VTH Netwerkbijeenkomsten

Naast de actualiteitensessies verstuurt VTH met regelmaat actualiteitenmails, bijvoorbeeld over wijzigingen in het Omgevingsloket of over veelgestelde vragen die naar boven zijn gekomen. Dit was de mail van maandag 1 juli. 

In deze mail de volgende onderwerpen: 
  • Stand van zaken ‘Verken uw idee’ 
  • Ontvangstbevestiging en machtigen
  • Welke regelgeving is van toepassing bij welk verzoek?
  • Agrarische zaken
  • Archivering gegevens 
  • Verzoek vergunningsvrij en toch aangevraagd?
  • Risicomatrix bouw en sloopwerkzaamheden
  • Verbeteringen bij invullen e-mail en telefoonnummer door initiatiefnemer
     

Deze onderwerpen zijn ook besproken tijdens de actualiteitensessie van vrijdag 5 juli, deze kijkt u hier terug: 


______________________________________________

Stand van zaken ‘Verken uw idee’ 
De ontwikkeling en implementatie van ‘Verken uw idee’  vraagt meer tijd dan verwacht. Naar verwachting is de functionaliteit ‘Verken uw idee’ in september 2024 (ipv juni 2024) beschikbaar. Het is voor iedere gemeente mogelijk om de functionaliteit aan of uit te zetten. Standaard staat de optie uitgeschakeld. Wij adviseren om alvast na te denken of u deze functionaliteit wil gebruiken, en zo ja, over uw communicatie. 

Aanvullende uitgebreide informatie komt binnenkort hierover op de IPLO website, via uw RIO en DSO-expert. Tijdens de VTH-actualiteitensessie op vrijdag 5 juli zal de implementatieprojectleider van Verken uw idee een korte toelichting geven. De eerder gecommuniceerde VTH-netwerksessie op 3 juli over dit onderwerp komt hiermee te vervallen. 
_____________________________________________
 
Ontvangstbevestiging en machtigen
Regelmatig worden er nog vragen gesteld over het verzenden van ontvangstbevestiging. Ook krijgt het IPLO signalen binnen dat in sommige gevallen initiatiefnemers geen ontvangstbevestiging zouden krijgen vanuit het bevoegd gezag. Vanuit het DSO-LV wordt alleen notificatie gestuurd. Dit is geen ontvangstbevestiging. Het bevoegd gezag dient dus zelf een ontvangstbevestiging te sturen. 
Op de pagina Wettelijk verplichte communicatie bij vergunningverlening, meldingen en informatieplichten ziet u per verzoek een toelichting over wat de verplichte communicatiemomenten zijn van het bevoegd gezag.
Naar wie moet de ontvangstbevestiging en andere correspondentie?
Daarnaast kregen we de vraag over naar wie de ontvangstbevestiging moet worden gestuurd in geval van een gemachtigde. De Omgevingswet zegt hierover het volgende: artikel 16.54a lid 2 OW geeft aan dat het bestuursorgaan onverwijld een ontvangstbevestiging stuurt naar de aanvrager (die de aanvraag indient in het DSO). Degene die op dat moment aanvrager (de gemachtigde) is, is dus degene naar wie de ontvangbevestiging en alle andere correspondentie dient te worden verstuurd. 
Hoe werkt dit in het loket?
Het Omgevingsloket kent verschillende manieren om iemand te machtigen om een aanvraag voor jou als initiatiefnemer te laten doen. Wanneer een initiatiefnemer gebruik maakt van de optie om de aanvraag te starten in het Omgevingsloket en de gemachtigde vult de aanvraag aan en verstuurt deze, dan dient de gemachtigde de ontvangstbevestiging van het bevoegd gezag te ontvangen. Dit gaat dus niet automatisch vanuit het Omgevingsloket. Wel kan het zijn dat uw gemeente of omgevingsdienst dit geautomatiseerd heeft via hun eigen software. 
Wanneer de initiatiefnemer iemand weliswaar machtigt, maar vervolgens zelf als initiatiefnemer de aanvraag indient in het Omgevingsloket, dan komen de gegevens van de gemachtigde (nog) niet mee vanuit het loket (omdat de gemachtigde nog niets heeft ingediend) naar het bevoegd gezag. In dat geval stuurt het bevoegd gezag alleen de initiatiefnemer een ontvangstbevestiging. Meer weten over machtigen in het loket, zie naar de pagina Machtigen
Voorbeelden in het land
Op basis van bovenstaande zien we veelal het proces: als de aanvraag wordt gedaan door degene die aanvraag ook daadwerkelijk heeft gedaan. Dus in geval van een gemachtigde dan communiceert de gemeente met de gemachtigde. De uiteindelijke vergunning wordt zowel gestuurd naar de gemachtigde als de initiatiefnemer van het project. Uiteraard staat het de gemeente vrij om alle andere communicatie ook in kopie naar de initiatiefnemer te sturen.
Tot slot adviseren we u om helder op uw website te zetten hoe en naar wie u communiceert bij een aanvraag. De gemeente Apeldoorn is hiervan een mooi voorbeeld. 
______________________________________________
 
Welke regelgeving is van toepassing bij welk verzoek?
Vanuit omgevingsdiensten zijn veel vragen gesteld bij over welke regelgeving behoort bij de activiteiten waarvoor een aanvraag of een melding is gedaan via het Omgevingsloket. Een veelgehoorde wens is dat deze regelgeving ook via de aanvraag wordt meegestuurd naar het bevoegd gezag. Het kost behandelaars veel tijd om deze erbij te zoeken. Om overheden daarbij te helpen, stelt het IPLO via haar website een Exceltabel ter beschikking. 
Heeft u opmerkingen of suggesties over deze oplossing dan horen wij het graag, via omgevingswet@vng.nl. Het meesturen van de regelgeving in het formulier is op dit moment niet eenvoudig te realiseren.
______________________________________________

Agrarische zaken
Eind mei is er samen met OmgevingsdienstNL een drukbezochte VTH-netwerksessie georganiseerd. Annemieke Vos van de OD Achterhoek ging tijdens deze sessie in op de vergunningplichten rondom andere milieubelastende installaties. Er is bij de sessie een handreiking beschikbaar gesteld. Zowel de opname als de handreiking zijn te downloaden via deze pagina
Tijdens de sessie werden er vragen gesteld of er wellicht een werkgroep was om elkaar op dit thema te helpen. Hierbij is het antwoord ja, er bestaat het Netwerk Agrarisch. Je kunt je hiervoor aanmelden via deze Pleio pagina. Let wel: dit netwerk werkt alleen als je zelf ook actief meedoet, door vragen te stellen, en ook helpt ze mee te beantwoorden. 
NB: tijdens de sessie kwam ook het verzoek om een dergelijke handreiking te maken voor andere milieubelastende installaties voor industrie. Een goede basis is gelegd voor de veehouderijen. We hebben aangegeven dat we hiervoor net als bij de veehouderijen vrijwilligers nodig hebben om dit op te pakken. Aanmelden kan via omgevingswet@vng.nl
NB 2: Op donderdag 4 juli is er een VTH-netwerksessie over het overgangsrecht milieubelastende activiteiten uit het Bal. Kryštof Krijt van het ministerie van BZK zal deze sessie spreken.
______________________________________________

Archivering gegevens 
Bij het IPLO en VNG kwam de volgende vraag binnen: 
Op de samenvatting die wij ontvangen bij een verzoek uit het Omgevingsloket, zijn diverse gegevens geanonimiseerd. Deze gegevens zijn als data wel zichtbaar in ons VTH-systeem.
De documenten van een omgevingsvergunning moeten eeuwig bewaard worden. In hoeverre zijn de gegevens die wij alleen als data ontvangen archiefwaardig? Moeten wij niet een volledig ingevuld aanvraagformulier ontvangen en opslaan om te voldoen aan de archiefwaardigheid?
Het antwoord hierop is: alle relevante informatie over het proces moet duurzaam worden gearchiveerd. Hieronder vallen ook documenten (= informatieobjecten) die relevant zijn. Het xml bericht is het oorspronkelijke verzoek en moet daarom ook volgens de gestelde termijnen behorende bij het resultaat van de zaak gearchiveerd worden. Dat geldt ook voor de publiceerbare pdf die bij het verzoek beschikbaar is gesteld. Zowel xml als pdf zijn duurzame bestandsformaten en kunnen gewoon meegenomen worden bij het archiveren van de zaak.
______________________________________________

Verzoek vergunningsvrij en toch aangevraagd?
Wat te doen met een verzoek dat vergunningsvrij is en toch is aangevraagd? De rechtbank oordeelde dat als een bestuursorgaan concludeert dat iets vergunningsvrij kan worden gerealiseerd deze de vergunningsaanvraag dient af te wijzen. Het betreft een ‘positieve weigering’. Het is dan een besluit dat voor bezwaar en beroep openstaat. U vindt de uitspraak van de rechter op deze pagina.   
______________________________________________
 
Risicomatrix bij bouw- en sloopwerkzaamheden
In hoofdstuk 7 van het Bbl (Besluit bouwwerken leefomgeving) staat bij Artikel 7.5a. dat de initiatiefnemer verantwoordelijk is voor het invullen van een risicomatrix. Als na het invullen van deze matrix blijkt dat het puntenaantal 12 of hoger uitvalt dan dient de initiatiefnemer te zorgen voor het opstellen van een sloop- of bouwveiligheidsplan. Daaraan gekoppeld is het aanstellen van een veiligheidscoördinator. Vanuit gemeenten krijgen we het signaal dat er bij het invullen van de risicomatrix veel ruimte (vrije invulling) is voor het invullen van punten per aspect, van 1 = laag risico tot 4 =zeer hoog risico. Via de vereniging BWT is hierover nadere informatie beschikbaar. 
 
Op 3 september geeft Wico Ankersmit, directeur Vereniging BWT in een VTH-netwerksessie zijn tips over het gebruik van de matrix. Ook is het mogelijk om met elkaar ervaringen uit te wisselen. 
 
______________________________________________

Verbeteringen bij invullen e-mail en telefoonnummer door initiatiefnemer
Het email en telefoonnummer werd door veel initiatiefnemers het emailadres en telefoonnummer niet ingevuld op het formulier. In eerdere actualiteitenmailings en -sessies hebben we aangegeven dat we dit als VNG een belangrijk issue vinden. BZK blijft bij het standpunt dat het verplicht stellen juridisch niet mag. In de tussentijd zijn er een tweetal verbeteringen aangebracht. 
Ten eerste is er een toelichting gekomen waarom je als initiatiefnemer deze zaken zou willen invullen. Ook worden er sinds medio mei pop-up schermen getoond wanneer iemand geen telefoonnummer en e-mailadres invult. Op basis van de gegevens vanuit een omgevingsdienst hebben we begrepen dat er een significante verbetering is. Het percentage niet ingevulde verzoeken was eerst ongeveer 15 %. Dit is met de aangebrachte verbetering teruggegaan naar 5% (toevoegen van toelichting) en vervolgens naar 1,5 % (toevoegen van pop-up schermen). We zijn benieuwd of dit beeld ook overeenkomt met de cijfers bij de andere omgevingsdiensten en gemeenten, en of dit percentage structureel is. Als je monitoringsgegevens hebt hierover, ontvangen wij deze graag via omgevingswet@vng.nl.
______________________________________________