Stap 1: ga in gesprek met mogelijke samenwerkingspartners

Breng in kaart welke samenwerkingen er al zijn en onderzoek met wie het wenselijk of nuttig is om (intensiever) samen te werken. Benader die afdelingen en/of externe partners. Spreek uit dat u wilt samenwerken en met welk doel. Vraag ook hoe gerelateerde taken nu zijn geregeld en of er vergelijkbare/overlappende doelen zijn. 

In de bijlage met mogelijke samenwerkingspartners vindt u een overzicht van gemeentelijke afdelingen en externe partners, en hun mogelijke rol in een samenwerking op basis van de gegevens waarover zij beschikken.

Stap 2: bepaal doel en noodzaak van samenwerking en gegevensdeling

Beschrijf samen met de beoogde samenwerkingspartners duidelijk wat het doel is van de samenwerking en waarom het noodzakelijk is om daarbij persoonsgegevens te verwerken (opvragen, delen, opslaan). Want afspraken om samen te werken zijn op zichzelf geen grondslag voor gegevensuitwisseling. U kunt alleen verder vanuit een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel en een daarbij behorende grondslag. 

Vragen om te beantwoorden zijn:

• Welk specifieke doel dienen we / welk probleem lossen we op door deze samenwerking en gegevensuitwisseling?
• Kunnen we het doel daadwerkelijk bereiken door deze samenwerking?
• Zijn er andere, minder ingrijpende manieren dan gegevensuitwisseling om het doel te bereiken? Dus een aanpak die minder inbreuk doet op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen?
• Hoe lang duurt de samenwerking en wanneer is deze een succes?

Stap 3: ga na of wordt voldaan aan randvoorwaarden voor succesvolle samenwerking

Een integraal team heeft de grootste kans om succesvol te zijn als aan een aantal randvoorwaarden wordt voldaan.In sommige gevallen is samenwerking bijvoorbeeld niet mogelijk zonder toezichthouder.  Stel dus een aantal vragen voordat u verder gaat. Bijvoorbeeld:

• Zijn er toezichthouders nodig en zo ja, welke? Hebben zij een integrale blik, weten zij hoe domeinen werken en wat van belang is voor andere toezichthouders?
• Op welke verordening(en) kan het team teruggevallen om onwenselijke situaties te voorkomen?
• Als u wilt starten met een (integraal) team dat zich richt op adresonderzoeken, is het belangrijk om eerst te controleren in hoeverre de BRP op orde is. Onjuiste of verouderde gegevens in de BRP kunnen een effectieve samenwerking belemmeren. De afdeling Burgerzaken kan zo nodig aan de slag met het op orde krijgen van de BRP. Daarvoor is geen integraal team nodig. 

Stap 4: maak een plan van aanpak

Neem in het plan van aanpak ook afspraken op over evaluatie en verantwoording tijdens en na de samenwerking. Ga in een evaluatie bijvoorbeeld na of het werkproces nog voldoet, de acties bijdragen aan het doel van de samenwerking, en de gegevensverwerkingen en de rechtmatigheid van de ingebrachte gegevens nog steeds voldoen. Voor de verantwoording kunt u bijvoorbeeld gebruik maken van de methodiek Rijker verantwoorden.

Stap 5: zorg voor ambtelijk en bestuurlijk draagvlak in de organisatie

Draagvlak bij het bestuur en management van de organisatie is nodig voor de (doelen van de) samenwerking en het plan van aanpak. Meer specifiek gaat het ook om draagvlak voor bijvoorbeeld:

• Wie / welk domein de leiding neemt in de samenwerking 
• Benodigde capaciteit voor het integrale team

Ook is het belangrijk om in deze fase een kernteam samen te stellen van vertegenwoordigers/leidinggevenden uit de verschillende domeinen, voor eventuele escalatie of zaken waar het integrale team tegenaan loopt.

Stap 6: stel een team samen 

Stel het projectteam samen om de samenwerking op te zetten en verdeel de taken. Denk aan de volgende taken en personen: 

• projectleider 
• projectondersteuner 
• beleidsdeskundige
• handhavingsjurist
• toezichthouders
• functionaris gegevensbescherming (FG)
• privacy-officer (PO)
• informatiebeheer
• communicatie

Bepaal wie gaan deelnemen in het integrale team en in welke rol. 

Stap 7: waarborg de rechtmatigheid van gegevensuitwisseling

Om de rechtmatigheid van gegevensuitwisseling te waarborgen, is het belangrijk dat u goed vastlegt wat de wettelijke taken van de samenwerkingspartners zijn, welke gegevens zij willen uitwisselen met welk doel en wat daarvoor de juridische grondslag is. Doe dit samen met de PO en/of FG. Zie het Stappenplan waarborgen rechtmatigheid gegevensdeling voor meer uitleg.

Stap 8: controleer of alle benodigde documenten er zijn

Controleer of alle benodigde documenten klaar en compleet zijn. Denk onder andere aan:

• Plan van aanpak
• Werkproces
• DPIA (zie daarvoor de handreiking Samen naar een kwalitatief goede DPIA)
• Convenant en/of privacyprotocol

Als alle documenten in orde zijn, kan de samenwerking van start.