Een stevige poort voorkomt dat mensen krijgen waar ze geen recht op hebben. Met een geautomatiseerde poort win je ook nog eens tijd én minimaliseer je het risico op fouten.

toezichthouder gemeente Groningen

Het versterken van preventie stond al een tijdje hoog op de agenda van Martin Broere, toezichthouder en handhavingsspecialist Participatiewet en BRP bij de gemeente Groningen. Hij had daarom de uitgesproken wens om handhaving in het aanvraagproces te robotiseren. De coronacrisis bood hem en zijn collega’s de kans om die slag sneller dan verwacht te maken.

Ook de gemeente Groningen moest op stel en sprong aan de slag met de Tozo. Hoe hebben jullie dit aangepakt?    

We stelden een team samen van rond de 80 medewerkers, die zich van een paar uur per week tot een volledige werkweek bezighielden met de Tozo. Later konden we dit aantal terugbrengen tot ongeveer 20 medewerkers. Snelheid was geboden, omdat veel door de crisis getroffen ondernemers in zwaar weer verkeerden. Daarom verstrekten we voorschotten. Maar… we checkten elk voorschot wel in Suwinet op rechtmatigheid. Doe je dat niet, dan zadel je de organisatie achteraf op met heel veel werk. Bovendien voorkom je zo ellende voor ‘onterechte ontvangers’. We hielden 9% van de ruim 4.800 aanvragen voor Tozo-1 tegen aan de poort. Mensen ontvingen bijvoorbeeld studiefinanciering of voldeden niet aan het urencriterium voor zelfstandigen.

We hebben ook 4 handhavers ingezet om alle zaken – als extra vangnet – te fiatteren. Veel aanvragen stuurden we met de nodige aandachtspunten terug naar het Tozo-team. Zo voedden we medewerkers met weinig ervaring met rechtmatigheid meteen met de nodige kennis voor het verdere traject. En ook de handhavers leerden van de Tozo. Wij moesten op een andere manier leren kijken naar de aanvragen omdat de voorwaarden anders waren dan bij de Participatiewet.

In alle gekte die deze crisis met zich meebracht, zijn wij er als handhavers in geslaagd om effectief, preventief te werken. De signalen die we na Tozo-2 ontvingen van het Inlichtingenbureau, betroffen ‘slechts’ 257 zaken. Dat is niets op het enorme aantal aanvragen. Uiteindelijk moesten we hiervan iets minder dan 40 zaken rechttrekken.

Maar dit was nog wel allemaal mensenwerk. Vanaf wanneer deed de robotisering haar intrede en hoe ziet dat eruit?

Vanuit handhaving ben ik al een tijdje bezig met het ‘promoten’ van robotisering. Eigenlijk maakte deze crisis de weg vrij om het te implementeren. Het was in deze situatie niet lastig om mensen te overtuigen van het belang ervan. Vanaf de laatste fase van Tozo-2 ontving de medewerker voor elke aanvraag die gedaan werd automatisch een verwonderlijstje in pdf-formaat. Het resultaat van een koppeling met verschillende systemen die wij vergeleken met de inhoud van de door de burger ingevulde aanvraag. De BRP, ons eigen uitkeringssysteem, Suwinet. Het concept is heel simpel. Zijn de letters van de titel rood, dan is er een specifieke verwondering die je als medewerker moet checken. Zijn ze zwart, dan roepen de eerdergenoemde systemen geen vragen op. Het scheelt dat je als medewerker niet meer keer op keer alle systemen langs hoeft te lopen. Zelf kwam ik er tijdens het fiatteren achter dat je constant op je muis aan het klikken bent. Onhandig en zonde van de tijd.

Een ander belangrijk argument gaat over het minimaliseren van risico’s. De mens is de grootste kracht in het beoordelen van de aanvraag, maar tegelijkertijd ook het grootste risico. Als je dagelijks 10-tallen Tozo-aanvragen behandelt, kan hier een zekere moeheid in ontstaan. Je ziet dan zaken over het hoofd. De automatiseringsslag haalt die foutmarge eruit en mensen kunnen in hun kracht blijven werken.

Automatisering en persoonlijke gegevens. Daarbij doemt tegenwoordig direct de privacy-vraag op. Hoe ging je daarmee om?

Tegen het einde van Tozo-1 kreeg ons idee vleugels. Ik heb toen direct contact gezocht met onze privacy-officer. Puntsgewijs hebben we de werkwijze doorlopen. Zijn reactie was dat we privacy-technisch niets anders deden dan wat we nu handmatig uitvoerden. Dat was meteen groen licht voor de inzet van de werkwijze voor de Participatiewet. Net als bij de Tozo cross-checken we daar alleen op objectieve feiten. We kijken dus niet naar persoonskenmerken, maar naar gedragskenmerken. Denk aan een verschil tussen het aantal mensen op een adres in de BRP en de opgave van een aanvrager. Of iemand geeft aan dat hij geen vermogen heeft, maar er staan wel 3 kentekens op zijn naam. Dat leidt tot een verwondering. Het zijn dezelfde indicatoren die we voorheen handmatig in verschillende systemen moesten zoeken. Nu staat alles met een druk op de knop in een overzichtelijke pdf.

De informatie die we gebruiken houden we dus heel feitelijk en objectief. Daarnaast moeten we garanderen dat we het verwonderlijstje in het zaaksysteem koppelen aan de aanvraag om niet onder het regime van de Archiefwet te vallen. Het sluit gewoon naadloos aan op wat we al doen.

Dus de Tozo was een vliegwiel voor de inzet van ‘geautomatiseerde preventie’ binnen de Participatiewet?

Zeker. Voor de Participatiewet is het oorspronkelijke idee ook ontstaan. Het mooie is dat we nu in de praktijk kunnen laten zien hoe het werkt. Dat werkt toch veel beter dan een theoretisch verhaal. We werken er nu al mee bij alle aanvragen bijzondere bijstand en starten er in december mee voor aanvragen levensonderhoud. We zijn op dit moment bezig om er nog meer specifieke vergelijkingen vanuit Suwinet in te zetten. Denk aan RDW-gegevens en informatie van de Belastingdienst over bijvoorbeeld het aantal bankrekeningen. Dat heeft betrekking op vermogensbestanddelen. We willen voorkomen dat iemand ongezien vermogen kan wegsluizen voor de aanvraag.

En we kúnnen ons nu alweer voor 100% richten op ons reguliere werk. De preventieve manier van werken bij de Tozo heeft ervoor gezorgd dat de bak met Tozo-handhavingszaken zo goed als leeg is. Ik ben best trots op wat we bereikt hebben. Helemaal als ik hoor dat er gemeenten zijn die soms meer dan 10.000 Tozo-aanvragen blind hebben verstrekt en nu met duizenden IB-signalen zitten. Dat is zeker geen leedvermaak. Maar wel een bevestiging dat je door te investeren in preventie aan de poort uiteindelijk veel bespaart. Zowel in financieel als in menselijk opzicht. En als je die poort dan ook nog eens relatief eenvoudig kunt robotiseren, dan maak je echt een grote stap voorwaarts in je handhaving.

Meer informatie

  • Wilt u meer informatie over de werkwijze in Groningen? Mail dan met Rudy Kok

Lees ook: Hoe de coronacrisis leidde tot effectievere handhaving W&I