Tune: [00:00:00] Grip op informatie, een podcast van VNG met Desiree Groeneveld.
Desiree Groeneveld: [00:00:16] De VNG heeft negen adviescommissies, waarvan één tijdelijke en twee colleges. Allemaal hebben ze dezelfde taken waarvan adviseren aan het bestuur over de belangenbehartiging van gemeenten en beleid, standpunten over de belangenbehartiging en voorbereiden. Twee voorbeelden zijn. De Adviescommissie Archieven maakt onderdeel uit van de genoemde negen commissies. Dit is de oudste commissie met veel aanzien. Echter, toch is het een beetje een vreemde eend in de bijt heb ik begrepen. Ik praat hierover met mijn twee gasten Yvonne Welings, gemeente archivaris, gemeente Tilburg en Herman Bongenaar, archiefinspecteur Stadsarchief Amsterdam. Beiden lid van de Adviescommissie Archieven. Welkom Herman en Yvonne. Vertel Waarom is de Adviescommissie Archieven eigenlijk een vreemde eend in de bijt? Wie kan ik als eerste het woord geven? Herman? Prima.
Herman Bongenaar: [00:01:09] De Adviescommissie Archieven adviseert de VNG directie beleidsmatig en vakinhoudelijk. Maar niet bestuurlijk. En dat is dus het verschil met die andere commissies. De advisering is ondergebracht bij de Commissie Informatiesamenleving. En daarin zie je ook dat daar zitten allemaal raadsleden en wethouders in. Terwijl onze commissie echt bestaat uit vakmensen.
Desiree Groeneveld: [00:01:30] Dus jullie zijn eigenlijk de enige commissie Yvonne?
Yvonne Welings: [00:01:32] Nou, nou ja, er zijn ook wel goede voorbeelden van. Waarover we precies adviseren. We hebben in het verleden natuurlijk heel erg geadviseerd over archiveren van videotulen, de gemeenteraadsverslagen die digitaal worden opgenomen. Een ander voorbeeld dat we heel recent hebben geadviseerd over het archief van het Centraal Archief Bijzondere Rechtspleging. Waarvoor de Archiefwet wijziging nodig is. We adviseren ook vaak het Ministerie van Binnenlandse Zaken op het gebied van wetgeving. Zoals over burgemeesters, benoemingen en de archivering daarvan.
Desiree Groeneveld: [00:02:08] Maar waarom zijn jullie dan zo anders dan die andere adviescommissies? Wat is daar de reden van?
Herman Bongenaar: [00:02:13] Nou, we hebben geen bestuurlijk mandaat. Zo heet dat. En eigenlijk omdat we echt een vakinhoudelijke commissie zijn, zou het wel denk ik wenselijk zijn als we meer kruisbestuiving hebben met die commissie informatiesamenleving die dus wel dat bestuurlijke mandaat heeft. Maar goed dan, Dan moeten we eigenlijk intern over nadenken. Wij zijn als commissie lekker inhoudelijk bezig.
Desiree Groeneveld: [00:02:37] En Yvonne, wat bedoel je dan? Bedoelen jullie dan precies met een meer kruisbestuiving met de commissie Informatiesamenleving?
Yvonne Welings: [00:02:45] Die adviseert ook vaak bestuurlijk. Voor ons zou het ook nog wel van belang kunnen zijn als we meer bestuurlijke aandacht zouden kunnen krijgen.
Desiree Groeneveld: [00:02:53] Oké, en hoe bedoel je dat precies?
Yvonne Welings: [00:02:56] Nou, het belang van archiveren wordt vaak onderschat hè? Nu, met de Wet Open Overheid is in hoofdstuk zes Informatiehuishouding moet op orde zijn. Maar toch zie je in de praktijk dat heel veel energie wordt gestoken in de actieve openbaarmaking van die informatie categorieën. Terwijl de belangrijkste randvoorwaarde om die informatiehuishouding op orde te krijgen vaak op de achtergrond verdwijnt. En die is natuurlijk ook heel wezenlijk voor de passieve openbaarmaking van de Wet Open Overheid. En daar zou best wat meer bestuurlijke aandacht voor mogen zijn. Dus vandaar: De urgentie wordt vaak niet gevoeld.
Desiree Groeneveld: [00:03:34] En dat deel ligt meer bij die commissie informatiesamenleving...
Yvonne Welings: [00:03:39] Ja, dat dat meer bestuurlijke aandacht zou krijgen. Onze voorzitter heeft natuurlijk wel de kruisbestuiving. Maar misschien zou daar veel meer afstemming kunnen plaatsvinden.
Desiree Groeneveld: [00:03:49] Oké, dus de voorzitters van alle commissies hebben wel nog onderling overleg met elkaar. Herman.
Herman Bongenaar: [00:03:54] Ja, voor zover ik weet wel ja.
Desiree Groeneveld: [00:03:57] Jullie merken daar niet zoveel van.
Herman Bongenaar: [00:03:59] Precies, dat is het, dat is het. En ik wou nog even zeggen inderdaad, als je kijkt naar wil je dat de overheid transparant is. Begin met je informatiehuishouding op orde hebben en alles volgt daaruit. Dus als je als je dat niet eerst doet, dan kost het heel veel moeite om die ene categorie die dan verplicht is volgens de wet openbaar te maken. En dat is zonde. Eigenlijk zou je die tijd moeten stoppen, in zorg dat je informatie op orde is, kan je heel makkelijk schakelen.
Desiree Groeneveld: [00:04:23] Als je het hebt over dit soort onderwerpen. Waarvoor staat jullie commissie eigenlijk aan de lat? Wat hebben jullie op de agenda?
Yvonne Welings: [00:04:29] Een van de belangrijkste taken is het vaststellen van selectielijst. Alle gemeenten en gemeenschappelijke regelingen hebben de VNG gemandateerd om die selectielijst vast te stellen. En ja, vrijwel elke maand komt een nieuwe wet- en regelgeving, maar ook nieuwe bewaartermijnen in zitten. Daarbij zitten we ook met steeds meer nieuwe vraagstukken op het gebied van de selectielijst. Data is een goed voorbeeld. Hoe lang ga je data bewaren? Hoe kort? Geo informatie. In het ruimtelijk domein zijn heel veel vraagstukken over 3D. Er zijn heel veel vraagstukken op het gebied van selectielijst. Wij zouden wel heel graag willen dat de selectielijst heel snel actueel kan worden vastgesteld, maar wij zitten wel aan de procedures vast zoals die in de Archiefwet zijn vormgegeven.
Desiree Groeneveld: [00:05:16] Je noemt de selectielijst. Is dat dan het enige onderwerp waarvoor jullie aan de lat staan?
Yvonne Welings: [00:05:20] Zeker niet. We hebben natuurlijk ook heel veel producten, dus die we opstellen. In 2013 hebben we als eerste eigenlijk het Archief toezicht geüniformeerd met KPI's. Dus eisen stellen aan het Archief toezicht. Ik denk, en daarna hebben we het nog een keer herzien, ik denk nu dat een stap voorwaarts is om dat nog een keer te herzien met hele harde normering. Maar dat was wel een hele goede stap voorwaarts om het archief Toezicht in Nederland gelijk vorm te geven. Een andere belangrijke handreiking is gewoon beperkt waar het moet.
Herman Bongenaar: [00:06:00] Nou, volgens mij kunnen we de vragen heel kort beantwoorden door te zeggen: De archief commissie zorgt voor steeds voor de selectielijst van gemeenten. We stellen allerlei handreikingen op en we bemoeien ons alles met alles wat de Archiefwet aangaat.
Desiree Groeneveld: [00:06:13] Maar die onderwerpen, die zetten jullie zelf op de agenda. Of worden die door iemand of door een ministerie of door de VNG vaak bij jullie aangedragen.
Yvonne Welings: [00:06:22] Vaak ook op initiatief vanuit de adviescommissie zelf. Wij zouden bijvoorbeeld ook heel graag aanpassingen willen van de BRP op bepaalde zaken van de Archiefwet. En dan treden we zelf in contact met ministerie van Binnenlandse Zaken.
Desiree Groeneveld: [00:06:35] En voor de mensen die niet weten wat BRP is.
Yvonne Welings: [00:06:37] De Basisregistratie Persoon waar iedere Nederlander in ingeschreven is.
Desiree Groeneveld: [00:06:43] Ja ja, maar het is wel handig als je niet dagelijks met deze afkorting te maken hebt. Om te vertellen wat dat is, zeg maar.
Herman Bongenaar: [00:06:53] Alles wat er aan digitale ontwikkelingen plaatsvindt op het informatiebeheer gebied. En wij agenderen zelf dingen waarvan we denken dat daar is al heel lang niks mee gedaan of daar moeten we duidelijkheid over geven. Dus we zijn aan de ene kant proactief, aan de andere kant reactief, want er gebeuren dingen en daar moeten we iets mee.
Yvonne Welings: [00:07:11] Goed om toe te voegen dat wet- en regelgeving per definitie altijd achterlopen op digitale ontwikkelingen. En daar moeten we ook zo vaak zo proactief zijn.
Desiree Groeneveld: [00:07:21] Oké, wie zijn we eigenlijk?
Herman Bongenaar: [00:07:26] Nou ja, we zijn een club van vijftien man zo'n beetje. En dat zijn vooral vakinhoudelijke mensen, dus zowel archivarissen als informatiemanagers. We hebben ook een gemeentesecretaris en een burgemeester aan boord. Iemand die gespecialiseerd is in de relatie burger, overheid en archieven, inspecteurs, OV en ook adviseurs. Digitale informatie dus. Echt wel een beetje vakmensen. Een stuk of vijftien zei ik al. En sommige daarvan zijn ook of de meesten denk ik wel benoemd op grond van beroepsorganisaties.
Yvonne Welings: [00:08:01] Ja, en ook een belangrijk component dat wordt vaak wel vergeten is het erfgoed van archieven hè? Om dat te behouden, ook voor de toekomst.
Desiree Groeneveld: [00:08:09] Maar wat bedoel je? Je wordt benoemd door een organisatie. Beroepsorganisatie. Bedoel je daar precies mee?
Herman Bongenaar: [00:08:16] Nou, eigenlijk draagt de VNG voor aan een beroepsorganisatie. Vind je het oké dat deze persoon namens jouw organisatie in de commissie zit? Als ze daarmee akkoord gaan, dan vindt de benoeming plaats zeg maar. Nou, wat zijn die organisaties? De Koninklijke Nederlandse Vereniging van Archivarissen. De KVAN/ Ik zit zelf namens de VIER. Dat is de vereniging voor informatie en automatiseringsprofessionals bij gemeenten. We hebben ook de honderdduizend plus gemeenten.En zo zijn er nog meer denk ik.
Yvonne Welings: [00:08:48] Ik zit namens de Stichting Breed. En dan ben ik voorzitter van en wij stellen gewoon om niet overheidsvraagstukken aan de orde.
Desiree Groeneveld: [00:08:58] Dus jullie zitten niet in de adviescommissie op eigen titel? Nee, jullie vertegenwoordigen niet de gemeenten...
Herman Bongenaar: [00:09:05] Ja en nee. Je wordt benoemd namens een organisatie, maar je zit daar niet namens de organisatie. Wij zijn als adviescommissie een belangenbehartiging club, maar we zitten daar niet allemaal persoonlijk ook nog belangen te behartigen. Dus je zit er op grond van vakkennis. En in welke mate terugkoppeling plaatsvindt naar die organisaties is aan het lid zelf om. Die spreekt iets af.
Desiree Groeneveld: [00:09:34] En jullie komen regelmatig bij elkaar.
Yvonne Welings: [00:09:37] Vier keer per jaar komen we bijeen maar we hebben regelmatig ook actuele vraagstukken waar ad hoc op gereageerd moet worden. En dat gaat gewoon digitaal met teams.
Desiree Groeneveld: [00:09:50] Oké, dus dan sturen jullie elkaar een berichtje. Daar staat iets in teams en daar willen we het graag met elkaar over hebben.
Yvonne Welings: [00:09:57] En dan heeft iedereen zijn eigen portefeuille en afhankelijk van jouw portefeuille word je vaker gevraagd. Oké, ik heb elke week wel een vraagstuk vanuit de VNG.
Desiree Groeneveld: [00:10:06] Oké, ja, en daar heb je afspraken ook over binnen de gemeente Tilburg. Dat je daar dan ook tijd voor krijgt om dat ook te doen. Of hoe werkt dat?
Yvonne Welings: [00:10:17] Ja, in principe versterkt het ook mijn eigen vakgebied natuurlijk. Ik ben ook toezichthouder van zeven gemeenten en gemeenschappelijke regeling. Dus ja, door die kennis die ik heb, versterk ik ook hun informatiepositie. En vaak is het ook zo dat ik ook eerlijk gezegd de belangen soms van een gemeente behartig. Bij de Omgevingswet wil Defensie bepaalde militaire objecten en de documenten ervan overdragen aan gemeenten. En daar hebben we dankzij de VNG een stokje voor kunnen steken dat ze die zelf in beheer konden houden. En dan, ja, dan vertegenwoordig ik toch het belang van de gemeente Gilze en Rijen.
Desiree Groeneveld: [00:10:57] Helder, Herman. Geldt dat voor jou ook? Want ik hoor Yvonne, ik word er wekelijks wel benaderd met een vraagstuk. Heb jij dat ook?
Herman Bongenaar: [00:11:05] Nou, wekelijks is overdreven, maar soms is het heel druk en zeker. Wij zitten dus toevallig alle twee ook in de begeleidingscommissie voor nieuwe selectielijst, dus dat vraagt op een bepaald moment heel veel tijd. Ik heb het altijd wel dit soort dingen sowieso in een in een dit soort commissies zitten bespreek ik altijd wel op mijn werk van ik wil hier wel tijd en aandacht voor. En meestal wordt daar heel positief op gereageerd.
Desiree Groeneveld: [00:11:28] Jullie zitten dan toevallig in de met de portefeuille selectielijst noem ik het dan maar even kortweg. Wil dat zeggen dat alle leden van de adviescommissie een onderwerp toebedeeld hebben gekregen waar zij zich mee bezig moeten houden of waarover zij benaderd kunnen worden.
Herman Bongenaar: [00:11:45] Ja, op zich wel. En sommige leden hebben veel meer portefeuilles dan andere, moet ik erbij zeggen. Zo werkt dat gewoon. Maar dat is wel duidelijk zo. Voor bepaalde onderwerpen worden bepaalde mensen bij elkaar gezet die net daar iets meer van weten. Wij weten ook niet van alles evenveel.
Desiree Groeneveld: [00:12:00] Maar waarom heeft iemand dan misschien meer portefeuilles dan een ander?
Yvonne Welings: [00:12:06] Ik denk door de eigen vakkennis, en vooral ook het netwerk. Wat je zelf ook hebt natuurlijk hè? Ja, je hebt buiten je eigen organisatie ook een netwerk. Dus of je de juiste persoon of de juiste deskundige in kunt schakelen.
Desiree Groeneveld: [00:12:21] Korte lijnen zijn het dan ook. Oké, helder. Jullie hebben het over belangrijke onderwerpen. Hoe kan daar kennis van genomen worden? Wie ik bedoel? De inwoners of de gemeentes zelf? De leden van de VNG? Hoe kunnen die kennis nemen van waar jullie mee bezig zijn?
Yvonne Welings: [00:12:38] Die verslagen worden niet gepubliceerd. Ook niet.
Desiree Groeneveld: [00:12:41] Er worden dus verslagen gemaakt.
Yvonne Welings: [00:12:43] Er worden verslagen gemaakt van de bijeenkomsten, maar die worden niet gepubliceerd. Het is wel zo dat zowel via de Koninklijke Vereniging van Archivarissen, ook via Breed! Ook via VNG fora, dat soort speciale groepen vindt communicatie plaats over de onderwerpen die besproken zijn. Om een voorbeeld te noemen: we hebben een evaluatie gehouden van de oude selectielijst. Dat heeft Berenschot voor ons gedaan en daar hebben wij heel erg die gremia ervoor gebruikt om mensen actief te activeren en actief bij dit onderwerp te betrekken opdat zij hun inbreng kunnen geven.
Desiree Groeneveld: [00:13:26] Dus ehm, beetje kritische vraag. Je moet toevallig op die platforms zitten om kennis te nemen van waar jullie mee bezig zijn.
Yvonne Welings: [00:13:39] Er wordt ook gepubliceerd op de website van de VNG zelf. Zoals laatst over het advies over de wijziging Archiefwet. Wordt ook gepubliceerd op de website van de VNG.
Desiree Groeneveld: [00:13:50] Ja, die informatie zie ik inderdaad op de website staan. Alleen dat hang ik dan niet direct op aan "dat is afkomstig van de Adviescommissie Archieven".
Yvonne Welings: [00:13:58] Nou, misschien is dat een verbeterpunt.
Desiree Groeneveld: [00:14:00] Leermoment voor mij. Leermoment voor mij. Eyeopener. Goed dat je dat tegen mij zegt. Zeker weten.
Herman Bongenaar: [00:14:06] We gaan er wel vanuit natuurlijk dat vakmensen die ook op zoek zijn naar kennis wel naar de juiste fora gaan om iets te vinden. Inderdaad maken wij niet heel veel reclame voor onszelf. Het is meer zo. Er is een nieuw product uit. Dan komt er een persbericht dat er een nieuw product uit is, een nieuwe handreiking bijvoorbeeld. Of er is een persbericht op de VNG website. En eigenlijk doet het er niet toe dat dat van ons komt. Het komt van de VNG.
Desiree Groeneveld: [00:14:31] Daar heb je gelijk in Herman. Ja, dat is ook zo. Alleen nu weet ik na dit gesprek met jullie dat is van jullie afkomstig. Goed om te weten. Jullie noemen al een aantal keer de selectie lijst. Het is het belangrijkste onderwerp, heb ik het idee, van de Adviescommissie Archieven. Waarom is dat zo belangrijk?
Yvonne Welings: [00:14:54] Nou, het is natuurlijk heel wezenlijk dat je bepaalt welke informatie wel wordt bewaard voor de eeuwigheid. En welke niet. En je die keus kan je maar één keer maken. Vroeger was het zo met papier, Dan stond er een groot papieren archief. Nou, daar kon je dan toch eens over nadenken. Maar nu ontstaat alles digitaal. En je moet à la minute beslissen of iets vernietigd wordt ja of nee. En die AVG speelt ook steeds belangrijke rol. Het is een verplichting van zowel de Archiefwet als de AVG om te vernietigen. En heel veel applicaties die gemeenten gebruiken kan niet vernietigd worden. En dat is heel, heel wezenlijk. Om een voorbeeld te geven personeelsadministratie applicaties? Ja, dat is heel moeilijk. Moet je een vertaalslag voor maken. Dus het is heel wezenlijk dat alles op tijd wordt vernietigd. Heeft die burger ook recht op.
Herman Bongenaar: [00:15:47] Maar ik wou daar nog aan toevoegen: het is een verplichting van iedere overheidsorganisatie om een selectielijst te hebben. En wat doet de VNG nou? Die doet dat namens alle gemeenten en gemeenschappelijke regelingen om gezamenlijk tot een selectielijst te komen en dus alle gemeenten geven. En die gemeenschappelijke regelingen ook, geven een mandaat. En daardoor is er ook een selectielijst voor alle gemeenten. Dat is dus heel anders dan bij het Rijk, waar iedere Rijksorganisatie zijn eigen selectielijst heeft. Maar dat maakt het ook heel ondoorzichtig voor een burger om te weten wat wordt nou hoe lang bewaard. Dus we hebben wat dat betreft het bestaansrecht van de archief commissie is eigenlijk dat die selectielijst iedere keer moet komen voor gemeenten.
Desiree Groeneveld: [00:16:29] En het is niet mogelijk om die selectie lijsten van de overheid en van de VNG samen te voegen.
Herman Bongenaar: [00:16:36] Nee, want het gaat helemaal op werkproces. Gemeente zijn, zou je kunnen zeggen, de meest complexe overheidslagen. We hebben gigantisch veel verschillende processen, terwijl een Rijksorganisatie vaak maar een beperkt aantal processen heeft die bovendien niet overeenkomen met wat de gemeenten doen. Ik noem maar wat. Je hebt op een ministerie heb je natuurlijk een hele afdeling bosbouw. Die doet van alles. Daar doet de gemeente niks mee, dus dat hoeft ook niet in eenzelfde selectielijst te komen dan.
Yvonne Welings: [00:17:03] En de gemeenten zijn natuurlijk per definitie het gezicht naar de burger. Dus waar wordt de meeste informatie over de burger opgeslagen? Dat is bij een gemeente. Ja, het gaat om WMO, het gaat om de bijstand. Dus gemeente is echt een hele belangrijke schakel richting gemeente.
Herman Bongenaar: [00:17:22] Richting burger
Yvonne Welings: [00:17:23] Richting burgers.
Desiree Groeneveld: [00:17:23] Ja zeker. En ik vond die selectielijst, die wordt één keer in de zoveel tijd wordt die weer geactualiseerd. Wat is een reden om een selectielijst te actualiseren?
Yvonne Welings: [00:17:34] Nieuwe wet- en regelgeving, maar vooral nieuwe digitale ontwikkelingen.
Desiree Groeneveld: [00:17:38] Techniek?
Yvonne Welings: [00:17:38] Techniek? Ja, bijvoorbeeld de laatste selectielijst. In 2020 hebben we videotulen op permanent te bewaren gezet. We hebben ook de website van een gemeente op te bewaren gezet. Nu denken we na een aantal jaren moeten al die websites van die gemeenten ook gearchiveerd worden. Sommige gemeenten hebben wel 200 websites. Nou, dat is weer een nieuw inzicht wat ook weer verwerkt moet worden in de nieuwe selectielijst.
Desiree Groeneveld: [00:18:05] We hebben het nu even over de inhoud gehad. Net hadden we het even over de adviescommissies zelf en wie daarin zitten. We hebben het niet echt gehad over de zittingsduur, hoe lang word je eigenlijk lid van zo'n van deze adviescommissie?
Yvonne Welings: [00:18:22] Drie maal vier jaar. Ik zit al vanaf november 2014 in, dus het is mijn laatste termijn. En dan, ja, dan houdt het voor mij op. Daar heb ik twaalf jaar ingezeten.
Desiree Groeneveld: [00:18:33] Dat is een hele lange tijd, ja.
Herman Bongenaar: [00:18:35] Ik moet zeggen dat ik dan verbaasd ben, want ik dacht dat het twee zittingsduren was. Ik zit in de tweede termijn dat ik daarna opstap om ook weer ruimte te maken voor weer nieuwe mensen.
Yvonne Welings: [00:18:47] Ze wilden me graag. Dus ja.
Herman Bongenaar: [00:18:50] Nou kijk aan, kijk aan.
Desiree Groeneveld: [00:18:53] Nou, dat is toch een compliment?
Yvonne Welings: [00:18:54] Ja, het is ook zo.
Desiree Groeneveld: [00:18:56] Ja, maar jij zegt ik hou er mee op. mijn zittingsduur komt ten einde. Jij gaat waarschijnlijk stoppen. Als jullie terug kijken op jullie zittingsperiode. Hoe kijken jullie terug en wat zou wat zouden jullie adviseren aan eventuele nieuwe mensen in de adviescommissie?
Yvonne Welings: [00:19:15] Ik vind het een ontzettend belangrijke commissie. Ook de onderwerpen die besproken worden. Maar ja, dat ligt misschien ook aan mijn karakter. Ik zou wel meer concrete resultaten willen. En ik vind het wel heel moeizaam hoe vanuit gemeenten ook wij veranderingen richting wet- en regelgeving tot stand kunnen brengen bij ministeries.
Desiree Groeneveld: [00:19:42] En wat zou daarbij helpen?
Yvonne Welings: [00:19:44] Ja, dat we meer in positie als VNG worden gebracht. En dat ligt niet aan die commissie, maar het ligt meer aan de positie dat wij afhankelijk zijn van het Rijk wat ze doen.
Desiree Groeneveld: [00:19:54] Oké, dus meer in positie wil ook, betekent ook meer zichtbaar.
Yvonne Welings: [00:20:02] Nou, zichtbaar niet zozeer, maar gewoon achter de schermen. Meer positie in de zin om te realiseren. Dat hoeft van mij niet zichtbaar te zijn. Als je het resultaat maar bereikt.
Herman Bongenaar: [00:20:11] Yvonne wil gewoon een vinger in de pap.
Yvonne Welings: [00:20:13] Precies ja. We moeten heel afwachtend. Wij zitten elke keer maar te wachten tot er een nieuwe wet komt en dan staat er opeens een bewaartermijn in van vier jaar, was er overleg met ons gepleegd, dan hadden wij gezegd: doe tien jaar of zeven jaar een beetje gelijk. Maar er is vaak ook helemaal geen overleg en dat mis ik heel erg.
Desiree Groeneveld: [00:20:33] Dus eigenlijk zou de adviescommissie aan het begin van het ontstaan van of wijzigen van een wet betrokken moeten worden.
Yvonne Welings: [00:20:41] Zeker voor bewaartermijnen.
Herman Bongenaar: [00:20:42] Ik heb altijd gehoopt dat het Nationaal Archief die rol zou pakken. Zij zijn namelijk de hoeder van archieven, nationaal gezien. Zij behartigen het nationale belang en zij zijn ook in contact met Rijksorganisaties omdat zij hun archieven bij Nationaal Archief moeten onderbrengen. Wat mij betreft hoort daar ook een voorhoederol bij. Dat je dus in gesprek bent met de mensen die nieuwe wetgeving maken. Maar even terugkomend op wat heeft het mij gebracht? Ik vind het ontzettend leuk van de archief commissie. Je zit met echt goeie vakgenoten. We hebben heel felle discussies. Hartstikke leuk, Terwijl je inderdaad dan niet alles hoeft uit te leggen, want dat weet iedereen al. Dus dat is heel erg leuk. We hebben echter wel een aantal goede producten gemaakt, dus we hebben de selectielijst genoemd. Helemaal in het begin noemde Yvonne al dat we een toezicht rol eigenlijk hebben gevat in kritische prestatie indicatoren in 2012/13 en dat we daar een paar jaar geleden een update van hebben gemaakt, maar dat we nu een nieuwe stap moeten maken. Want toen was het zo dat de helft van de gemeenten überhaupt nooit een toezichtverslag of een onduidelijk toezicht verslag had. Dat heeft toch een soort standaardisering bij gemeenten gebracht. En nu moeten we zeg maar een stap verder zetten dat we niet alleen kijken naar oké, je gaat gewoon alle wetgeving af in de Archiefwet van voldoet een gemeente daaraan? Maar dat we dus verder moeten standaardiseren. Als je bijvoorbeeld een archiefverordening hebt, dan vraag je op grond van de Archiefwet een gemeente heb je dat ja of nee? Dat is dan twee antwoorden mogelijk. Maar dat je dus een stap verder zet. Het moet altijd dit en dit daarin geregeld zijn en dat en dat. Toevallig is dat dan zo, maar dat moet je bij meer onderwerpen gaan doen. Maar ik wil toch even ook nog noemen dat we een fors aantal handreikingen hebben gemaakt de afgelopen jaren. Bijvoorbeeld hoe geef je vorm aan een strategisch informatie overleg? Dat is typisch iets wat de Archiefwet vraagt. Hoe archiveer je tekstberichten, hoe zet je een hotspot monitor op? Dat is dat je gaat bedenken: wat is heel belangrijk geweest in mijn omgeving, in de gemeente. Daar gaan we extra dingen van bewaren, dus dan volgen we niet letterlijk de selectielijst dit vernietigen, dit bewaren. Nee, je maakt het groter. Duurzame toegankelijkheid in de informatie ketens van de Omgevingswet, Omgevingswet, audiovisuele verslagen van de raad, noem maar op. Dat zijn allemaal handreikingen die uit onze koker komen en waarmee vakmensen gewoon uniform in Nederland aan het werk kunnen. Want dat is dus een ander punt van ons dat we ook zorgen voor een soort standaardisering. Met andere woorden, ik ben heel enthousiast over de Archiefcommissie en het is gewoon heel leuk om daarin te zitten.
Desiree Groeneveld: [00:23:25] Maar dat merk ik ook wel aan jullie.
Yvonne Welings: [00:23:26] Goed om te toe te voegen dat er wekelijks ook vragen binnenkomen bij Archiefcommissie vanuit gemeenten en die worden ook allemaal beantwoord.
Desiree Groeneveld: [00:23:35] Maar hebben jullie dan een mailadres specifiek voor advies?
Yvonne Welings: [00:23:40] Ja, dat is een speciaal mailadres via de VNG. Nou dan wordt vanuit de VNG ook gevraagd van wat is het advies voor deze gemeente?
Desiree Groeneveld: [00:23:48] Oké, dus jullie zijn eigenlijk ook vraagbaak?
Yvonne Welings: [00:23:51] Ja.
Desiree Groeneveld: [00:23:52] Dat is ook nog een mooie rol inderdaad. Ik wil jullie heel erg bedanken voor dit gesprek. Het was voor mij eigenlijk een eerste echte kennismaking met de adviescommissie archieven. En goed dat je me daar even op wees dat ik ook nog een leerpuntje heb, want dat was zeker zo. En ik wil jullie heel veel succes wensen met jullie werk.
Herman Bongenaar: [00:24:13] Nou bedankt dat we mochten komen vertellen waar we mee bezig zijn.
Yvonne Welings: [00:24:16] Sluit ik me helemaal bij aan.
Desiree Groeneveld: [00:24:17] Dank jullie wel!
Aan het eind van deze podcast nog een aantal tips, zoals Actualisatie van het meerjarenplan Wet Open Overheid. De Wet Open Overheid verplicht alle overheidsorganen een meerjarenplan op te stellen over het op orde brengen van de digitale informatiehuishouding. Namens de Nederlandse gemeenten stelt de VNG dit plan op. Het huidige meerjarenplan loopt in basis tot mei 2027. Maar er zijn meerdere redenen om het meerjarenplan te actualiseren, zoals bijvoorbeeld de politiek bestuurlijke aandacht en tegelijkertijd ook dat in de praktijk blijkt dat de doelstellingen moeizaam te behalen zijn dan wel concreet te realiseren. In het afgelopen half jaar hebben er veel gesprekken plaatsgevonden en is er een concept opgeleverd van het nieuwe meerjarenplan. Op het concept kan gereageerd worden door u. De link naar het meerjarenplan zal in het transcript opgenomen worden en reageren kan tot 1 juli 2025.
Desiree Groeneveld: [00:25:15] We zijn nu echt aan het einde gekomen van deze podcast. Zoals gebruikelijk zullen alle links naar meer informatie worden opgenomen in een transcript. Mocht u een suggestie voor een onderwerp hebben, laat die dan weten door een mail te sturen naar: gripopinformatie@vng.nl. Ik dank u hartelijk voor het luisteren en tot de volgende GRIP podcast.
Handige links: