Met het idee '21 weten én kunnen meer dan 1', hebben de provincie Drenthe, de gemeenten, waterschappen, omgevingsdienst, Veiligheidsregio, GGD en Rijkswaterstaat de handen ineengeslagen. Maar liefst 21 organisaties vormen met elkaar het Omgevingsplatform Drenthe (OPD) dat in 5 jaar tijd een inspirerend voorbeeld is geworden van effectieve ketensamenwerking onder de Omgevingswet. Wat maakt het OPD zo succesvol? En wat zijn de doelen voor de komende jaren?
Een gesprek met 2 enthousiaste betrokkenen van het eerste uur: Martha Buitenkamp, OPD-procesbegeleider, en Coert Fossen, OPD-projectleider vanuit de omgevingsdienst.
OPD 1.0: de regio klaarstomen voor de Omgevingswet
In 2019 kwam het OPD tot leven. In de jaren daarna kreeg het platform vaste vorm met een maandelijks overleg met de centrale deelnemers over alles wat er rond de invoering van de Omgevingswet speelt, een periodiek opdrachtgeversoverleg op MT-niveau en een halfjaarlijkse bijpraatsessie met het bestuur. Op uitvoerend niveau hielden 8 werkgroepen zich bezig met het uitwerken van producten en afspraken. In totaal hebben we het over ongeveer 160 actief betrokken personen die de keten klaarstoomden voor de Omgevingswet. 'De meerwaarde van het platform zit hem vooral in het gezamenlijk oppakken van zaken die we anders individueel hadden moeten uitvoeren,' stelt Fossen. 'Dit levert tijdwinst op én sluit aan bij de integrale benadering die de Omgevingswet van ons verlangt. We hebben de samenwerking bovendien heel concreet uitgewerkt in afsprakendocumenten. Neem bijvoorbeeld de werkwijze bij een vergunningsaanvraag: voor alle partijen die in actie moeten komen is nu helder wie het voortouw neemt, wat er van wie wordt verwacht en welke termijnen en tussenproducten hierbij horen.'
Buitenkamp vult aan: 'We hebben echt sámen het wiel uitgevonden en de samenwerking rondom alle activiteiten praktisch vormgegeven. Onze RIO was hierbij onmisbaar met zijn deskundigheid, netwerk en zijn verbinding met landelijke ontwikkelingen. Het is veel makkelijker geworden om elkaar op te zoeken doordat men de gezichten bij vakgenoten en samenwerkingspartners kent. Ook hebben we veel energie gestoken in kennisdeling – iedereen weet nu goed waar de kennis te vinden is.' Kennis werd onder meer gedeeld via gezamenlijke opleidingen, zoals in de praktijk oefenen met het DSO. Hierbij kwamen deelnemers fysiek samen om echte casussen uit te werken in een testsysteem. 'Een aanvraag kwam bijvoorbeeld binnen bij een gemeente en die moest samenwerken met het waterschap, of de omgevingsdienst,' vervolgt Buitenkamp. 'Wat gaat goed, wat gaat fout, welke afspraken moeten we maken? Inmiddels hebben we een hele serie kennissessies – met thema’s als het omgevingsplan, of de bruidsschat – waarvoor je je online kunt aanmelden. We proberen er ook altijd een expert bij te halen die er veel vanaf weet.'
We hebben echt samen het wiel uitgevonden en de samenwerking rondom alle activiteiten praktisch vormgegeven. Het is veel makkelijker geworden om elkaar op te zoeken. Ook hebben we veel energie gestoken in kennisdeling – iedereen weet nu goed waar de kennis te vinden is. - Martha Buitenkamp
OPD 2.0: focus op ondersteuning uitvoeringspraktijk en optimale samenwerking
Nu de Omgevingswet ruim een jaar in werking is, is het tijd voor OPD 2.0. De ketenpartners bevinden zich in verschillende implementatiefasen, de capaciteit wordt schaarser, vrijblijvendheid begint wat op de loer te liggen én er spelen andere behoeften. De handtekeningen voor de tweede ronde zijn inmiddels gezet. Buitenkamp: 'Alle betrokken partijen hebben voor 2 jaar een samenwerkingsovereenkomst getekend. Nog steeds levert iedere partij een financiële bijdrage, zodat we de continuïteit zelf kunnen waarborgen.' En die continuïteit is nodig, aldus Fossen: 'OPD 1.0 heeft zich vooral gericht op ontwikkeling en voorbereiding voor de Omgevingswet. Nu deze er zonder grote ongelukken is gekomen, zien we her en der het beeld ontstaan dat alles prima loopt en we de teugels kunnen laten vieren. Terwijl we juist moeten doorpakken, we hebben nog een hoop te doen met elkaar!' Om te voorkomen dat het platform te vrijblijvend wordt, stelt de provincie Drenthe daarom een OPD-regisseur aan die zowel project- als procesmanagement op zich neemt, en een ondersteuner die faciliteert; denk aan afspraken, notulen en nieuwsbrieven. De samenwerkingspartners betalen deze regisseur en ondersteuner gezamenlijk.
Fossen vervolgt: 'De werkgroepen en kennissessies blijven bestaan, maar de focus van het platform komt steeds meer te liggen op ondersteuning van de uitvoeringspraktijk. Waarbij verbinding tussen deelnemers, het onderhouden van de netwerken, steeds belangrijker wordt. Iedereen loopt nu in zijn eigen tempo tegen heel praktische problemen aan. En dan is de vraag: wie kan ik bellen die dit herkent en hoe lossen we dit op? We hopen vooral dat men op de werkvloer niet met een vraagteken op het hoofd blijft lopen, maar elkaar weet te vinden, ook bij buurgemeenten. Ook willen we helpen bij een concrete start met het omgevingsplan. 2032 lijkt ver weg, maar je moet nu wel beginnen! Hopelijk ontstaan er snel goede voorbeelden om elkaar te inspireren en van te leren. We zetten dan ook actief in op opleiding en samenwerking op thema’s als omgevingsplan, omgevingsprogramma en toepasbare regels.'
De focus van het platform komt steeds meer te liggen op ondersteuning van de uitvoeringspraktijk. Waarbij verbinding tussen deelnemers, steeds belangrijker wordt. We hopen vooral dat men op de werkvloer niet met een vraagteken op het hoofd blijft lopen, maar elkaar weet te vinden, ook bij buurgemeenten. - Coert Fossen
Meer uniformiteit in leges en softwarepakketten geeft tijdwinst
Buitenkamp: 'We willen bovendien kijken waar meer uniformiteit verstandig kan zijn. De deelnemende organisaties hebben niet altijd dezelfde keuzes gemaakt, bijvoorbeeld in de aanschaf van softwaresystemen of hoe ze leges opzetten. Als elke gemeente hetzelfde met leges omgaat, wordt het voorspelbaarder voor de burger én beter werkbaar voor omgevingsdiensten.' 'Leges moeten wij binnen de omgevingsdienst namelijk in een vroeg stadium bekendmaken, zodat de opdrachtgever op tijd weet met welke kosten hij te maken krijgt,' legt Fossen uit. 'Als elke gemeente dezelfde tabellen hanteert, dan wordt ons werk veel makkelijker en minder tijdrovend. En ook op het gebied van software is een dergelijke winst te behalen. Als we meer dezelfde softwarepakketten gebruiken, scheelt dit in de kosten van zowel aanbesteding als onderhoud. En hebben we bovendien meer invloed richting leveranciers om wensen door te voeren. Dus ook hier sturen we op aan binnen het OPD.'
Commitment is sleutel tot succes samenwerkingsplatform
Wie benieuwd is wat er nu en in de toekomst nog meer gebeurt binnen het platform, kan zich binnenkort abonneren op de nieuwsbrief. En met een beetje geluk is er op niet al te lange termijn ook een website. Buitenkamp: 'Ja, op communicatievlak hebben we nog een slag te slaan. De nieuwe regisseur en ondersteuner gaan hier een belangrijke rol in spelen.'
En voor wie inmiddels ook een regionaal samenwerkingsplatform overweegt, hameren Fossen en Buitenkamp beiden op de wíl om dit te doen. Buitenkamp: 'In Drenthe zijn er veel kleine gemeenten die relatief veel baat hebben bij een dergelijke samenwerking. Maar iedereen moet bereid zijn er geld en energie in te stoppen.' Waarop Fossen benadrukt: 'Besef dat het niet alleen een kwestie van halen is, maar ook zeker van brengen. Als je daartoe bereid bent dan kan een samenwerkingsplatform een vlucht nemen. Natuurlijk is elke gemeente uniek, maar vergeet ook niet dat je tegen veel dezelfde dingen aanloopt. En die kun je ook samen oplossen.'