Voor het omgevingsplan is er grote behoefte aan geo-informatie. En tegelijkertijd heerst er schaarste aan mensen en expertise op dit gebied, met vertraging tot gevolg. Zeker bij kleine gemeenten. Een probleem waarin Ann-Cathrin Ahner, Thom Brands en Robert van Dommelen, derde- en vierdejaarsstudenten bedrijfskunde aan de Avans Hogeschool in Breda, graag hun tanden zetten! In opdracht van SPRONG, een initiatief voor regionale samenwerking in het maken van omgevingsplannen, presenteerden zij de ideale samenwerkingsvorm voor gemeenten om geo-informatie efficiënter te kunnen verzamelen en beheren, zodat zij hun omgevingsplan tijdig kunnen opstellen.
Een uitdaging met maatschappelijke impact
Op tijd klaar zijn met het omgevingsplan, draagt bij aan een snellere start van ruimtelijke- en maatschappelijke projecten. Zoals woningbouw, infrastructuur en energiebeheer. De studenten zagen dit dan ook als een waardevolle maatschappelijke opdracht, een ‘buitenkansje’ binnen hun opleiding, die ze met beide handen aanpakten. Thom en Ann-Cathrin nemen ons graag mee in het proces. Thom: ‘Het was interessant dat er veel verschillende partijen bij betrokken waren. We konden echt impact maken hiermee.’ ‘De docenten gaven aan dat het best een uitdaging zou worden, maar die wilden wij wel aangaan’, vervolgt Ann-Cathrin. ‘Zo moesten we ons het onderwerp nog helemaal eigen maken natuurlijk. Maar het leek ons zo gaaf om als verbinder op te treden en een oplossing te vinden die voor alle partijen zou werken.’
Kwaliteitseisen voor geo-samenwerking
De groep begon met het ophalen van informatie via een enquête. Wat was in gemeenteland de huidige situatie rondom geo-informatie? Ann-Cathrin: ‘We bekeken de status eerst puur algemeen, dus niet specifiek gericht op het omgevingsplan. Daaruit bleek dat veel gemeenten niet alleen kennis en capaciteit te kort hebben, maar ook niet helemaal helder hebben welke stappen ze moeten zetten.’
Thom: ‘Vervolgens zijn we bestaande samenwerkingsverbanden tussen gemeenten op het gebied van omgevingsplannen gaan benchmarken. Aan de hand hiervan kwamen we tot kwaliteitseisen waaraan de geo-samenwerking moest voldoen. Idealiter moesten we tot een collectieve, lange termijn oplossing zien te komen die de transitie versnelt, sturing biedt aan gemeenten en zowel planprofessionals als managers ondersteunt, die aangesloten is bij bestaande gemeentelijke initiatieven en structuren, die makkelijk en snel implementeerbaar is, voldoet aan landelijke standaarden, die actuele en valide data kan inwinnen én schaalbaar is.’
‘Idealiter moesten we tot een collectieve, lange termijn oplossing zien te komen die de transitie versnelt, sturing biedt aan gemeenten en zowel planprofessionals als managers ondersteunt, die aangesloten is bij bestaande gemeentelijke initiatieven en structuren, die makkelijk en snel implementeerbaar is, voldoet aan landelijke standaarden, die actuele en valide data kan inwinnen én schaalbaar is.[Thom Brands]’
Drie oplossingsrichtingen
Al deze eisen kregen een wegingsfactor die samen met drie oplossingsrichtingen in een matrix werden gestopt. Deze oplossingsrichtingen waren: een regionaal expertisecentrum, een geo-coördinatie- en ondersteuningsplatform en publieke/private samenwerkingen. Thom verduidelijkt: ‘Bij de eerste, het expertisecentrum, doelen we op een fysiek centrum vol geo-experts waar gemeenten aanvragen kunnen doen en waarbij de experts naar gemeenten toe kunnen. Echt een nieuwe organisatie dus. Een minder intensieve oplossing is een online platform om kennis, tools en capaciteit met elkaar te kunnen delen. Dat bestaat uit onder meer een kennisbank, chatomgeving voor vragen, workshops, checklists en een soort marktplaats voor concrete hulp. Op het derde niveau, het meest laagdrempelig zeg maar, is het aangaan van een publieke/private samenwerking. Bijvoorbeeld tussen een geobureau en een groep gemeenten die als gezamenlijke opdrachtgever optreden. Dit laatste is ook aantrekkelijker voor geobureau’s, want ook daar spelen regelmatig capaciteitsproblemen.’
Uiteindelijk voldeed de tweede oplossing, het online platform, aan de meeste kwaliteitseisen. Een efficiënte en flexibele samenwerking – meedoen hoeft niet, mag wel – zonder dat er direct een nieuwe fysieke organisatie nodig is.
Efficiënt en flexibel samenwerken in plaats van eenzaam pionieren
Zoals de groep het zelf verwoordt in hun adviesrapport: ‘In plaats van geïsoleerd te werken binnen hun eigen gemeente, kunnen zij via het platform kennis uitwisselen, casussen bespreken en gezamenlijk aan oplossingen werken. Dit vermindert het gevoel van ‘eenzaam pionieren’.’ Een belangrijk onderdeel van het platform is de standaardisatie van formats voor geometrieën en werkingsgebieden, wat zorgt voor uniformiteit en rechtszekerheid in de omgevingsplannen. Thom: ‘Als iedereen op dezelfde manier geo-data verzamelt en beheert is een en ander ook makkelijker aan te passen als er weer iets verandert binnen de Omgevingswet, of als geo data moet worden herzien.’
Daarnaast fungeert de kennisbank als een centraal punt voor best practices, handleidingen en ervaringen – en oplossingen! – uit de praktijk, waardoor gemeenten niet telkens opnieuw het wiel hoeven uit te vinden. Thom: ‘Denk aan een GIS-expert die een tutorial maakt over het standaardiseren van geometrieën. Dit maakt expertise voor iedereen toegankelijk en voorkomt dat elke gemeente dezelfde fouten maakt.’ De marktplaatsfunctie maakt het mogelijk om geo-opdrachten regionaal uit te zetten of informeel ondersteuning van collega’s te vragen. Een kleine gemeente zonder eigen geo-afdeling kan een vraag neerleggen over de juridische onderbouwing van een omgevingsplan. Hier kan een specialist uit een grotere gemeente vervolgens op reageren, wat zorgt voor een optimale benutting van schaarse expertise. Tot slot zullen de standaard links en databronnen worden toegevoegd zodat gemeente die niet zelf hoeft te vinden en komt er idealiter een documentenbibliotheek. Ann-Cathrin: ‘We pleiten voor een platform moderator die zorgt voor documenten- en versiebeheer, zodat het geen zootje wordt. Dit voorkomt het gebruik van verouderde documenten en bevordert de uniformiteit tussen gemeenten.’
Met gepaste trots
En de groep keek verder dan de inhoud. Ann-Cathrin: ‘We hebben overal invulling aangegeven, van inhoud tot implementatie. En ook de potentiële risico’s en maatregelen daarbij horen, hebben we besproken. Denk bijvoorbeeld aan ongelijke inbreng, wat kan zorgen voor demotivatie bij actievere gemeenten. Het is namelijk de bedoeling dat elke gemeente zelf een actieve bijdrage levert aan het platform. Dus actief kennis en ervaring delen en vragen stellen, zodat we weten welke problemen er spelen die opgelost kunnen worden.’
Momenteel buigt het team van SPRONG zich over het concrete vervolg van dit geo-platform en hoe hun 19 deelnemende gemeenten hier in de (nabije) toekomst hun voordeel mee kunnen doen. En Thom, Ann-Cathrin en Robert vervolgen hun studie. Niet zonder trots op hun eindrapport. Thom: ‘Het was echt mooi om in dit onderwerp te duiken met zoveel partijen en belangen. Het was echt iets heel anders dan we normaal behandelen met bedrijfskunde.’ Ann-Cathrin sluit zich hierbij aan: ‘En daarnaast was het interessant om in gemeentelijke structuren te duiken. Ik had nog nooit een opdracht gedaan voor een overheidsinstantie, zonder direct winstoogmerk. We moesten er met elkaar voor zorgen dat er een probleem werd opgelost waar uiteindelijk de hele maatschappij baat bij heeft. En ja, we zijn zeker blij met het resultaat.’