Samen met gemeenten werken we aan het sterker en slimmer maken van de lokale uitvoering. We kopen samen in, werken samen aan nieuwe producten en diensten en spreken standaarden af. Dat doen we vanuit de Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering, het bijbehorende fonds GGU en subsidies vanuit het rijk. Elke gemeente kan gebruik maken van een breed aanbod producten en diensten. Hoe tevreden zijn ze hierover? Dat toetsen we continu. In deze serie interviews laten we leden aan het woord over één van de gemeenschappelijke oplossingen.
Sinds 2016 is de Gemeentelijke Inkoop bij IT Toolbox (GIBIT) beschikbaar voor gemeenten. Inmiddels maken alle 342 gemeenten er gebruik van. De GIBIT helpt gemeenten hun opdrachtgeverschap rond de ICT-inkoop te versterken, en ze meer controle en sturing te geven over de inkoop en contractmanagement.
Hiervoor kunnen gemeenten gebruikmaken van verschillende instrumenten uit de GIBIT-toolbox. Denk aan de inkoopvoorwaarden GIBIT 2023, toelichting, kwaliteitsnormen, een Overeenkomstengenerator, stappenplan aansprakelijkheid en een rekenblad schade aansprakelijkheid. Het helpt gemeenten samen op te trekken in de (gezamenlijke) inkoop van ICT-diensten en -producten. Vanwege dat versterkte opdrachtgeverschap kunnen gemeenten beter samenwerken met leveranciers en weten leveranciers welke inkoopvoorwaarden zij kunnen verwachten. De Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen biedt een duidelijke kwaliteitstandaard waar hun oplossingen aan moeten voldoen.
Door de uniformering en standaardisatie van het opdrachtgeverschap, ondersteunt de GIBIT de realisatie van een basis op orde voor gemeenten, zoals de Digitale Agenda Gemeenten 2024 voor ogen heeft. Dit sluit aan bij het streven naar één digitale overheid. Verder draagt de GIBIT dankzij de uniforme inkoopvoorwaarden bij aan efficiencyvoordelen.
‘De GIBIT stelt gemeenten in staat gezamenlijk op te treden’
Nijmegen is een van de voorlopende gemeenten en gebruikt de toolbox al sinds het begin. Het stelt Nijmegen in staat om sturing op IT te geven vanuit publieke waarden als privacy, informatiebeveiliging en inclusie, legt wethouder digitalisering en ICT Tobias van Elferen uit. 'Daar helpen de uniforme inkoopvoorwaarden en kwaliteitsnormen van de GIBIT bij.' Van Elferen ziet het dan ook als zijn persoonlijke missie om de discussie over IT en digitalisering uit het afwegingskader van de bedrijfsvoering te halen en het meer bij politieke bestuurders neer te leggen.
Een voorbeeld uit de praktijk van hoe de GIBIT de gemeente helpt om de publieke waarden te beschermen is die van een mislukte contractbespreking met een schuldhulpverleningsleverancier, die de aanbesteding had gewonnen. 'Toen wij bij de contractbesprekingen de overeenkomstgenerator uit de GIBIT als basis gebruikten, nam de leverancier een advocaat mee naar het eerste gesprek. Ondanks pogingen met mediation zijn we er niet meer uitgekomen. Ondanks de mislukte onderhandeling vind ik dit een succesverhaal. Dankzij de inkoopvoorwaarden, overeenkomsten en kwaliteitsnormen, en door deel te nemen aan de werkgroep en het forum van de GIBIT, zijn we als gemeente in staat geweest om in dit gesprek voor de belangen van onze meest kwetsbare inwoners op te komen.'
‘Onze ambtenaren zijn enthousiast hoe toepasbaar de GIBIT is’
De instrumenten uit de GIBIT maken de dagelijkse praktijk van het inkoopproces voor ambtenaren makkelijker, dankzij onderdelen zoals de overeenkomstgenerator en de voorwaarden. Ook in Nijmegen is dat het geval. Zo helpt de GIBIT gemeentebreed met de emancipatie van het inkoopproces, legt Van Elferen uit. 'Was inkoop voorheen echt alleen iets voor de afdeling inkoop en de contractjuristen. Nu zie je dat dankzij de overeenkomstgenerator het hele inkoopteam samen met elkaar bepaalt hoe zij richting leverancier wil optrekken, inclusief de mensen die inhoudelijk betrokken zijn.'
Een volgende stap zou kunnen zijn dat de GIBIT meer geïntegreerd wordt in de eigen inkoop- en ICT-systemen, gaat de wethouder verder. “Zelf zou ik het nog wel interessant vinden om de discussie te blijven voeren over die ontwikkeling en toepassing van publieke waarden bij inkoop van ICT prestaties. Hoe passen we de kwaliteitsnormen met publieke waarden toe, zoals informatiebeveiliging, privacy en digitale toegankelijkheid? Wij hebben hier in Nijmegen daarover hoge ambities. Daar verwachten we dus ook iets van onze leveranciers. Dankzij de GIBIT worden gemeenten zich steeds bewuster van hun inkooprol. Van Elferen: 'Als het lukt om de inkoop collectief te regelen, dan word je op enig moment normstellend naar je ontwikkelaars toe. Dat is precies de positie die ik zou willen pakken.'
Om die positie bij gemeenten te versterken ziet Van Elferen een drijvende kracht weggelegd voor de VNG. Die biedt een platform waarop gemeenten met elkaar kunnen vinden om die collectieve kracht te versterken. 'Het is moeilijk zat om als wethouder te sturen op publieke waarden binnen digitalisering. De GIBIT geeft je echt de middelen om dat goed te doen. Omdat we het collectief inzetten, kun je het ook heel goed uitleggen aan de eigen gemeenteraad. Verder kun je zelf laten zien dat je mede de markt vormgeeft en normeert. Je hebt eigenlijk meer sturingsmogelijkheden dan ooit in de handen als bestuurder om in het digitale domein je politieke en bestuurlijke waarden te realiseren.'
GIBIT staat voor Gemeentelijke Inkoop bij IT Toolbox. Deze voorwaarden helpen gemeenten bij het professionaliseren van het opdrachtgeverschap van ICT-diensten en –producten. Gemeentelijke diensten digitaliseren steeds verder. Dat maakt professionalisering van inkoop van ICT essentieel. De GIBIT-Toolbox levert hiervoor de basis. Op 14 mei 2021 zijn gemeenten via de ledenbrief Vernieuwde Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT Toolbox (GIBIT) geïnformeerd over het belang en de inhoud van de GIBIT. Op 5 december 2023 zijn de inkoopvoorwaarden GIBIT 2023, door het bestuur van de VNG vastgesteld als past toe of leg uit standaard voor inkoop van ICT prestaties.
Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering
De GIBIT is mede tot stand gekomen vanuit de Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering en het bijbehorende fonds GGU. Maakt uw gemeente al gebruik van de collectieve oplossingen voor onder meer het sociaal domein, de fysieke leefomgeving en op het gebied van digitalisering? Er zijn meer dan 100 producten en diensten, die de VNG samen met gemeenten ontwikkelt en beheert voor een effectieve lokale uitvoeringspraktijk.