maandag 20 januari 2025

HR-scenariospel: samen in gesprek over arbeidsmarktoplossingen  

Arbeidskrapte is geen vluchtige trend: de vergrijzing en ontgroening (dalend aantal jongeren) nemen verder toe. De komende jaren zal het voor gemeenten steeds lastiger zijn om voldoende en goed gekwalificeerd personeel te vinden. Het is daarom belangrijk om vanuit een strategische visie te werken aan de werving, behoud en ontwikkeling van personeel en het anders organiseren van werk. 

Dit HR-scenariospel helpt hierbij. Het is een toekomstgericht denkgereedschap dat u gebruikt in voorbereiding op een strategische personeelsagenda.

Deelnemers spel

Met wie speelt u het scenariospel? 

Voor het beste resultaat speelt u met een diverse groep professionals/MT-leden uit de gemeente. Bijvoorbeeld van HR, bedrijfsvoering, beleid, uitvoering, IT en strategie.

Instroom, behoud en verzuim

Vanuit een concrete vraag aan de slag

U start het HR-scenariospel met een concrete personeelsvraag die voor uw gemeente relevant is. Denk aan: 

  • Hoe verhogen we de instroom?
  • Hoe kunnen we het ziekteverzuim verminderen?
  • Hoe behouden we onze medewerkers? 
  • Hoe zorgen we ervoor dat we zo efficiënt mogelijk werken?

Met behulp van de 4 denkkaders die bij het spel horen gaat u verder.

Illustratie spel aan de slag

Denkkaders

Met de 4 denkkaders komt u erachter wat de uitdagingen, oplossingen én kansen voor de gemeente zijn. Uiteindelijk kunt u deze bevindingen verder uitwerken tot een strategische personeelsagenda. De denkkaders zijn 4 verschillende brillen om naar personeelsvraagstukken te kijken. Dit zijn ze:

  1. Mensgericht denkkader met de focus op het bevorderen van werkgeluk; 
  2. Bestuurskundig denkkader over het op pijl houden van de gemeentelijke dienstverlening;
  3. Technologisch denkkader waarin het draait om efficiënt en effectief werken;
  4. Financieel denkkader met als streven een balans tussen inkomsten en uitgaven. 

Hoe speelt u het spel?

  1.  Vorm een kerngroep van geïnteresseerden en belanghebbenden om samen oplossingen te bedenken voor een bepaald personeelsvraagstuk. 
  2. Laat u eventueel begeleiden door een (interne) facilitator. Hij of zij bereidt samen met de groep, of een afvaardiging, de bijeenkomst voor en begeleidt de groep tijdens het spelen. 
  3. Bij de voorbereiding kunt u deze beschrijving gebruiken en de verschillende kaarten downloaden 
  4. Bedenk met de facilitator een concrete HR-vraag waarmee jullie aan de slag willen gaan.
  5. Print de 12 kaarten. Per denkkader zijn er 2 kaarten en een kaart met hulpvragen en aandachtspunten. 
  6. Bepaal hoe het spel precies gespeeld wordt. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om in rondes de verschillende denkkaders te bespreken. Begin met het mensgerichte denkkader, dan het financiële denkkader, enzovoort. Besteed per denkkader een half uur en noteer de resultaten op een flip-over. 

Na alle 4 rondes bespreken jullie de overeenkomsten en verschillen. 

  • Wat zijn de oplossingen per denkkader?
  • Wat valt op? 
  • Wat zijn de oplossingen per denkkader?
  • Wat valt op? 

Andere spelvormen zijn zeker ook mogelijk. Denk aan subgroepen, het uitnodigen van extra deelnemers of een selectie van denkkaders. De facilitator begeleidt jullie daarbij.

7. Redeneer vanuit de denkkaders naar oplossingen voor jullie personeelsvraagstuk. De thema’s uit de denkkaders geven richting en kunnen helpen bij inzichten. 
8. Na deze brainstorm, de kern van het HR-scenariospel, evalueren jullie de oplossingen. Zie volgende paragraaf. 

Illustratie van het spel - strategische agenda

Tot slot: evaluatie en prioritering

Het scenariospel heeft verschillende oplossingsrichtingen opgeleverd. Sommige zijn wellicht nog erg generiek en hebben een concretiseringsslag nodig. Daarna gaan jullie de oplossingen evalueren en prioriteren. 

Behulpzame vragen in deze fase kunnen hierbij zijn: 

  1. Welke oplossingsrichtingen kunnen worden beschouwd als laaghangend fruit en kunnen zonder al te veel moeite worden toegepast? 
  2. Welke oplossingsrichtingen zijn robuust en leveren veel impact, maar vragen om behoorlijke inzet van de gemeente of andere organisaties? 
  3.  Welke oplossingsrichtingen lijken succesvol voor bepaalde specifieke uitdagingen, maar zijn niet onmiddellijk geschikt om over de brede linie uit te voeren?
  4. Welke oplossingsrichtingen zijn interessant, maar hebben eerst meer onderzoek nodig? 
  5. Welke oplossingsrichtingen zouden in een pilot uitgeprobeerd kunnen worden?

Meer informatie over de denkkaders

Vragen?

Neem contact met ons op

Colofon

Dit scenariospel is ontwikkeld door VNG (Marlies Rosenbrand en Freija van Duijne) en A&O fonds Gemeenten (Patricia Honcoop) als bijproduct in het kader van de doorontwikkeling van de Personeelsmonitor Gemeenten van A&O fonds Gemeenten naar een kwantitatief prognosemodel en de kennisfunctie van de VNG (Planbureau voor Gemeenten).
In het proces zijn de volgende deskundigen geraadpleegd: Paul de Beer (AIAS- HSI/Universiteit van Amsterdam), Sennay Ghebreab (Universiteit van Amsterdam), Ruben Houweling (Erasmus Universiteit) en Peter van Zoest (VNG).
Daarnaast is het spel getest tijdens 2  congressen: K80 Uitvoeringskrachtig en Congres Risicoplatform Overheden in 2024.
Vormgeving en illustraties: Ymke Wieringa (VNG).
2025