Met behulp van dit stappenplan biedt Team GIBIT overzicht van de te nemen stappen om de GIBIT 2023 (dwz de Toolbox) volledig en effectief te gebruiken. De GIBIT 2023 is naast aanbesteden bij alle vormen van IT-inkoop inzetbaar.
Starten met de GIBIT Toolbox
1. Vorm als gemeente een vast projectteam met collega’s die verstand hebben van:
- Inkoop- en aanbesteding
- Contract- en leveranciersmanagement
- ICT
- Juridisch
Afhankelijk van de uit te vragen ICT-Prestatie vult u dit vaste groepje aan met collega’s die verstand hebben van:
- Privacy- & informatieveiligheid
- Deelnemer(s) uit de vakafdeling.
2. Ga na of de besluitvorming omtrent toepassing van de GIBIT 2023 met het gemeentelijk bestuur is ingeregeld of dat u daar nog bestuurlijk advies, besluit of mededeling heeft te doen.
3. Maak het gebruik van de Gibit 2023 intern bekend.
4. Neem kennis van de Toolbox op de website.
5. Doe een proef-invulling van de overeenkomstengenerator ten behoeve van uw eigen organisatie en wanneer nodig een fictief inkoopvoorbeeld. Doe dit ook voor de documenten bij punt 8, 9, 10 en 13 uit deze opsomming.
6. Check de ”toelichting wijzigingen GIBIT 2020-2023“. Hierin worden de artikelen waarop de GIBIT 2023 verschilt met de GIBIT toegelicht.
7. Bespreek met uw huidige leveranciers en marktpartijen waar u mee samenwerkt de GIBIT 2023. Mocht u op- of aanmerkingen hebben over de samenwerking met leveranciers? Stel een vraag op het forum.vng.nl groep GIBIT of dien daar u situatie als casus in. Let op aanmelden en inloggen is verplicht, het betreft een forum voor alleen gemeenten en aanverwante organisaties.
Inkopen en aanbesteden
8. Omschrijf de uitgevraagde ICT-Prestatie kernachtig. Bijvoorbeeld omschrijving: applicatie, taak, domein en voor welke organisatie of onderdeel daarvan en werk dit verderzo volledig mogelijk. Zowel functioneel (altijd) als technisch (indien van toepassing). Maak hierbij ook gebruik van de template “Plan van eisen 0.3”.
9. Werk de template “checklist kwaliteitsnormen” uit.
10. Werk de template “checklist hoogte aansprakelijkheid” uit.
11.Stel een beschrijvend document op. De collega’s van Inkoop- en Aanbesteding hebben daar vaak een sjabloon voor.
12. Maak een concept overeenkomst met gebruik van de overeenkomstengenerator. Benut daarbij de ruimte die de GIBIT 2023 biedt om nadere afspraken te maken bij het zoeken naar de juiste proportionaliteit.
13. Vul de “risico analyse leveranciers” in voor het deel dat u weet en voeg deze samen met evt. andere stukken, zoals de GIBIT 2023, toe als bijlage aan de overeenkomst.
14. Bij Europese aanbestedingen: Publiceer de uitgevraagde ICT-Prestatie in de markt (bijv. via TenderNed) en voeg de concept-overeenkomst en alle bijlagen toe.
15. Doorloop het beoordelingsproces behorend bij het gekozen inkoopproces.
16. Na gunning laat je de definitieve overeenkomst/bijlagen ondertekenen.
Meer informatie
- Zie de GIBIT-pagina voor alle documenten
- Ga naar het VNG-forum