In steeds meer situaties moeten gemeenten documenten ontsluiten, zodat ze elektronisch geraadpleegd kunnen worden. Op deze pagina vindt u een checklist voor realisatie van een platform voor elektronische ontsluiting van documenten.
Het gaat om documenten die openbare informatie bevatten. In de context van het omgevingsplan gaat het om ontsluiting van:
- Op het besluit betrekking hebbende stukken
- Bijlagen bij de motivering van wijzigingsbesluiten van het omgevingsplan
- Stukken die door de Raad van State worden opgevraagd vanwege beroepszaken tegen wijzigingsbesluiten van het omgevingsplan
NB: Bijlagen bij de motivering moet u in principe meepubliceren in het gemeenteblad op Officielebekendmakingen.nl (zie ook Publiceren van wijzigingsbesluiten en andere omgevingsplandocumenten). Als dit vanwege softwarebeperkingen (beperking van de omvang van bijlagen) niet lukt, kunt u ze op het platform voor elektronische ontsluiting van documenten publiceren.
Er zijn meerdere oplossingen voor een platform mogelijk. De VNG adviseert om te kiezen voor een oplossing die vrij eenvoudig technisch is in te regelen en die beperkte organisatorische gevolgen heeft. Gemeenten moeten in principe vanaf 1 juli 2023 reeds beschikken over een dergelijk platform op grond van de Bekendmakingswet.
Zie voor meer informatie ook de pagina Publiceren van wijzigingsbesluiten en andere omgevingsplandocumenten.
Neem contact op met de beheerder van uw website of rechtstreeks met een commerciële aanbieder en bespreek de mogelijkheden voor een platform. Onderwerpen (niet uitputtend) die hierbij aan de orde kunnen komen zijn:
- Vanaf wanneer verwacht u het platform nodig te hebben? U kunt het nodig hebben voor terinzagelegging bij een wijziging omgevingsplan met STOP of bij een BOPA met uitgebreide procedure.
- Beschikt de gemeente reeds over een bestaand platform dat is opgericht voor terinzagelegging of ervoor gebruikt kan worden?
- Zijn er andere afdelingen binnen de gemeente die een dergelijk platform nodig hebben? Denk bijvoorbeeld aan de afdeling VTH. Zo ja, zoek de samenwerking.
- Wat zijn de technische mogelijkheden voor het platform? Als het platform onderdeel kan zijn van de gemeentelijke website, kan dat mogelijk voordelen opleveren bij het beheer en onderhoud (dat al geregeld is voor de website als geheel).
- Op welke manier moeten gebruikers kunnen verwijzen naar de bestanden? Hierbij is relevant dat bestandslocaties een permalink of global unique identifier (GUID) moeten hebben. Dat wil zeggen een link die niet wijzigt en dus altijd blijft werken voor de tijd dat het bestand op het platform staat.
- Wat is het formaat van de bestanden? Hier is relevant dat voor de Omgevingswet en voor de Raad van State alleen PDF is toegestaan.
- Wat is de verwachte omvang van de bestanden? Relevant voor de benodigde opslagcapaciteit van het platform. Hierbij gaat het om het aantal bestanden en de grootte en de ontwikkeling van het totale volume in de tijd.
- Wat is de gewenste indeling van het platform? Voor wijzigingsbesluiten van het omgevingsplan ligt een structuur voor de hand met een aparte ‘map’ voor elk wijzigingsbesluit.
- Hoe lang moeten de bestanden op het platform blijven staan? Wat betreft het omgevingsplan zal voor de meeste bestanden gelden dat het betekenisvol is dat ze op het platform blijven staan tot de betreffende wijziging van het omgevingsplan onherroepelijk is. Voor het aanleveren van stukken in een mogelijke beroepsprocedure kan dan verwezen worden naar deze stukken.
Ga voor uw eigen situatie na of er ook bestanden zijn die ‘eeuwigdurend’ via het platform beschikbaar moeten blijven, bijvoorbeeld omdat u deze bestanden door software-beperkingen niet als bijlage kunt publiceren op Officielebekendmakingen.nl. Dit kan ook voorvloeien uit andere wetgeving, zoals de Wet open overheid.
- Wat zijn de (gemeentelijke) eisen met betrekking tot toegankelijkheid? Denk bijvoorbeeld aan de toegankelijkheid van PDF-bestanden. Het kan zinvol zijn hier ook met de afdeling Communicatie over te spreken.
- Wat zijn de (gemeentelijke) eisen met betrekking tot veiligheid? Hierbij is relevant dat het gaat om openbare bestanden.
- Wat zijn de (gemeentelijke) eisen met betrekking tot privacy? Hierbij zal het in ieder geval moeten gaan over het anonimiseren van documenten. Denk hierbij ook aan de uitzonderingssituaties zoals genoemd in de Wet open overheid (die in afdeling 3.4 van de Awb ook van toepassing zijn op de ter inzagelegging).
Inspireer andere gemeenten met uw voorbeeld
Heeft u een platform voor elektronische ontsluiting van documenten gerealiseerd? Dan nemen we dit graag op als voorbeeld op deze website, ter inspiratie voor andere gemeenten. U kunt de link van uw platform aan ons e-mailen via omgevingswet@vng.nl, onder vermelding van Platform elektronische ontsluiting.