Het doel van procesmanagement is voor de gemeente Almere het inzicht verkrijgen in haar eigen werkwijze, om zo op zoek te gaan naar verbeteringen en het proceseigenaarschap en kwaliteitscycli te borgen. En zodoende steeds beter in control te komen.

Wat betreft de nieuwe Omgevingswet, betekende dit dat de bestaande processen moesten worden aangepast naar de situatie van de nieuwe wet, waarbij als basis is gekozen voor de GEMMA-structuur. Om dit te kunnen doen had de gemeente een platform nodig waarin zij de interactieve workshops kon faciliteren en al haar processen in kon onderbrengen.

Het aanschaffen van een nieuwe procesmanagement applicatie was dan ook een belangrijke stap voor de gemeente en deze nieuwe tool heeft tot nu dan ook een belangrijke rol gespeeld in de voorbereiding op de nieuwe Omgevingswet. De oude procesapplicatie voldeed niet meer aan de wensen voor wat betreft de ondersteuning aan interactieve workshops.

Na een aanbestedingsprocedure is de gemeente in januari 2020 aan de slag gegaan met Engage Process en werd het herontwerpen van de bestaande VTH processen het eerste grote project waar de nieuwe tool voor werd ingezet.

Onderdeel van de implementatie van de Omgevingswet was eveneens de zoektocht naar een nieuwe VTH-applicatie. Onder leiding van een SCRUM-team werd allereerst een marktconsultatie voorbereid voor de aanschaf van deze nieuwe applicatie. Het multidisciplinaire SCRUM-team bestond uit verschillende experts, waaronder:

• SCRUM master (extern)
• Inhoudelijke experts op VTH-gebied
• Beleidsadviseur VTH (product owner)
• Procesmanagement adviseur
• Functioneel applicatiebeheerder
• Informatie architect
• WKB specialist (extern)

Na de aanschaf van de nieuwe applicatie voor de Omgevingswet is het SCRUM-team verder aan de slag gegaan met het aanpassen van de bestaande processen. Met behulp van Engage Process  begon de gemeente met het importeren van de bestaande processen uit de oude applicatie naar de nieuwe omgeving, middels de import-functie van Engage Process. Sommige procesmodellen werden samen met de procesexperts van de organisatie volledig opnieuw getekend en aangevuld. Het beschrijven en verrijken van de processen is nog steeds aan de gang bij de gemeente Almere, gelukkig staat de gemeente hier niet alleen voor.

Project Referentieprocessen Omgevingswet

In het voorjaar van 2021 sloot de Gemeente Almere zich aan bij een projectgroep, bestaande uit ca. 15 gemeenten uit het netwerk van Engage Process, die samen de basis processen voor de nieuwe Omgevingswet in kaart hebben gebracht.

Hiermee is een gezamenlijk vertrekpunt gecreëerd; voorbeeldprocessen waarmee de implementatie van de Omgevingswet gemakkelijker kan verlopen.

In koppels van 2 gemeenten zijn de afgelopen periode processen beschreven en gecontroleerd. Alle proces(stappen) zijn voorzien van omschrijvingen, Rolbenamingen, Zaaktypen en Documenten om ze zo gebruiksklaar mogelijk aan te kunnen bieden.

Zo zijn er nu 30 voorbeeldprocessen in de Kennisbank van Engage Process, volgens de GEMMA-structuur. Iedere klant van Engage Process, kan deze voorbeeldprocessen eenvoudig gebruiken, verrijken en aanpassen naar de situatie van de eigen organisatie.

Het nieuwe platform

Binnen veel organisaties blijven procesmanagement en de bijhorende tooling het speeltje van de proces experts. David Hoog, Sr. proces- en businessanalist bij de gemeente Almere, legt uit dat dit niet altijd het geval hoeft te zijn en zeker ook niet wenselijk is. Proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit en actualiteit van hun processen en procesmanagement adviseurs spelen daar een adviserende en ondersteunende rol bij. Hij is gaan navragen bij de interne klant (managers en medewerkers uit het proces) van gemeente Almere, hoe zij het gebruik van Engage Process ervaren:

“Ons oude pakket was degelijk maar sloot steeds minder aan bij onze wensen voor doorontwikkeling en onze werkwijze met workshops. Engage Process is in vergelijking daarmee heel modern en werkt veel fijner. Ik heb onze interne klant wel eens gevraagd hoe zij Engage Process ervaren, want wij als experts zijn er altijd heel tevreden over. Collega’s uit de uitvoeringsorganisatie die tot nu toe met Engage te maken hebben gehad vinden de applicatie plezierig werken, de modellen zeer goed leesbaar en gebruikersvriendelijk.

Men vindt ook de reactie-mogelijkheid erg prettig. Het geeft de managers en medewerker het gevoel dat ze echt eigenaar zijn van de processen en op ieder moment inhoudelijke terugkoppeling kunnen geven.”

Volgens David sprongen de volgende mogelijkheden van Engage Process eruit tijdens het project:

• Geen brownpapersessie nodig; men kan tijdens een procesworkshop direct het proces in kaart brengen, compleet met uitzonderingen, rollen, documenten en systemen. Lijnen worden automatisch getekend, dus je kan eenvoudig aanpassingen maken waar nodig. Dit kan zelfs remote, vanuit huis.
   
• Brainstorm App; met de Brainstorm App kunnen deelnemers bovendien een procesworkshop digitale post-its met suggesties en ideeën sturen naar de Modeler, het centrale scherm. Hierdoor wordt hun deelname en betrokkenheid nog groter.
   
• Feedback module; nadat processen gepubliceerd zijn naar het digitale handboek (de Viewer in Engage Process) kunnen gebruikers met de Feedback module feedback geven op het proces. Dit ondersteunt het continue verbeterproces (PDCA cyclus) en de betrokkenheid.

Over Engage Process

Engage Process helpt medewerkers binnen alle lagen van de organisatie, om samen processen te bespreken, in kaart te brengen, te evalueren en te verbeteren. Daarbij staat “human centric” voorop en daarmee de medewerker centraal.

Het ontwerpen, analyseren en verbeteren van processen gebeurt dus met en door de mensen die dag in dag uit met deze processen werken. Daarmee wordt met procesmanagement de basis gelegd voor compliance, digitale transformatie, effectiviteitsvergroting, besparingen en andere doelstellingen.

Meer dan 230 gemeenten in Nederland, België en het Verenigd Koninkrijk werken dagelijks met Engage Process.