In algemene zin is het antwoord: Wij stellen voor om eerst te onderzoeken wat u in uw contract hebt staan over al dan niet sanctioneren en op welke thema’s dat dan is. Als er geen duidelijke regels zijn opgenomen over wanneer u wel of geen malus toepast dan moet u mogelijk terugvallen op een algemene boeteregeling uit uw contract. Vaak is aan de algemene boetebepaling uit een contract gekoppeld dat de vervoerder een verbeterplan moet opstellen om op redelijke termijn de performance wél op orde zal hebben. Doen ze dat niet? Dan stelt u ze in gebreke en volgt een boete (zoals deze in het contract beschreven staat).
Een bonus/malus regeling kan zijn dat u op bepaalde specifieke onderdelen bepaalde eisen stelt en dat als niet aan de eisen wordt voldaan ze een boete ontvangen (vaak gestaffeld), maar ook dat ze een bonus kunnen krijgen bij goede resultaten.
Voor een bonus kan bijvoorbeeld het KTO (klanttevredenheidsonderzoek) gebruikt worden. U kunt dan denken aan, ligt de gemiddelde score van de bepaalde onderdelen (deze zijn afhankelijk van de invulling van je KTO) boven een 7,5, dan ontvangt de vervoerder x% van de omzet over de periode x. U kunt dan zelfs ook kiezen om aan te geven waar een vervoerder deze bonus aan moet besteden, zoals iets voor de chauffeurs.
Een malus kan zijn dat u als eis heeft opgenomen dat 95% van de ritten op tijd moet zijn (dus leerlingen moeten bijv. x min voor aanvangstijd school afgezet zijn), dat de vervoerder bij het halen van maar 94% een boete krijgt. Dat kan een x% van de omzet zijn of een vast bedrag.
Er zijn veel voorbeelden beschikbaar van hoe gemeenten en regio’s bonus/malus regelingen opnemen in hun contracten, maar er is niet direct een generieke regel voor. Het belangrijkste is dat u zich ervan bewust bent dat een vervoerder bij het maken van een offerte ook bewust is van deze mogelijke boetes en daar in zijn calculatie rekening mee gaat houden (risico inschatting van de vervoerder).
Een voorbeeld van een meer algemene boetbepaling is:
Als bij herhaling sprake is van niet, niet tijdige, niet deugdelijke, niet gehele nakoming van de overeenkomst en na schriftelijke in gebreke stelling van de opdrachtnemer heeft de opdrachtgever het recht om de opdrachtnemer één of meerdere ritten/routes te ontnemen en hiervoor een andere partij in te schakelen. De opdrachtnemer zal in dat geval verantwoordelijk worden gehouden voor de door de opdrachtgever te maken extra kosten.
Er wordt een boete in rekening gebracht van € 5.000, - per situatie wanneer de uitvoerder van de opdracht in gebreke wordt gesteld bij een schriftelijke aanmaning waarbij hem een redelijke termijn voor de nakoming wordt gesteld, en nakoming binnen deze redelijke termijn uitblijft. Indien nakoming anders dan door overmacht blijvend onmogelijk is geworden, is de boete onmiddellijk in haar geheel verschuldigd.
Ook voor het niet (tijdig) aanleveren van de periodiek gevraagde (management)informatie kan deze sanctie opgelegd worden.”
Staat er helemaal niets in het contract, dan kunt u terugvallen op algemeen recht waarbij u ook de vervoerder vraagt een plan van aanpak te maken met een termijn waarop deze de afspraken moet nakomen, dit kan middels een ingebrekestelling. Lukt dit niet, dan zou u juridisch moeten laten toetsen of het mogelijk is om een schadevergoeding te eisen of wellicht de overeenkomst te ontbinden. Wat de schade dan is en hoe deze te claimen is wat lastiger en situatieafhankelijk. Om dit in redelijkheid te bepalen kunt u bij collega’s of een adviesbureau om ondersteuning vragen.
Let op: Dit is een onderwerp waarbij de praktijkinput erg belangrijk is voor de inkoop. Als we nu onvoldoende middelen hebben om te sanctioneren, hoe regelen we dat dan in een volgend contract goed?
Als u behoefte hebt aan meer voorbeelden of advies, dan kunt u meerdere dingen doen:
- Vraag collega-gemeenten of zij een voorbeeld hebben
- Download openbare aanbestedingsstukken en kijk of daar voorbeelden in staan
- Stel uw vraag via een groep op bijvoorbeeld LinkedIn of zoek contact met een adviseur/adviesbureau doelgroepenvervoer.