Flexibel toezicht start met een uitvoeringsplan

‘Na de aankondiging van GGD GHOR Nederland dat we vanaf 2022 mochten starten met flexibel toezicht zijn we met een werkgroep, bestaande uit vertegenwoordigers van verschillende gemeenten, gestart met het maken van een uitvoeringsplan. Hoe willen wij het flexibel toezicht inzetten binnen de regio Gelderland-Midden? Antwoord geven op die vraag ging heel voortvarend. Door alle gemeenten een kans te geven om te reageren op het uitvoeringsplan en de snelheid erin te houden, lukte het om vanaf 1 januari 2022 te starten met onze pilot’, vertelt Rogmans.

Geijsberts: ‘Flexibel toezicht houden doe je wat ons betreft door de lijstjes los te laten en echt te kijken naar wat er daadwerkelijk op een locatie gebeurt.’ ‘In ons uitvoeringsplan noemen we dat belangrijke stukje de quickscan’, vult Rogmans aan.

Rogmans: ‘In het kort ga ik in de voorbereiding van een onderzoek hetzelfde te werk als voorheen. Denk dan aan het bepalen van het risicoprofiel, eerdere rapporten doornemen, houderinformatie verzamelen en de website van de locatie bekijken. Zo heb ik alvast een kapstok met de ‘verplichte zaken’. Daarna begint het flexibele onderdeel. Vanuit mijn eigen professionaliteit bekijk ik vooraf of er zaken zijn die opvallen. Vervolgens ga ik langs bij de locatie en voer ik de zogenaamde quickscan uit. Tijdens deze quickscan kijk ik hoe het eraan toe gaat op de locatie. Daardoor kan het zomaar zijn dat ik bepaalde inspectie-items aan mijn onderzoek toevoeg die ik eerder niet geselecteerd had. Hierbij houd ik wel altijd rekening met mijn beschikbare uren. Een kwestie van geven en nemen’. 

De inspiratiesets als leidraad, zelf selecteren heeft de voorkeur

Rogmans: ‘De inspiratiesets gebruik ik tijdens mijn onderzoek alleen als leidraad. Ik bepaal zelf welke items ik toets. Door uit te gaan van mijn eigen professionaliteit en ruimte te maken voor aanpassingen, kan ik ook echt flexibel toezicht houden. Zijn er zaken die opvallen? Dan ga ik in gesprek met de houder en kijken we in de meeste gevallen samen hoe we deze zaken op kunnen lossen. Meestal krijgt de houder daarbij de mogelijkheid om tekortkomingen te herstellen via het herstelaanbod. Als de termijn voor herstel verlopen is, volgt zo nodig een extra bezoek aan de locatie. Ten slotte ronden we het onderzoek af.’ 

Uit de praktijk: dialoog leidt tot verandering

Een groot pluspunt van het flexibel inspecteren is dat toezichthouders de kans krijgen om echt het gesprek met een houder aan te gaan. En de positieve uitwerking daarvan werd recent duidelijk tijdens een van de onderzoeken van Rogmans.  

‘Tijdens dit onderzoek viel het mij op dat er geen duidelijk onderscheid was in de verschillende basisgroepen. Kinderen kwamen uit school naar de opvang en werden daar in één grote groep, in dezelfde ruimte, opgevangen. De ruimte was te klein voor dit grote aantal kinderen. Dat maakte de start van de middag erg chaotisch. Ik vroeg me af waarom de kinderen niet direct in de groepsruimte van hun basisgroep werden opgevangen.  

Daarover ben ik met de beroepskrachten in gesprek gegaan. Toen bleek dat er op papier wél duidelijke basisgroepen waren: drie groepen in drie verschillende ruimtes. Alleen waren er van bepaalde basisgroepen te veel beroepskrachten tegelijk betrokken bij het ophalen van school. Waardoor er te weinig medewerkers op de locatie overbleven. De houder was het met mij eens dat het op deze manier niet verder kon en dat er verandering nodig was. Daarop besloot ik om de houder een herstelaanbod te geven.

Toen ik op een later tijdstip terugkwam, bleek dat ze het probleem onderling met collega’s hadden besproken. Er waren nieuwe werkafspraken gemaakt. Met eigen ogen zag ik dat alles een stuk rustiger verliep. Toen ik de houder sprak over deze verandering, kreeg ik mee dat het zo fijn was dat ik het gesprek aan was gegaan tijdens mijn onderzoek. Dat werd enorm gewaardeerd en gaf extra motivatie om de verbeteringen snel door te voeren. Dankzij het flexibel inspecteren had ik de tijd en de vrijheid om direct te acteren op mijn observaties en een herstelaanbod te doen. En dat heeft dus gewerkt.’

Evaluatie: flexibel inspecteren is een succes 

Na een halfjaar flexibel inspecteren zijn we gestart met een evaluatie. Geijsberts: ‘Het doel van de evaluatie was om een definitieve werkwijze voor de uitvoering van de flexibele inspectieactiviteit vanaf 2023 vast te stellen. 

‘Wat ons uit de evaluatie opviel, is dat er meer met herstelaanbod werd gewerkt. Door het flexibel inspecteren kan een toezichthouder om iets vragen waar al jaren niet naar is gevraagd. Denk dan bijvoorbeeld aan het opvragen van bepaalde documenten. Op zo’n moment willen we de houder wel de mogelijkheid geven om dit op orde te brengen. Flexibel inspecteren betekent dat je met elkaar de dialoog aangaat. Vaak leidt dit tot directe of snelle oplossingen. Zo heeft een onderzoek ook direct effect op de kwaliteit. Er komt gewoonweg meer ter sprake en je kan daar dan dieper op ingaan’, aldus Rogmans.

Tijdens de evaluatie is ook naar de ervaringen van de houders gevraagd. Houders geven aan dat het flexibel toezicht ervoor heeft gezorgd dat de kwaliteit van de kinderopvang omhoog is gegaan. Eén van de houders gaf aan dat er door flexibel toezicht minder blinde vlekken ontstaan en er meer sprake is van een gesprek tussen de toezichthouders en beroepskrachten. Er was ook een houder die van zijn beroepskrachten hoorde dat de gesprekken met de toezichthouder als prettig werden ervaren en het onderzoek minder formeel verliep. 

Flexibel moet ook echt flexibel zijn 

‘Uit de evaluatie leerden we dat het werken met de inspiratiesets als leidraad goed werkte. Het zorgde ervoor dat toezichthouders eigen vrijheid hadden en het maakte het onderzoek minder voorspelbaar. Flexibel toezicht moet ook echt flexibel zijn’, concludeert Geijsberts. ‘Als de toezichthouder bijvoorbeeld standaard ieder jaar een andere inspiratie-set zou gebruiken dan ben je die flexibiliteit kwijt.’

Wel gaven de toezichthouders aan dat het belangrijk is om op te passen dat je niet eindeloos het onderzoek blijft uitbreiden of aanpassen. Ook is het eindeloos aanbieden van een herstelaanbod niet de oplossing. Rogmans: ‘Bepaalde houders maken wel erg vaak gebruik van herstelaanbod. Op een gegeven moment kan je door te gaan handhaven die vicieuze cirkel doorbreken.’

Groot beroep op de eigen professionaliteit

Geijsberts: ‘Een van de mooiste punten uit de evaluatie was dat toezichthouders vinden dat hun werk 

leuker en uitdagender is geworden.’ Toezichthouders met een goed gevoel voor hun werk kunnen hun eigen kwaliteiten kwijt en hun onderzoek zelf vormgeven. Uiteindelijk zorgt dat ook weer voor beter toezicht én betere resultaten. ‘Voor nieuwe toezichthouders kan het nog wel eens lastig zijn. Voor hen zijn de inspiratiesets een prettig hulpmiddel. Daarnaast krijgen zij natuurlijk steun van ervaren collega’s’, vult Rogmans aan.     

Tip: ga vooral voortvarend aan de slag

Voor gemeenten die ook aan de slag willen gaan met flexibel inspecteren is het vooral belangrijk om te onthouden dat het een samenspel is van gemeente en toezichthouder. Ga met elkaar in overleg en wees pragmatisch. Geijsberts: ‘Voor ons heeft het flexibel toezicht veel voordelen en we denken echt dat deze vorm van toezicht de kwaliteit van de kinderopvang verhoogt.’