Een parel

Dit is een innovatieve manier van samenwerken met de gemeenteraad. De raad is een actieve partner bij het monitoren op outcome. Bij de monitoring kiest Amersfoort bovendien steeds voor een wisselende focus.

Achtergrond en uitgangspunt

In 2014 is de afdeling O&S met de gemeenteraad in gesprek gegaan over wat zij wil monitoren. Zo wilde O&S voorsorteren op de transities en wat die moeten opleveren. Dit paste in het toenmalige programma Bestuurlijke vernieuwing, waarin Amersfoort zocht naar nieuwe manieren om samen te werken met de gemeenteraad. Dit resulteerde in werkgroepen met ambtenaren én raadsleden.

Aanpak

Uit onderzoek van de Amersfoortse rekenkamer bleek dat de koppeling tussen beleidsdoelen en inzet sterker kon. Die samenhang was versnipperd over verschillende beleidsnota’s. O&S heeft met beleidsambtenaren gesproken over de beleidsplannen en de doelen die daarin staan. Zij bespraken thema’s als opgroeien en langer thuis wonen: welke overkoepelende doelen kunnen we formuleren, welke richting willen we op met dat thema en welke indicatoren geven ons daar inzicht in?

Dit resulteerde in ‘doelenbomen‘ die O&S besprak met de gemeenteraad tijdens een gezamenlijke werkconferentie. Daar ervaarden raadsleden en ambtenaren hoe lastig het is om goede doelen te formuleren en om indicatoren en de data die daaruit voortkomen te interpreteren. In een quiz moesten zij het toegenomen gebruik van jeugdzorg duiden: waardoor komt die stijging? En is dat eigenlijk positief of negatief?

Na de werkconferentie gingen vier gemeenteraadsleden met een beleidsmedewerker, een onderzoeker en een data-analist aan de slag. Zij schreven een raadsvoorstel voor een jaarlijkse monitor op outcome, de Monitor Sociaal Domein. Hierin moesten niet de ‘standaard’ cliëntenaantallen, verwijsstromen e.d. staan, zeker niet als die stabiel bleken. De werkgroep wilde niet meer ‘van alles een beetje’. Zij koos ervoor ‘de diepte in’ te gaan op onderwerpen als de wijkteams en werk en inkomen. De gemeenteraad selecteerde met O&S de onderwerpen.

‘De diepte in’ betekent tellen én vertellen; dus kwantitatieve én kwalitatieve informatie. Voor het kwalitatieve onderzoek gebruikt O&S interviews met inwoners over de ervaren dienstverlening, casusbeschrijvingen en voorbeelden die de cijfers duiden. Dit geeft meer inzicht over om welke mensen het eigenlijk gaat, en waarom bij bepaalde groepen iets niet lukt.

De onderzoekers houden regelmatig contact met de raadsleden. Zo weten deze van de hobbels in het onderzoek en kunnen de onderzoekers dilemma’s met hen bespreken. Bij het onderzoek naar wijkteams wilde O&S via de wijkteams inwoners werven, maar de gemeenteraad was huiverig voor vooringenomenheid. Vervolgens kozen raad en O&S samen voor een aselecte steekproef op basis van bepaalde kenmerken. De raadsleden denken ook mee over de keuze van outcome-indicatoren. Dat de gemeenteraad zo tijdens het proces betrokken blijft, heeft als voordeel dat het eindproduct bij hun verwachtingen aansluit.

Opbrengst

Het heeft meerwaarde om de gemeenteraad in het proces van monitoring mee te nemen. Raadsleden zijn zich dan meer bewust van wat ze willen weten, wat ze vragen en hoe belangrijk het verhaal achter de cijfers is. Een stijging in cliëntenaantallen hoeft bijvoorbeeld niet alleen veroorzaakt te worden door een groeiende behoefte, maar kan ook veroorzaakt worden door een andere inkoop, of door administratieve wijzigingen.

Sommige gemeenteraadsleden nemen de Monitor Sociaal Domein nu altijd mee naar raadsvergaderingen, als achtergrondinformatie tijdens gesprekken. De informatie leeft en wordt benut. De uitkomsten van de monitor zijn besproken met de wijkteams: wat kunnen we hiervan leren? Leerpunten zijn er. op het terrein van nazorg en helderheid over verwachtingen bij cliënten. Aan de hand van cases kun je nog meer de diepte in.

Uitdagingen

Een veelgehoorde vraag in Amersfoort was: hoe representatief is het kwalitatieve deel. Eerst presenteerden de onderzoekers het kwantitatieve en kwalitatieve deel apart. In de huidige monitor zijn deze onderdelen verbonden, waardoor de kwalitatieve data de kwantitatieve data verdiepen, bevestigen of illustreren.

De leercyclus rond monitoring kan nog beter, voor beleidsmedewerkers en voor professionals. Een leercyclus vanuit kwantitatief onderzoek inzetten lukt niet. Daarvoor heb je kwalitatief onderzoek nodig. Casussen en cliëntverhalen helpen daarbij: wat had in dit geval beter gekund? Is dat exemplarisch voor andere gevallen? Amersfoort zet voor de wijkteams nu ook ‘spiegelgesprekken’ in. Bij een spiegelgesprek bespreekt een groep inwoners hun ervaringen. Dit gebeurt in de aanwezigheid van professionals en ambtenaren, die daarbij alleen mogen luisteren. Amersfoort wil meer data-gestuurd gaan werken. Het ‘IJslandse model’ is hierbij het voorbeeld. In IJsland wilde de overheid het middelengebruik onder jongeren naar beneden brengen. Aan de voorkant heeft zij veel geïnvesteerd in literatuuronderzoek. En door een uitgebreide vragenlijst uit te zetten creëerde zij lokaal zicht op hoe het komt dat jongeren wel/geen middelen gebruiken. De interventies werden afgestemd op de lokale situatie en de kennis daarover. De effectiviteit hiervan bleek groot.

Tips

• Amersfoort wil beter gebruik maken van lokaal en landelijk onderzoek. Dit kunnen kleinere gemeenten zonder onderzoeksafdeling ook doen. Maak slim gebruik van wat er allemaal is, ook bij partners in de stad. Maar je gemeente moet wel zo willen werken. Amersfoort heeft dit vastgelegd in het coalitieakkoord.
• Organiseer een sessie met raadsleden en bespreek met hen de uitgangspunten voor monitoring in de toekomst. Bereid als beleidsambtenaar dit gesprek goed voor en stuur in de sessie op het belang van outcome-gericht werken en monitoren. Laat de raadsleden ervaren dat dat soms lastig kan zijn. Oriënteer je ook op voorbeelden van andere gemeenten in de VNG-etalage. Dat biedt inspiratie voor jezelf, maar met behulp van concrete voorbeelden kun je beter adviseren over wat past bij jouw gemeenteraad.

Meer info

Zwaantina van der Veen, Z.vanderVeen@amersfoort.nl,