Nieuwe regels, nieuwe procedure

Bij het bouwen van een bouwwerk (GK1), bijvoorbeeld een eengezinswoning, krijgt men te maken met de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen. Naast het aanvragen van een vergunning of het doen van een melding zijn er mogelijk nog andere toestemmingen nodig voordat er gebouwd mag gaan worden. Het is aan u als gemeente om initiatiefnemers te informeren over welke toestemmingen er nodig zijn en welke actie wanneer van hem of haar verwacht wordt. Het voldoen van alle verplichtingen (vergunning-, meldings- en informatieplicht) kan mogelijk vereist zijn om het starten van de bouwwerkzaamheden toe te staan. Gaat u dus na hoe uw gemeente hiermee omgaat. 

Procescommunicatie

Naast volledigheid van de benodigde toestemmingen is een volgordelijke indiening ook van belang. Door initiatiefnemers gedurende het proces communicatief te begeleiden vergroot u als gemeente de kans dat de indiening zo efficiënt mogelijk doorlopen kan worden. Visuele communicatie zoals pictogrammen, symbolen of infographics kan in dergelijke gevallen extra comfort bieden aan de initiatiefnemer. Naast het attenderen op de volgordelijkheid van het proces kunt u hiermee ook aangeven welke termijn staat voor een toestemming. Voor bepaalde toestemmingen gelden namelijk vaste wettelijke termijnen. Informeer u de initiatiefnemer dus tijdig over deze geldende termijnen.

Pictogrammen

Met visuele communicatie, zoals pictogrammen, helpen een tekstuele boodschap, instructie of andersoortige informatie te verduidelijken. Door het toevoegen van beeld wordt aan de ontvanger extra context geboden wat kan helpen bijvoorbeeld in het navigeren in een proces. Ook helpen pictogrammen om complexe informatie op een meer toegankelijke manier over te brengen.

De pictogrammen toestemmingen Wkb helpen met het visueel duidelijk maken:

• Welke activiteiten en/of toestemmingen nodig zijn tijdens het proces van indiening.
• Op welk moment in het proces deze activiteit/toestemming plaatsvinden.
• Welke vervolgstappen een initiatiefnemer moet doen en in welke volgorde.

Door het opnemen van pictogrammen in de communicatie, bijvoorbeeld in de VTH-brieven, vergroot u als gemeente de kans dat de initiatiefnemer het proces volgordelijk en zo efficiënt mogelijk doorloopt. Met deze serie van pictogrammen komt ook een gebruiksinstructie. Hierin staan onder andere tips hoe de pictogrammen toegepast kunnen worden in 'eigen' communicatiemiddelen. 

Volgordelijkheid proces

De pictogrammen maken visueel duidelijk en inzichtelijk wat de stappen zijn die een initiatiefnemer moet nemen. Naast het attenderen op de volgordelijkheid van het proces biedt u ook de gelegenheid om aan te geven hoeveel tijd er staat voor een toestemming. Voor bepaalde toestemmingen gelden namelijk vaste wettelijke termijnen. Wij adviseren deze termijn tijdig te communiceren. 

Het volgordelijk indienen kan gestimuleerd worden door bijvoorbeeld het aanbrengen van bepaalde categorieën:

1. Voorbereiding

• Initiatief en planvorming
• Check vergunning- of meldingsplicht
• Zoek een kwaliteitsborger

2. Indienen van aanvraag of melding

• Indiening bouwmelding
• Indienen vergunningaanvraag
• Beoordeling door gemeente en kwaliteitsborger

3. Uitvoering van bouwwerk

• Start bouw
• Toezicht door kwaliteitsborger
• Documenteren en rapporteren bouwkwaliteit

4. Oplevering en afronding

• Verklaring kwaliteitsborger
• Gereedmelding bij gemeente
• Handhaving door gemeente
• Ingebruikname

Gemeentelijke middelen 

Gemeenten kunnen de pictogrammen bijvoorbeeld gebruiken in:

• VTH-brieven: Om per brief aan te geven welke onderdelen een initiatiefnemer nog moet indienen/doorlopen.
• Websites en digitale portalen: Voor visuele ondersteuning van de dienstverlening en uitleg over de Wkb. 
• Informatiebrochures: Voor visuele ondersteuning bij schriftelijke uitleg Wkb aan inwoners en bedrijven.
• Informatieavonden: Om aan inwoners en bedrijven het Wkb proces duidelijk en inzichtelijk te maken.
• Presentaties: Voor visuele ondersteuning in procesoverzichten, stappenplannen en beslisbomen.

Voorbeeld middel 

Ter inspiratie vind u hier een voorbeeld van een communicatiemiddel waar pictogrammen in zijn opgenomen: een VTH-brief (regio IJsslelland) met ontvangstbevestiging van de bouwmelding bouwactiviteit (5.1).

Onderwerp: Bevestiging ontvangst bouwmelding

Indienen bouwmelding: < status > Uw melding is ontvangen en wordt beoordeeld. Na beoordeling door de kwaliteitsborger ontvangt u binnen 4 weken een reactie van de gemeente. Let op: Voor de start van het bouw dient u nog deze toestemmingen te verkrijgen. 

< hier de pictogrammen tonen van >

• Informatieplicht: Bouw- en sloopveiligheid, Start bouwwerkzaamheden, Strijdigheid, Einde bouwwerkzaamheden
• Melding: Gereedmelding 

U mag starten zodra deze toestemmingen is ontvangen.

Tips

• Elke pictogram is voorzien van een titel. Als dit gewenst is doe er een korte toelichting in eenvoudige taal bij. 
• Zorg voor een consequente toepassing van de pictogrammen in alle communicatie-uitingen voor herkenbare en eenduidige communicatie.
• Vermeld waar nodig bij de onderdelen de geldende termijnen.

Vragen?

Heeft u vragen over de Wkb-pictogrammenset? Neem dan contact met ons op via wkb@vng.nl o.v.v. Wkb-pictogrammen.

Ook uw eigen toepassingen en tips, tricks en ervaringen met het inzetten van de Wkb-pictogrammen zijn van harte welkom! U heeft voordeel van materialen en goede voorbeelden van de VNG en gemeenten. Omgekeerd kunnen andere gemeenten er op deze manier ook weer hun voordeel van hebben.