De grondgedachte achter U-reka is dat raadsleden beter hun werk kunnen uitoefenen wanneer zij niet te veel tijd verliezen aan het zoeken van de juiste documenten, om vervolgens goed voorbereid de politieke arena te kunnen betreden. Daarmee bewijzen ze natuurlijk indirect hun kiezers een dienst.

Werkwijze

U-reka werkt als een soort laag over bestaande taakapplicaties heen en toont openbare informatie, maar ordent deze zodanig dat de gewenste documenten of videobeelden sneller weer paraat zijn. Aan de achterkant maakt de applicatie gebruik van een zogenaamde ‘kennisgraaf’, die in samenwerking met Spinque, een klein IT-bedrijf gespecialiseerd in zoekoptimalisatie, is gebouwd.

Aan de voorkant kan de gebruiker de raadsinformatie via 3 verschillende manieren terugvinden:

• ‘Raadsstukken’, de daadwerkelijke stukken zoals moties, amendementen en raadsvoorstellen maar dan op een logischere manier weergegeven dan in de oorspronkelijke taakapplicatie.
• ‘Wie zei wat’, waar je gemakkelijker terug kunt vinden wat een bepaalde wethouder of raadslid over een specifiek onderwerp heeft gezegd
• ‘Toezeggingen’, waar je als raadslid de meest actuele status van een toezegging die de wethouder of burgemeester heeft gedaan kunt inzien. 

Raadsleden maken sinds de lancering in januari 2020 veelvuldig en dankbaar gebruik van deze ‘zoekmachine’; dagelijks zijn er gemiddeld zo’n 50 zoekopdrachten. Wanneer er bij de griffie vragen komen wordt er al veelvuldig doorverwezen naar U-reka, zowel via sociale media door inwoners als e-mails van ambtenaren. 

U-reka gebruik in de toekomst

In 2022 is het de bedoeling om U-reka meer kenbaar te maken aan de Utrechtse inwoners zelf, die recht hebben op een open & transparante overheid. De applicatie voldoet aan alle digitale toegankelijkheidseisen zodat iedereen met toegang tot een computer die verbonden is met het internet (ook als app op je telefoon) hier gebruik van kan maken. Je kunt dan bijvoorbeeld sneller inzicht krijgen in het bestuurlijke besluitvormingsproces wanneer je hierin geïnteresseerd bent, maar ook heel specifiek zoeken op een onderwerp dat in jouw straat of wijk speelt.

Vanuit het actieprogramma ‘Samen stad maken op de Utrechtse manier’, waarmee de gemeente meer verschillende Utrechters wil bereiken, is het van belang dat informatie snel en visueel aantrekkelijk gepresenteerd kan worden. De griffie heeft zelf ook een democratieprogramma voor scholen en inwoners, waarbij we U-reka al aanwijzen als dé plek waar je je goed kunt laten informeren. De komende tijd gaat de griffie dit ook op bibliotheken verder uitdragen. 

Oorspronkelijk is U-reka ontwikkeld met als voornaamste doelgroep de Utrechtse raadsleden, maar binnen de ambtelijke organisatie wordt er nu ook al veelvuldig enthousiast gebruik gemaakt van de applicatie. Er wordt nu bijvoorbeeld gekeken of en hoe we juridische informatie sneller terugvindbaar kunnen maken middels U-reka (werktitel: JU-reka), ook met het oog op de komende wetgeving rondom de Wet Open Overheid.
Daarnaast is Spinque met een aantal gemeentes in gesprek (o.a. Rotterdam) om te kijken of zij de applicatie onder de generieke titel ‘Raadzaam’ voor meerdere gemeentes kunnen gaan implementeren. De oorspronkelijke noodsituatie (een spoeddebat over een heikel onderwerp waarbij raadsleden niet snel genoeg de juiste documenten in beeld hadden) die uiteindelijk mede geleid heeft tot de ontwikkeling van U-reka doet zich helaas niet alleen in Utrecht voor. Bijna iedere (overheids)organisatie kampt wel met het probleem dat informatie versnipperd is over diverse taakapplicaties, dat alleen de collega’s met de meeste dienstjaren nog weten wanneer iets was of met welke applicatie er toen gewerkt werd, of dat je simpelweg die speld in de hooiberg maar niet kan vinden. U-reka heeft hierin voor de gemeente Utrecht al veel betekend en hopelijk binnenkort voor nog meer mensen!