‘De robot is ideaal voor dit type werk. Het heeft voorgeprogrammeerde regels voor document understanding: bekijkt per zaak welke documenten er zijn. Is het niet compleet? Dan voert de robot een alternatief pad uit, om de zaken en documenten alsnog in het zaaksysteem te registeren.
Ook dan zijn er minder menselijke handelingen nodig. Het gaat om steeds dezelfde handelingen, urenlang. Ideaal om door een robot te laten doen.

De kans op fouten is nihil en de robot bespaart veel tijd. Het mooie aan de robot is ook dat je hem ook kunt aanzetten wanneer je wil en je niet gebonden bent aan kantoortijden.’

Herbruikbaar

‘De robot is zeker bruikbaar voor andere gemeenten. De robot is specifieke ontwikkeld voor de OFGV stukken. De stukken worden altijd op dezelfde manier aangeleverd door de OFGV waardoor het proces herbruikbaar is voor andere gemeenten.

Alleen de systematiek erachter kan iets anders zijn dan die de gemeente gebruikt. Het betreft dan de vakapplicaties waar dit in terecht moet komen.
Het proces is hetzelfde maar de stappen binnen het robotscript zijn dan anders. Het is wel complexe materie om een robot script te maken. Dat is aan MvR Digital Workforce overgelaten, in samenwerking met de gemeente. 

Voor Dronten is deze robot echt hét voorbeeld van vernieuwingskracht, het is een digitale medewerker, een van de vier V’s van de gemeente, en dus ook van vakmanschap. Medewerkers testten de robot steekproefsgewijs en ontdekten dat het foutpercentage nihil was. Dat schept vertrouwen. Tenslotte verbindt de robot ook: er wordt met verschillende teams samengewerkt om het proces helder te krijgen. De gemeente werd ook genomineerd voor de Softbot Award 2022 met dit initiatief.’

Dit praktijkvoorbeeld was een van de inzendingen voor de #GemeenteDelers2023.