maandag 28 maart 2022

Met behulp van dit stappenplan biedt Team GIBIT overzicht van de te nemen stappen om de GIBIT 2020 Toolbox volledig en effectief te gebruiken. De GIBIT 2020 is naast Europees aanbesteden bij alle vormen van IT-inkoop inzetbaar.

Starten met de GIBIT Toolbox

1. Vorm als gemeente een vast projectteam met collega’s die verstand hebben van:

  • Inkoop- en aanbesteding
  • Contract- en leveranciersmanagement
  • ICT 
  • Juridisch

Afhankelijk van de uit te vragen ICT-Prestatie vul je dit vaste groepje aan met collega’s die verstand hebben van: 

  • Privacy- & informatieveiligheid
  • Deelnemer(s) uit de vakafdeling.

2. Ga na of de besluitvorming omtrent toepassing van de GIBIT 2020 met het gemeentelijk bestuur is ingeregeld.

3. Maak het gebruik van de Gibit 2020 intern bekend.

4. Neem kennis van de Toolbox op de website. 

5. Doe een proef-invulling van de overeenkomstengenerator ten behoeve van je eigen organisatie en wanneer nodig een fictief inkoopvoorbeeld. Doe dit ook voor de documenten bij punt 9, 10 en 13.

6. Check de ”update GIBIT 2020“. Hierin worden de 15 punten waarop de GIBIT 2020 verschilt met de GIBIT 2016 toegelicht.

7. Bespreek met je huidige leveranciers en marktpartijen waar je mee samenwerkt de GIBIT 2020. Mocht je op of aanmerkingen hebben over de samenwerking met leveranciers? Dien dan je situatie als casus in bij GIBIT@VNG.nl onder de noemer: ‘Meldpunt samenwerking leveranciers’.

Inkopen en aanbesteden

8. Omschrijf de uitgevraagde ICT-Prestatie zo volledig mogelijk. Zowel functioneel (altijd) als technisch (indien van toepassing). Maak hierbij ook gebruik van de template “masterlist standaard eisen”.

9. Werk de template “checklist kwaliteitsnormen” uit.

10. Werk de template “checklist hoogte aansprakelijkheid” uit.

11.Stel een beschrijvend document op. De collega’s van Inkoop- en Aanbesteding hebben daar vaak een sjabloon voor. 

12. Maak een concept overeenkomst met gebruik van de overeenkomstengenerator. Benut daarbij de ruimte die de GIBIT 2020 biedt om nadere afspraken te maken bij het zoeken naar de juiste proportionaliteit.

13. Neem kennis van “risico analyse leveranciers” en voeg deze samen met evt. andere stukken, zoals de Gibit 2020, toe als bijlage aan de overeenkomst.

14. Bij Europese aanbestedingen: Publiceer de uitgevraagde ICT-Prestatie in de markt (bijv. via TenderNed) en voeg de concept-overeenkomst en alle bijlagen toe.

15. Doorloop het beoordelingsproces behorend bij het gekozen inkoopproces.

16. Na gunning laat je de definitieve overeenkomst/bijlagen ondertekenen.

Documentatie