Verbeteren kwaliteit BRP

Een goede kwaliteit van de BRP is belangrijk. Zo is elke inschrijving in de BRP de poort naar het socialezekerheidsstelsel. Ook (keten)partners zoals UWV, SVB, Dienst Toeslagen, woningcorporaties en politie gebruiken de informatie. Ten slotte levert elke burger die staat ingeschreven in de BRP, gemeenten een bedrag op van gemiddeld € 2.200,-.

Aanloop naar de pilot

‘In de gemeente Leudal werkten we al langere tijd aan het verbeteren van de kwaliteit van de BRP’, vertelt voormalig Teamleider Burgerzaken Niels van der Sluijs. ‘Ons team zocht naar manieren om die kwaliteit nog verder te verbeteren en de informatiepositie te verstevigen. In aanloop naar deze pilot formuleerden we samen met de VNG doelen die bijdragen aan deze ambitie.’

Met behulp van alle afdelingen en partners zicht krijgen en houden op deze mensen

Gemeente Leudal

Gemeente Leudal is een landelijke gemeente met 16 kernen. Een van de kenmerken van deze omgeving is de aanwezigheid van grote groepen arbeidsmigranten. 

Van der Sluijs: ‘Het grote verloop en de beperkte communicatie met en rondom arbeidsmigranten maakt het voor Leudal een uitdaging om de kwaliteit van de BRP en de informatiepositie te bewaken. Het is noodzakelijk om met behulp van alle afdelingen en partners zicht te krijgen en houden op deze mensen. Alleen zo kan de gemeente hen gericht benaderen over hun rechten en plichten in Nederland.’

De pilot en de partijen

De pilot, die loopt tot eind dit jaar, bestaat uit 4 onderdelen. Dit zijn:

• Informatiepositie verbeteren; 
• Positie burgerzaken verbeteren; 
• Domeinen verbinden;
• Ketensamenwerking stimuleren;

Betrokken afdelingen binnen de gemeente zijn Burgerzaken, Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) en Sociale Zaken. Daarnaast is er een rol weggelegd voor informatiebeheer, de privacy-officer en GEO-informatie.

Informatiepositie verbeteren

‘Een collega van VTH gaat controleren of een bouwvergunning in orde is’, geeft Van der Sluijs als voorbeeld. ‘In de tuin ziet hij een caravan staan die bewoont lijkt. Een terugkoppeling aan Burgerzaken is dan nodig om verder te kunnen kijken. Omgekeerd geldt het ook. Zien onze toezichthouders een voorgevel uit het lood staan, dan zou een signaal naar VTH op zijn plaats zijn.’ 

Wat Van der Sluijs betreft is het verbeteren van de informatiepositie een continu proces. ‘Recent hebben onze toezichthouders alle volgens de BRP leegstaande panden in de gemeente gecontroleerd. Woont hier echt niemand? Moet dit pand wel een woonbestemming hebben? Dit project heeft veel opgeleverd als het gaat om de kwaliteit van de BRP en de informatiepositie. Het is zonde om dit nu weer jaren te laten liggen.’ 

Om deze controles behapbaar en effectief te houden wil Van der Sluijs jaarlijks heel gericht de gebieden monitoren waar veel onduidelijkheden rond de BRP spelen. ‘Een factsheet met indicatoren die hier meer inzicht in geven ligt voor bij onze functionaris gegevensbescherming. Een DPIA vanuit onze organisatie bepaalt of we deze geo-informatie kunnen gebruiken.’

Vrijwel alles wat we doen heeft invloed op andere diensten binnen en buiten de gemeente.

Positie Burgerzaken verbeteren

De kwaliteit van de informatiepositie is onlosmakelijk verbonden met een goede positionering van de afdeling Burgerzaken. ‘Mensen denken nog weleens dat wij alleen van de paspoorten en de rijbewijzen zijn. Maar we doen nog zoveel meer. Sterker nog, vrijwel alles wat we doen heeft invloed op andere diensten binnen en buiten de gemeente.’

De afdeling Burgerzaken gaat met een presentatie de organisatie in om te laten zien waarom het werk dat zij doet zo belangrijk is. ‘We sluiten aan bij werkoverleggen, organiseren bijeenkomsten in de raadszaal. Alles om de dialoog aan te gaan met college, managementteam en andere afdelingen over de randvoorwaarden voor ons werk.’

Domeinen binnen de gemeente verbinden

Van der Sluijs vertelt dat een BRP die op orde is ook meer werk oplevert voor de gemeente. ‘We houden er al rekening mee dat we onze positie als afdeling verbeteren en hebben daarom een extra kwaliteitsfunctie gecreëerd. Voor die functie hebben we iemand gevonden die niet alleen verstand heeft van de wetgeving, maar ook over een competentie als samenwerken beschikt.’

Een belangrijk element binnen de pilot is het verbeteren van de onderlinge samenwerking. ‘Wat we zien is dat afdelingen nog te veel werken op eilandjes. Dat leidt weer tot beperkte informatiedeling. Het streven is om binnen deze pilot de verschillende domeinen – burgerzaken, sociale zaken en veiligheid – in workshops aan elkaar te verbinden. Zodat we elkaar beter begrijpen, weten te vinden en als één gemeente onze inwoners kunnen benaderen.

Van der Sluijs steekt hier de hand ook in eigen boezem. Hij vertelt dat zijn afdeling soms te veel gericht is op wet- en regelgeving. ‘Dat moeten we zeker niet uit het oog verliezen. Maar er zijn casussen waarbij het uit sociaal oogpunt of om veiligheidsredenen beter is om samen tot één oplossing te komen. Als gemeente zijn we er uiteindelijk voor onze inwoners.’

We bepalen waar we elkaar kunnen versterken en waar samenwerking echt meerwaarde heeft.

Ketensamenwerking stimuleren

Het vierde onderdeel van de pilot is het uitnodigen bij de gemeente van ketenpartners als UWV, SVB, Dienst Toeslagen en de Nederlandse Arbeidsinspectie (NLA). ‘In eerste instantie om elkaar beter te leren kennen en kennis en expertise uit te wisselen. Maar ook om te bepalen waar we elkaar kunnen versterken en waar samenwerking echt meerwaarde heeft.’

Resultaten 

De resultaten van deze pilot dragen bij aan het nieuw te ontwikkelen ondersteuningsaanbod van de VNG. Dit zal bestaan uit handreikingen, bijvoorbeeld over de privacyaspecten bij samenwerking binnen gemeenten, en bijeenkomsten. 

Meewerken

De VNG ontwikkelt het nieuwe ondersteuningsaanbod niet alleen vóór gemeenten, maar ook graag samen mét gemeenten. Wilt u als gemeente werken aan knelpunten op het gebied van BRP, informatiepositie, in- en externe samenwerking, privacy en/of arbeidsmigranten? En wilt u daarbij ‘on the job’ ondersteuning en advies krijgen? Neem dan contact op met uw regioadviseur Multidisciplinaire Samenwerking Naleving (MSN) van de VNG.