Een parel

Utrecht ziet monitoring als een gezamenlijk leerproces. Met de decentralisatie van overheidstaken naar gemeenten in 2015 formuleerde de gemeente Utrecht in cocreatie met partners in de stad en inwoners een aantal leidende principes voor het sociaal domein. De gemeente gebruikt deze principes nu steeds als toetssteen voor keuzes in het sociaal domein, voor de aanpak en de organisatie. Ook in de verantwoordingsgesprekken met zorgaanbieders, gemeenteraad en andere partners komen deze principes voortdurend terug. De principes zijn leidend voor zowel de inrichting van het sociaal domein als voor de opbouw en de wijze van monitoring. Daardoor passen ze bij elkaar en versterken ze elkaar.

Achtergrond en uitgangspunt

De sturingsfilosofie, gebaseerd op het model van Simons, geeft Utrecht houvast in haar visie om te werken volgens leidende principes. Deze visie is gebaseerd op leidende principes als eigen verantwoordelijkheid, keuzevrijheid en wederkerigheid bij de inwoner, het normaliseren en uitgaan van mogelijkheden, ruimte voor de professional en een eenvoudig systeem met minder bureaucratie. Dit zijn de beliefs systems in het model van Simons.

De leidende principes klinken door in de kaders die Utrecht hanteert richting zorgaanbieders. Voor het overgrote deel van de zorg en ondersteuning maakt de gemeente afspraken met zorgaanbieders over een taak voor een (deel)populatie zonder verantwoording op individueel niveau. De aanbieder bepaalt vervolgens zelf hoe zij een taak invult. Aanbieders hebben ten aanzien van cliënten een acceptatieplicht. Deze ‘taakgerichte’ uitvoeringsvariant bepaalt daarmee voor een belangrijk deel de kaders, oftewel de boundary systems in het model van Simons.

Om de geleverde zorg te monitoren volgt de gemeente bepaalde informatiestromen, de ‘stelselindicatoren’. Hierbij gaat het om de kwaliteit van de zorg (ervaringen van cliënten en professionals), het budget, de cliëntenaantallen en de wachttijd. Utrecht maakt hiervoor gebruik van het elektronisch berichtenverkeer (iWmo en iJw), waardoor de gemeente zicht heeft op wie waar en hoelang zit. Voor het (verplichte) cliëntervaringsonderzoek heeft Utrecht de Ervaringwijzer ontwikkeld. Met smileys beoordeelt de cliënt drie lijstjes met stellingen over de toegankelijkheid van hulp, de ervaren kwaliteit en het ervaren effect. In het model van Simons zijn dit de diagnostic control systems.

Utrecht spiegelt vervolgens de opgehaalde informatie aan de praktijk van de aanbieders en de leidende principes en stuurt waar nodig bij. Op deze manier leren en ontwikkelen gemeente en aanbieders samen. Dit zijn de interactive control systems in het model van Simons.

Aanpak

’Betekenisvol sturen en verantwoorden’ betekent voor Utrecht doorlopend leren met maatschappelijke partners, bijvoorbeeld in ‘samen naar de cijfers kijken’ sessies, of in thematische kenniskringen. Regelmatig duidt de gemeente de uitkomsten van de stelselindicatoren met zorgaanbieders en met de buurtteams. Hiervoor benut de gemeente de accountgesprekken die zij periodiek met de zorgaanbieders en buurtteams houdt. Op wijkniveau bekijken beleidsambtenaren en zorgprofessionals data uit de verschillende databronnen van de gemeente en aanbieders met als doel om gezamenlijk de ontwikkelingen te duiden. Hierbij staan reflectievragen centraal als ‘Wat is het verhaal achter de cijfers?’, ‘Wat is de waardering van dat verhaal?’ en ‘Zijn er verbeteracties mogelijk?’ De verkregen informatie bekijken zij ook vanuit de leidende principes. Zo ontstaat samenhang tussen de indicatoren uit de verschillende meetinstrumenten. Bovendien kunnen de partners zo samen constateren of zij binnen de kaders (boundary systems) blijven. Zo ontstaat een open en lerende sfeer tussen uitvoerders en gemeente. Beide partijen ontwikkelen zich en realiseren verbeteringen in het sociaal domein. Een voorbeeld van dit proces van samen leren en ontwikkelen is de pilot Extr@Utrecht waarin zorgaanbieders van specialistische jeugdhulp, huisartsen, jeugdartsen en het buurtteam samen experimenteerden met buurtgerichte specialistische jeugdhulp. Deze pilot was de basis van de nieuwe inrichting van de specialistische jeugdhulp die begin 2020 start.

De monitoringsinformatie delen de beleidsambtenaren periodiek met de gemeenteraad via dashboards en visualisaties. In gesprekken interpreteren zij de informatie, en bespreken zij welke informatie de gemeenteraad nodig heeft voor haar kaderstellende en controlerende rol.

Opbrengst

Het consequent bouwen aan monitoring vanuit een visie creëert ruimte om te blijven verbeteren en ontwikkelen. Het monitoren en het samen vormen van het sociaal domein gaan hand in hand. Aanbieders ervaren ruimte voor hun professionaliteit, worden aangesproken op hun verantwoordelijkheden en uitgedaagd om te doen wat nodig is. Door het gebruik van informatiestromen en de taakgerichte uitvoeringsvariant behoudt de gemeente tegelijkertijd de controle en het overzicht. De periodieke gesprekken van tellen en vertellen met aanbieders en gemeenteraad zorgen voor een open en lerende houding. Dit versterkt de samenwerking tussen gemeente en uitvoering en de transformatie van het sociaal domein.

Uitdagingen

Vertrouwen is cruciaal om een sfeer van leren en verbeteren te creëren. Het is belangrijk dat de gemeente haar visie consequent uitdraagt, consistent doorvoert in alle onderdelen en dat de partners de gemeente kunnen aanspreken op haar gedrag. De gemeente moet daarbij voortdurend kunnen schakelen tussen verschillende rollen: van regievoerder naar opdrachtgever naar samenwerkingspartner. Dit is soms ingewikkeld.

Tips

• Start met het formuleren van leidende principes. Formuleer deze visie op sturen samen met de gemeenteraad en de maatschappelijke partners en maak de principes waar nodig op maat voor jeugd, sport, etc.
• Voer regelmatig gesprekken met de gemeenteraad en de partners. Gebruik hierbij de leidende principes als toetssteen. Hierdoor gaan de principes leven en kom je samen tot verbetering. Actieve gesprekken met uitvoerders zorgt ervoor dat zij begrijpen waarom het goede informatie belangrijk is. Dat helpt om ‘het registeren’ soepel te laten verlopen.
• Communiceer duidelijk de gestelde kaders. Kom afspraken na en neem feedback van partners in ontvangst. In Utrecht spreken de buurtteamorganisaties de gemeente bijvoorbeeld aan op administratieve lasten. De gemeente neemt de feedback serieus en bespreekt in de tweewekelijkse gesprekken de rollen en taakverdeling van beide partijen. Hierdoor heerst een sfeer van vertrouwen en openheid.

Meer info

Joop van der Zee, j.van.der.zee@utrecht.nl