MijnZaken, track & trace voor overheidsdienstverlening biedt inzicht, overzicht en uitzicht. Met 4 pilotgemeenten hebben wij samengewerkt om MijnZaken te ontwerpen en te beproeven met burgers en medewerkers.
et succes zijn de eerste mooie resultaten zichtbaar met heldergroen licht voor opschaling naar andere gemeenten.

Bij de OWO-gemeenten zorgt de MijnZaken-pilot ervoor dat mensen bezwaar kunnen maken op hun WOZ-waarde, waarna zij proactief terugkoppeling krijgen over besluitvorming en inzage hebben in procesverloop en het taakoverzicht, zodat ze niet voor verassingen komen te staan. 

Pilotgemeente Buren heeft MijnZaken opschalen naar 80% van hun producten opgenomen in het collegeakkoord. Pilotgemeente Den Haag is hard op weg om telefoonverkeer met 40% te reduceren met MijnZaken. Met de gemiddelde kosten van 11,- per telefoontje en over 344 gemeenten wordt uitgekomen op ruim 75 miljoen euro aan kostenbesparing. Met het succes van MijnZaken is dit opgenomen in de landelijke werkagenda door staatssecretaris Van Huffelen.

MijnZaken werkt ketenbreed en uniform: burgers en bedrijven worden op eenduidige wijze geïnformeerd, ook als bij de levering van een product of dienst meerdere (overheids)organisaties betrokken zijn.
MijnZaken is wat de burgers verwachten in het contact met de overheid: het biedt overzicht, schept vertrouwen, en biedt persoonlijk en simpel contact. Uit eerste gebruikersonderzoeken blijkt dat burgers fijn en geruststellend vinden om zo op de hoogte gehouden te willen worden door de gemeente.

Herbruikbaar

de gemeente streeft naar standaardisering van handelinsgperspectieven, te gebruiken voor alle overheidsorganisaties. Samen met de pilotgemeenten hebben is een generieke functie ontwikkeld die leveranciers kunnen aanbieden aan gemeenten in hun zaaksystemen.
MijnZaken voldoet aan de AVG-eisen en sluit aan bij de ombudsmannormen. Met zorg voor het goed inrichten van autorisatierechten in zaaksystemen is MijnZaken product- en kanaalonafhankelijk én op basis van Common Ground-principes. Veel is te kopiëren en deelbaar; denk aan API's en user cases vanuit de Service Blueprints.
MijnZaken op digitale kanalen kun je zo kopiëren vanuit NLDesign-componenten met behoud van eigen huisstijl. Omdat er veel te kopiëren is dat scheelt ook tijd, energie en geld.

Zo maakt de gemeente het open source beschikbaar, ook voor leveranciers die close source werken. Er zijn nu al 10 nieuwe gemeenten die op deze wijze aan de slag gaan met MijnZaken in 2023 en verwacht wordt dat dit nog verdubbelt.

Het bieden van statusinformatie in verschillende interactiekanalen (balie, telefoon, mijnomgeving, etc.) zorgt voor transparante en proactieve dienstverlening. Er wordt maatwerk geleverd om aan te sluiten bij de leefwereld van burgers. De vraag van de inwoner bepaalt hoe gehandeld wordt en hoe er georganiseerd wordt. Dat betekent dat de organisatie ernaar ingericht wordt. Koplopers die het belang van de burger voorop stellen en de drempel voor andere organisaties verlagen verdienen een spotlight.

De gemeente zal in 2023 opschalen met 5x meer pilots dan nu, de huidige pilots gaan hun MVP/productie fase in.

Dit praktijkvoorbeeld was een van de inzendingen voor de #GemeenteDelers2023.