De VNG heeft de ontwerpselectielijst e-mailbewaring ter vaststelling aangeboden aan de algemene rijksarchivaris. Dit namens de ruim 100 gemeentelijke en intergemeentelijke organisaties die de VNG daartoe hebben gemachtigd en het ontwerp hebben goedgekeurd.
Beoogde ingangsdatum
In de aanbiedingsbrief vragen we om een datum af te spreken voor het inwerkingtreden. Daarbij moet voldoende ruimte zijn voor gemeenten en intergemeentelijke organen om de nodige voorbereidingen voor de implementatie te treffen. Bijvoorbeeld 1 januari 2024.
Procedure
Begin december vindt een eerste overleg plaats met het Nationaal Archief over de volgende stappen in de procedure. Hoeveel tijd de procedure precies in beslag neemt, staat niet op voorhand vast. Dat is mede afhankelijk van het tempo waarmee overeenstemming met het Nationaal Archief wordt bereikt en hoe de reacties, in het kader van de ter inzageligging, naar tevredenheid kunnen worden afgedaan.
Achtergrond
De ontwerpselectielijst is opgezet volgens de uitgangspunten van de Capstone-methodiek. Het biedt een praktische oplossing voor de problematiek van e-mailarchivering: alle e-mail van te identificeren sleutelfunctionarissen wordt permanent bewaard.
In de ontwerpselectielijst, opgesteld door de VNG Adviescommissie Archieven, worden sleutelfunctionarissen aangewezen waarvan e-mailberichten permanent bewaard moeten worden. Het gaat om onder andere bestuurders, ambtenaren met topfuncties, compliancy officers en personen met bijzondere functies ((jeugd)ombudsman, voorzitter en leden en/of directeur van de rekenkamer, raadsgriffier).
E-mailberichten van overige functionarissen worden na 7 jaar vernietigd en er zijn termijnen aangegeven voor e-mail uit functionele e-mailboxen. Op aspecten als persoongegevensbescherming en interactie tussen overheid en burger wordt specifiek ingegaan. Om de uitvoerbaarheid te testen is een proeftuin ingericht door VNG Realisatie vanuit het project Grip op informatie. De conclusie van de pilotgemeenten Den Haag en Rotterdam was positief: de ontwerpselectielijst is technisch uitvoerbaar.