of initiatief interessant is voor de gemeente zelf. Baukje Postma, accountmanager bedrijven: “Wij hebben regelmatig een vooroverleg voor ‘afwijkende’ aanvragen. Het zou mooi zijn als we daar in de toekomst ook een apart spreekuur voor kunnen inrichten met de ondernemer die zijn plan presenteert en collega’s die vanuit verschillende disciplines richting geven. We kunnen beter aan de voorkant kijken of het plan haalbaar is en/of het van waarde kan zijn voor de gemeente.”

Succesfactor: Eerlijk en gelijk beoordelen

Eerlijk en gelijk beoordelen lijkt vanzelfsprekend, maar is in de praktijk niet altijd even eenvoudig. Het betekent dat een gemeente zorgt dat ondernemers eerlijk en gelijk kunnen ondernemen. “Wij beschikken over zeer creatieve ondernemers. Dat is leuk en dynamisch en we worden vaak positief verrast,” vertelt Tim van het Hof. “Soms moeten we verzoeken afwijzen. Tijdens de coronacrisis zochten ondernemers naar mogelijkheden om te overleven. Dat is mooi, maar wanneer bijvoorbeeld een kapper bloemen wil gaan verkopen, trekken we de lijn. Dat zou oneerlijke concurrentie zijn voor de bloemisten in onze gemeente. Daarin moet je eenduidig zijn en als team gelijk optrekken. We hebben een goede relatie met de ondernemers en krijgen, zeker na uitleg, eigenlijk altijd een begripvolle reactie.”

Succesfactor: Het proces erna goed afronden

De succesfactoren hiervoor hebben allemaal betrekking op de eerste stap in het proces, maar ook het vervolg moet natuurlijk zorgvuldig worden uitgevoerd. Legt bijvoorbeeld in het geval van een afwijzing goed uit wat de reden is van de afwijzing en waarom de aanvraag echt niet mogelijk is. Houd de ondernemers in gedachten bij het formuleren van de afwijzing en onderbouw extra indien nodig. Is het advies positief, deel dan de afwegingen met de collega’s die met het vervolg aan de slag gaan. Leg uit hoe en waarom dit idee positief is gewaardeerd en waarom het nu bij de collega’s ter beoordeling komt. Vraag hen of ze nog iets specifieks nodig hebben, zodat de ondernemer dat direct kan aanleveren, mocht dat nodig zijn. Informeer de ondernemer hoe het vervolg eruitziet, wat er van hem of haar wordt verwacht, wat aangeleverd moet worden, in welke vorm en wanneer. Maak duidelijk wat de verwachtingen zijn.