Overheden zijn volgens de Archiefwet 1995 verplicht informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te houden en te bewaren informatie na maximaal 20 twintig jaar over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Digitale informatie is, anders dan papier en informatie, naar zijn aard vluchtig en dient daarom in een gecontroleerde omgeving bewaard te worden teneinde deze in de tijd raadpleegbaar te houden. Een e-depot is een elektronische archiefvoorziening waarin informatie duurzaam bewaard en toegankelijk kan worden.

In juni 2016 leverde KING in opdracht van het project AIDO het rapport Eisen aan e-depotvoorzieningen op 1. Dit onderzoek vormt een aanvulling op het eind 2014 opgeleverde rapport Functionaliteit e-depot decentrale overheden. In dit rapport is een set van functionele eisen beschreven die aan gesteld moeten worden aan e-depots, teneinde deze te laten voldoen aan de wensen en behoeften van decentrale overheden. Het rapport beschrijft varianten op het e-depot. Een e-Depotvoorziening kan namelijk in verschillende fasen van de levensloop van informatie ingezet worden.

• Handreiking aanbestedingsrecht en e-depotvoorzieningen decentrale overheden (pdf)
• Rapport Eisen voor e-depotvoorzieningen (pdf)
• Toepasbare regelgeving bij aanbesteden e-depots (Europa Decentraal, febr. 2017) (pdf)