Er is sprake van een subsidie indien er aan een viertal criteria is voldaan:

• Het gaat om een aanspraak op financiële middelen. Er is dus geen sprake van subsidie indien er goederen of diensten worden verstrekt (bijvoorbeeld de gemeente stelt gratis een zaal ter beschikking voor een vergadering van een vereniging; inwoners die betegelde tuin willen vergroenen kunnen gratis planten bij de gemeente afhalen).
• Deze financiële middelen worden verstrekt door een bestuursorgaan (in de zin van artikel 1:1 Awb).
• De financiële middelen worden verstrekt voor bepaalde activiteiten van de aanvrager. De bestedingsrichting moet dus van tevoren duidelijk omschreven zijn.  Een vrij te besteden prijs of een uitkering voor levensonderhoud is daarom geen subsidie.
• Het mag niet gaan om betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten. De betaling aan de aannemer die het gemeentehuis opknapt is dus geen subsidie.

Deze definitie van subsidie is neergelegd in artikel 4:21, lid 1 Awb. Het is een materieel begrip, dat wil zeggen: als iets voldoet aan deze criteria, dan is het een subsidie, ook als het anders wordt genoemd. Omgekeerd: als iets subsidie wordt genoemd maar het voldoet niet aan een of meer van deze criteria, is het geen subsidie. Op subsidies zijn de bepalingen uit de Awb over subsidie (Titel 4.2 van de Awb) van toepassing.

In artikel 4:21 lid 2 t/m 4 Awb wordt aangegeven op welke beleidsterreinen en onderwerpen de subsidietitel niet van toepassing is.