Stel een inwoner geeft niet door dat hij (deeltijd) werk heeft gevonden. Of de gemeente verwerkt de melding niet snel genoeg. Het gevolg? Een onnodige terugvordering.
16 februari 2022
Een inwoner die uw gemeente bewust om de tuin leidt om een (hogere) bijstandsuitkering te bemachtigen, verdient een terugvordering en een boete. Maar vaak genoeg is zo’n terugvordering het gevolg van een vergissing van de inwoner óf gemeente. Stress en schulden liggen dan op de loer. En dat moeten en kunnen we zoveel mogelijk voorkomen.
Onderzoek naar niet verwijtbare vorderingen
VNG Naleving heeft in de periode van 2016 – 2020 bij verschillende gemeenten onderzoeken uitgevoerd naar het ontstaan van niet verwijtbare vorderingen. De resultaten van de verschillende onderzoeken zijn vergelijkbaar. Tussen de 30 en 50% van het totale aantal vorderingen betreft niet verwijtbare vorderingen. In de gemeente Apeldoorn constateerde VNG Naleving eind 2016 een percentage van 37,5%.
Daar gingen ze met een werkgroep structureel aan de slag met het voorkomen van deze vorderingen. Eind 2019 was het percentage gedaald naar 20%.
Succesfactor: multidisciplinair team
‘Waar het vaak misgaat’, begint Renske Braakhekke, ‘senior medewerker Team Schuldhulpverlening, Uitbetalen en Terugvorderen‘, is dat de omstandigheden van iemand die (bijzondere) bijstand ontvangt veranderen. Die persoon weet niet dat hij dit aan de gemeente door moet geven of hij vergeet het domweg. Wat we hier ook veel zagen, is dat een inwoner wel doorgaf dat hij bijvoorbeeld werk had gevonden, maar dat de processen binnen de gemeente te versnipperd en traag waren. Door deze signalen beter te stroomlijnen verlopen meerdere processen nu efficiënter en sneller.’
Op advies van VNG Naleving startte de gemeente in 2017 een multidisciplinaire werkgroep om ‘de gaten te dichten’. Renske: ‘Dit team staat onder leiding van een procesbegeleider en alle betrokken partijen nemen eraan deel. Voor ons nog een extra uitdaging, omdat wij ook de uitkeringsorganisatie zijn voor de regiogemeenten Epe en Brummen. Naast mensen uit mijn team en van de uitkeringsadministratie, zitten er in de werkgroep onder meer poortmedewerkers, trajectregisseurs en inkomensadviseurs. Collega’s die echt contact hebben met inwoners en een behoorlijke bijdrage hebben geleverd door de processen onder de loep te nemen. Daarnaast zijn ook collega’s van werkbedrijf Lucrato (voor Apeldoorn en Epe) en de gemeente Brummen door de werkgroep actief betrokken en geïnformeerd. Werkbedrijf Lucrato en de gemeente Brummen richten zich heel sterk op doelmatigheid. Het was een belangrijke doelstelling om een stevige en snelle verbinding tussen al die onderdelen te smeden. Zo weten wij tijdig dat iemand aan het werk gaat, kunnen we de uitkering stoppen en voorkomen we onnodige terugvorderingen.’
Renske benadrukt nog het belang van een procesbegeleider voor het succes van een multidisciplinair team. ‘Bij ons wordt die rol vertolkt door een interne bedrijfskundige die daar ook echt tijd voor krijgt. Verder heeft het geholpen dat we vooraf spelregels hebben bedacht. Wat je in de praktijk ziet is dat we echt openstaan voor elkaars mening en dat we samen kijken vanuit het perspectief van de inwoner. Er is echte verbinding ontstaan.’
Mensenwerk
Een belangrijke en concrete actie om die verbinding verder te versterken is het actief uitdragen van de impact die het niet tijdig doorgeven van werk heeft. Aan de ene kant betekent dit dat collega’s die contact hebben met inwoners, regelmatig moeten herhalen dat hun inwoners wijzigingen direct moeten doorgeven. Maar dit geldt zeker ook intern. ‘Geeft een inwoner aan een trajectregisseur, bij het werkbedrijf Lucrato of de gemeente Brummen, door dat hij weer gaat werken, dan moeten die collega’s zorgen dat die informatie zo snel mogelijk bij de uitkeringsadministratie terechtkomt’, zegt Renske. ‘Zo kan de uitkering tijdig worden geblokkeerd.’
Om de collega’s hierbij te helpen zijn medewerkers ‘aangehaakt’ bij de gemeente Brummen en het werkbedrijf Lucrato. Renske: ‘Bij Lucrato waren wekelijks medewerkers van het team uitbetalen en/of inkomensadviseurs en medewerkers Handhaving op de werkvloer aanwezig. Daarnaast verzorgden we extra trainingen over de Participatiewet en de ICT-suite. Ook maakten we een bannerpen met korte informatie over het belang van het voorkomen van terugvorderingen, de werkafspraken en de route. Die hebben we breed door de organisaties toegelicht en verspreid.’
Processen
Naast het aanscherpen van de blik van mensen, is er ook goed gekeken naar werkprocessen en mogelijkheden om processen te automatiseren. Zo zijn het beëindigings- en mutatieproces geïntegreerd met het werkproces voor terugvordering. ‘Verder hebben we het proces voor 21-jarigen geautomatiseerd’, vertelt Renske. ‘Bij inwoners die 21 jaar worden en zelfstandig wonen vindt er bijvoorbeeld een automatische normwijziging plaats.’
Ook aan de collega’s die de bijzondere bijstand uitvoeren – en minder werken met ICT-suite – is aandacht besteed. Niet alleen is hen op het hart gedrukt om prioriteit te geven aan wijzigingen die gevolgen hebben voor het recht op bijzondere bijstand, ook is een soort 2-in-1-beschikking gemaakt. Heeft een inwoner geen recht meer op bijzondere bijstand, dan neemt het team dat besluit, maar de beschikking volgt later. Die omvat dan niet alleen het besluit, maar ook de gevolgen van de verandering voor de uitkering en wat er eventueel nog aan vordering openstaat.
Ook aan de slag?
Om gemeenten te helpen om het percentage niet verwijtbare vorderingen aanzienlijk omlaag te brengen, ontwikkelde VNG Naleving een kort en krachtig stappenplan. Neem gerust contact op met een van onze adviseurs Werk & Inkomen als u ook meer wilt weten over onze multidisciplinaire aanpak. Zij hebben veel ervaring en helpen u graag op weg.