De Informatieplattegrond bevat inmiddels >1650 gemeentelijke processen gekoppeld aan o.a. proces- en resultaattypen, (sub)thema's, zaaktypecatalogus, RGBZ, UPL, vertrouwelijkheidsniveau's, wettelijke kaders, WOO-categorieën, documenttypen, risiconiveaus en applicaties.
Jaartal
2025Gemeente
De Verwerkings- en Algoritmeregisters worden in 2025 toegevoegd aan de Plattegrond.
M.b.v. de Informatieplattegrond worden gemeentelijke applicaties 'by design' ingericht (inclusief automatische metadatering) en is semantische interoperabiliteit tussen deze applicaties mogelijk. Ook draagt de Informatieplattegrond bij aan automatische vernietiging en overbrenging van informatie die voortkomt uit gemeentelijke processen en zaken en faciliteert de Plattegrond proactieve geanonimiseerde publicatie i.h.k.v. de Woo. De Informatieplattegrond is primair een nadere uitwerking o.b.v. de Archiefwet (artikel 3), de Archiefregeling (artikel 18, lid 1) en Woo (artikel 2.4, lid 2), maar draagt ook bij aan de uitvoering van ‘common ground’, zaakgericht werken, de BIO-Baseline en de AVG.
O.b.v. de waarden zoals vastgelegd in de Informatieplattegrond is de GDH inmiddels verworden tot hofleverancier voor Logius’ landelijke standaardtabellen v.w.b. de UPL & ZTC.
Succesvol
De Informatieplattegrond is zowel doelmatig, rechtmatig als pragmatisch. De applicatie is raadpleegbaar voor alle ambtenaren van de GDH. Niet alleen is het een tool voor de informatiehuishouding, maar ook andere expertises (security, privacy en architectuur) en afdelingen / proceseigenaren vullen de Informatieplattegrond in en aan. Bij aanschaf / vervanging en majeure upgrades van gemeentelijke vak-, zaak- en proces applicaties is implementatie / integratie van de unieke procesnamen uit de Informatieplattegrond verplicht, zodat informatie afkomstig uit processen & zaken automatisch op het moment van ontvangst of creatie o.b.v. wet- en regelgeving wordt gemetadateerd ('ontzorgen' van de gebruiker en 'meerwaarde bieden' aan de organisatie).
Daarnaast geeft de Informatieplattegrond ‘aan de voorkant’ inzicht in welke informatie altijd te vernietigen is of (mogelijk) te bewaren en welke informatie in aanmerking komt voor proactieve geanonimiseerde publicatie i.h.k.v. de Woo. Op basis hiervan is het beheerregime van de gemeentelijke informatiehuishouding ingericht. Een praktisch toepasbare tool derhalve.
Waardevol
De Informatieplattegrond voorziet in behoeften van allerhande gebruikers binnen de organisatie. De business heeft bijvoorbeeld inzicht in de juiste bewaar- en vernietigingstermijnen van de informatie die voortkomt uit hun processen en zaken, voor Informatiehuishouding en Data- & Gegevensmanagement is het toekennen van bewaar- en vernietigingstermijnen consistent (i.t.t. vergelijkbare producten op de markt) en de Privacy Officer & Functionaris Gegevensbescherming weten of er al of geen privacygevoelige informatie in de processen voorkomt.
De applicatie is 'idiot-proof' gebouwd en is voor iedereen met een 'Haags account' device-onafhankelijk raadpleegbaar. Wanneer er gebruikerswensen zijn t.a.v. de doorontwikkeling van kunnen deze 'on the fly' aangepast worden omdat de applicatie in eigen beheer is gebouwd en wordt onderhouden.
De Informatieplattegrond is randvoorwaardelijk voor het welslagen van de Woo daar bij elk proces is vastgelegd of de informatie die daar uit voortkomt al of niet in aanmerking komt voor proactieve geanonimiseerde publicatie en om welke Woo-categorie het gaat.
Duurzaam
De opzet van de Informatieplattegrond is tot stand gekomen met betrokkenen vanuit de business (o.a. proces-en applicatie eigenaren), het Haags Gemeentearchief, de Kwartiermaker Woo, verschillende expertises (privacy, security en architectuur) en functioneel en technisch beheerders van allerhande vak-, zaak- en procesapplicaties die binnen de GDH gebruikt worden.
Er is hen gevraagd “van buiten naar binnen” te denken, of te wel: hoe kan de content zoals vastgelegd in de Informatieplattegrond bijdragen aan de maatschappelijke opgave die we als organisatie richting burgers en bedrijven te vervullen hebben? Door de gemeentelijke processen inzichtelijk te maken en verder te stroomlijnen draagt dit bij aan een betere en efficiëntere dienstverlening aan de stad.
De tool is niet opgezet als speeltje van de gemeentelijke informatiebeheer- en data- en gegevensmanagementketen maar als praktisch toepasbaar instrument binnen alle geledingen van de organisatie. De input van bovenvermelde betrokkenen is essentieel geweest voor de totstandkoming van de Informatieplattegrond.
Herbruikbaar
Gemeenten voeren grotendeels dezelfde soort processen uit. Naar schatting kunnen alle gemeenten voor >90% gebruik maken van de informatie zoals die is vastgelegd. Dit stimuleert o.a. de (semantische) interoperabiliteit tussen gemeenten en draagt bij aan een gezamenlijk kader en gedachtengoed. De Plattegrond ondersteunt het voldoen aan diverse wet- en regelgeving (Gemeentelijke Selectielijst, Archiefwet, Archiefbesluit, Archiefregeling, Woo en AVG), GEMMA, IRMA (domeinarchitectuur van de GDH), common ground en de BIO-Baseline.
Voor zover bekend voldoen veel gemeenten niet of nauwelijks aan eerder genoemde wetsartikelen en hebben niet de kennis of capaciteit dit op te zetten. Meerdere gemeenten hebben inmiddels aangegeven gebruik te willen maken van de (content zoals vastgelegd in de) Informatieplattegrond. In den lande zijn afgelopen jaren meerdere lezingen en presentaties verzorgd en zijn artikelen gewijd in o.a. OD-Magazine en IBDS-Magazine. Ander organisaties maken momenteel “getrapt” gebruik van landelijke tabellen waaraan de GDH input levert aan Logius. Ons streven is de totale content (minus privacygevoelige data) met alle gemeenten te delen.
Winnen
Het betreft 'monnikenwerk' dat voldoet aan alle denkbare voorwaarden en eisen. Andere organisaties hebben hiervoor doorgaans geen tijd of capaciteit. Er zijn géén licentiekosten, want niet afhankelijk van externe leveranciers. Het is opgezet vanuit eigen vakmanschap / expertise in een vernieuwende innovatieve opzet waarbij de business en de inwoners van de stad centraal stonden. Alle gemeenten kunnen de content gebruiken om hun Informatiehuishouding en Data & Gegevensmanagement op orde te krijgen en verder te stroomlijnen.
Datum start
01/03/2020
Datum eind
01/012/2024
Dit praktijkvoorbeeld is een van de inzendingen voor de #GemeenteDelers2025.