Opzet bidbook VNG Jaarcongres

Voor het VNG Jaarcongres van 2021 en de jaren daarna werkt de VNG met een openbare bidbook-procedure. Als u gastgemeente(n) van het VNG Jaarcongres wilt worden en daarvoor het bidboek gaat indienen, dan is het belangrijk dat u projectleider Luuk de Vries hiervan op de hoogte brengt via luuk.devries@vng.nl of 070-3738477.

Deadline

Stuur uw bidbook in de door u gekozen vorm uiterlijk 1 januari van het jaar voorafgaand aan het te organiseren VNG Jaarcongres naar het genoemde mailadres. Voor het VNG Jaarcongres van 2021 betekent dit dat u uiterlijk 1 januari 2020 het bidbook moet indienen. De procedure voor 2020 is gesloten.

De onderdelen die u in het bidbook moet opnemen vindt u hieronder. De vorm van het bidbook is vrij maar u moet u wel houden aan onderstaande volgorde.

Algemeen

  1. Namens welke gemeente(n) dient u dit bidbook in?
  2. Wat is de (directie) aanleiding om het VNG Jaarcongres als gastgemeente(n) te organiseren?
  3. Voor welk jaar dient u het bidbook in?
  4. Wat is naar verwachting uw grootste uitdaging?
  5. Welk budget heeft uw gemeente(raad) gereserveerd exclusief personele inzet?
  6. Waarin onderscheidt uw kandidatuur zich? Hoe komt dat tot uitdrukking?
  7. Graag ontvangen wij een korte omschrijving van vergelijkbare grote evenementen van de afgelopen vijf jaar.

Plenaire locatie

  1. Welke plenaire locatie stelt u voor? Graag ontvangen wij een beschrijving inclusief afmetingen, foto’s en/of filmpje(s).
  2. Welke twee specifieke hallen (in de plenaire locatie) inclusief vierkante meters zijn ter beschikking? De VNG houdt hierbij de volgende kerngetallen aan: een congresauditorium van 3.000 à 3.500 m2 en beursruimte (160 infostands) inclusief cateringruimte eveneens 3.000 à 3.500 m2.
  3. De ervaring leert dat er gemiddeld 14 dagen inclusief weekend nodig zijn voor opbouw, uitvoering en afbouw. Er moet voor die periode een gegarandeerde optie op de plenaire locatie zitten. Als u het bidbook indient voor een congres dat na 2020 plaatsvindt, houd u dan rekening met 14 aaneengesloten dagen tussen eind mei en de eerste drie weken van juni. De exacte data van het VNG Jaarcongres worden namelijk later vastgesteld.
  4. Hoeveel parkeerplekken heeft de plenaire locatie? Gemiddeld zijn 1.250 parkeerplaatsen voor auto’s nodig en 50 voor (pendel)bussen. Indien niet direct aan locatie gelegen: hoeveel plekken zijn wel beschikbaar en op welke afstand?
  5. Zijn er afspraken met cateraars of andere leveranciers op locatie en zo ja, welke afspraken met welke leveranciers?

NB: In het aanbod aangaande de locatie en de catering worden de prijzen gegarandeerd door de aanbieder en de gastgemeente(n). Eventueel meerwerk is gerelateerd aan de prijsopgave die in het bod is gedaan. Dat wil zeggen, dat voor meerwerk dezelfde uurtarieven en stuksprijzen worden gehanteerd als in het bod zijn gedaan. Na gunning, bij het definitief maken van de afspraken met de locatie en de catering, kan niet meer van de prijzen worden afgeweken zoals in het bidbook is geboden.

Middagprogramma op locatie

Op dit moment hoeft hiervoor nog geen informatie te worden aangeleverd. Zie voor een toelichting:

Hotelaccommodatie

Het reserveren van overnachtingen wordt (vooralsnog) namens de VNG gedaan door World Meetings. Jaarlijks blijven er gemiddeld 1.250 deelnemers één of twee dagen overnachten.

  1. Hoeveel hotels inclusief aantal kamers zijn er beschikbaar in een straal van maximaal 30 kilometer, uitgaande van minimaal 25 kamers per hotel?

Ontvangst en avondprogramma

Alle congresdeelnemers (circa 2.600) komen naar de ontvangst 's avonds. De ervaring leert dat er circa 1.400 deelnemers aan het avondprogramma deelnemen.

  1. Welke locatie(s) voor de ontvangst en/of avondprogramma stelt u voor? Graag ontvangen wij een beschrijving van de beoogde locatie incl. afmetingen, foto’s en/of filmpje(s)
  2. Indien van toepassing bij buitenlocaties: wat is het slecht weer scenario?

Weging / beoordeling bidbooks

De weging van de beoordeling is opgebouwd uit 50% voor de algemene onderdelen van het bidbook en 50% voor de prijs van de plenaire locatie. De prijs heeft een zware weging meegekregen aangezien de doelstelling is om de deelnemersprijs van het congres niet te verhogen, met uitzondering van een mogelijke inflatiecorrectie.

Mochten zich meer dan vier potentiële kandidaten voor een bepaald jaar melden, dan kan er een nader te bepalen voorselectie plaatsvinden.


De VNG behandelt uw kandidaatstelling als gastgemeente vertrouwelijk.