1. Waarom is gekozen voor een korte beslistermijn voor het aansluiten bij de Ontwerpselectielijst e-mailbewaring? Kan na de deadline 17 oktober nog aangesloten worden?
Deze ontwerpselectielijst is op verzoek van de grote gemeenten opgesteld en geldt als een innovatie. Het uitgangspunt is dus niet dat alle gemeenten hierbij moeten aansluiten; de mogelijkheid hiertoe wordt geboden. Bij gebleken succes zal de Selectielijst e-mailbewaring geïntegreerd worden in de generieke Selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen, of apart worden voortgezet.
Overige gemeenten kunnen deze ontwikkeling afwachten of nu ervoor kiezen aan te sluiten op de Selectielijst e-mailbewaring. Daartoe moeten zij vóór die datum het goedkeurings- en machtigingsformulier indienen. Daarna gaat de VNG de procedure in namens de gemeenten en intergemeentelijke organen die de VNG hebben gemachtigd. Er bestaan geen plannen bij VNG voor het opnieuw aanbieden van het ontwerp namens een “tweede groep gemeenten”. De selectielijst is een innovatie, het doel is niet dat iedereen wordt meegenomen. Gedurende de procedure bij het NA kunnen gemeenten nog toegevoegd worden tot – zo is ons verzoek – het moment van ter inzagelegging van het ontwerp. Hoe lang dat proces duurt is echt niet te voorspellen, als je relatief snel tot een besluit kan komen – er zijn veel gemeenten die een week of een maand of twee meer nodig hebben - kan je misschien nog meegenomen worden. Heb je meer tijd nodig, dan kan je de evaluatie afwachten (in 2025) en over een paar jaar (2026-207) aansluiten. Of mogelijk wordt de selectielijst e-mailbewaring geïntegreerd in de generieke selectielijst. Of dat gebeurt is afhankelijk van veel factoren, waaronder het succes van de selectielijst e-mailbewaring, het draagvlak en de techniek.
2. Hoe wordt omgegaan met de dubbele opslag? Wat is het origineel? Klopt het dat twee selectielijsten van toepassing zijn op hetzelfde document?
Hoe een gemeente of intergemeentelijk orgaan omgaat met dubbele opslag en wat ‘het origineel’ is van een e-mailbericht, wordt bepaald binnen de informatiehuishouding van die organisatie zelf en niet door de VNG. Zie ook paragraaf 1.4 van de ontwerp-selectielijst.
3. Hoe is tot de in de selectielijst genoemde conclusie gekomen dat e-mailarchivering gebrekkig is? Is daar onderzoek naar gedaan, zijn daar cijfers van?
Dit is een constatering bij de gemeenten die hebben bijgedragen aan de totstandkoming van de selectielijst en de pilots. Veel overheidsorganen, zo ook gemeenten, worstelen met de archivering van e-mailberichten bij zaken omdat dat een bewerkelijk proces is en eisen stelt aan het gedrag van de medewerkers.
4. Als bij je gemeente de meeste e-mails al in een zaaksysteem of op een andere manier gearchiveerd worden, heeft het dan zin om bij deze selectielijst aan te sluiten?
Als er wordt geconcludeerd dat bij uw gemeente of intergemeentelijk orgaan de e-mailarchivering goed op orde is, dan zal voor u geen aanleiding zijn om bij deze selectielijst aan te sluiten.
5. Mogen functionarissen toegevoegd worden aan de lijst van sleutelfunctionarissen waarvan e- mailberichten permanent worden bewaard?
De gemeente moet aan de hand van de lijst van sleutelfuncties in de Selectielijst e-mailbewaring een matching maken. De gemeente mag niet afwijken van de lijst van sleutelfuncties of daar zelf functionarissen toevoegen, die niet worden vermeld Reden daarvan is dat in de selectielijst moet worden vastgelegd van wie wel en van wie niet de e-mailberichten worden bewaard. De selectielijst is immers gebaseerd op het bewaren van e-mailberichten van categorieën functionarissen. Daarmee is voor eenieder - vooral voor de burger - duidelijk welke archiefbescheiden wel en niet bewaard worden bij alle aangesloten gemeenten.
6. Waarom is de gemeentearchivaris niet genoemd onder de sleutelfuncties? Deze is ook een compliancy officer.
De lijst van de genoemde sleutelfuncties is limitatief en proportioneel: van niet teveel functionarissen worden de e-mailberichten bewaard, alleen van de belangrijkste besluitnemers en controleurs die in veel processen een rol spelen. De gemeentelijke archiefinspecteur/archivaris zijn daarbij niet genoemd.
7. Volgens deze selectielijst worden alle e-mailberichten van overige medewerkers minimaal 7 jaar bewaard. Dat betekent dat veel e-mailberichten, ook op gebieden waar veel bijzondere persoonsgegevens worden gedeeld zoals participatiewet of jeugd, 7 jaar worden bewaard, ook wanneer deze niet meer nodig zijn voor het werkproces. Wat is dan nog je grondslag op basis waarvan je deze mag verwerken conform AVG?
De VNG Adviescommissie Archieven heeft de afweging van deze grondslag gebaseerd op het advies van prof. mr. G-J. Zwenne en mr. D.V. Bondarchuk (Brinkhof Advocaten, 14 mei 2018) bij de AVG- vraagstukken m.b.t. Capstone van BZK en Nationaal Archief, en de PIA van het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI, 23 mei 2018).
Bij gemeentelijke werkprocessen waarvoor geldt dat het risico op onrechtmatig lang bewaren hoger is en de impact op betrokkenen groter, zal alsnog zaakgericht archiveren volgens Selectielijst 2020 de uitkomst moeten bieden. Gemeenten en intergemeentelijke organen kunnen ervoor kiezen om proces- specifieke DPIA’s uit te voeren, om het risico voor die werkprocessen expliciet te maken en passende maatregelen te treffen. Voor het uitwisselen van kennis en praktijkvoorbeelden biedt KIA een platform.
8. Zijn er concrete cijfers waar gemeenten rekening mee moeten houden bij invoering van deze selectielijst? Bijvoorbeeld: hoeveel extra opslag is nodig? Wat zijn de kosten die gemaakt moeten worden voor aanschaf van applicaties om de mails te archiveren en te doorzoeken?
De kosten zullen per organisatie verschillen: dit staat in verhouding tot het huidige beleid per gemeente of intergemeentelijk orgaan voor het bewaren en verwijderen van mailboxen. Veralgemeniseerde cijfers kunnen daarom een beeld opleveren dat niet representatief is voor uw organisatie. U kunt voor een antwoord op deze vraag het beste terecht bij uw eigen ICT-afdeling.
Wat betreft voorlichting over applicaties om mails te archiveren en doorzoeken, zie het informatieve webinar van Grip op Informatie ‘E-mailarchivering Capstonemethodiek’ (YouTube,15 april 2022).
De oplossing zoals gepresenteerd tijdens de week van Grip op Informatie is opgebouwd uit een bedrag per mailbox per maand volgens een minimum aantal mailboxen. Servers en infrastructuur zullen door de organisaties zelf ter beschikking moeten worden gesteld.
9. Is er een handreiking met de stappen die je moet nemen om dit in te voeren? Of een voorbeeld van hoe je de communicatie over de invoering van deze lijst kunt aanpakken?
Er zijn verschillende kennis- en communicatiemiddelen beschikbaar, vooral op de website van RDDI. Verder verdient het aanbeveling om het webinar te bekijken in het antwoord op vraag 8.
Bij de communicatie over de invoering adviseren wij om enerzijds te vermelden dat de vertrouwde praktijk van zaakgericht werken gewoon blijft doorgaan, dus ook bij werkprocessen waarin e- mailberichten al bij zaakdossiers werden gevoegd. Voor werkprocessen waarin dit (nog) niet de praktijk was, zal de bewaring en vernietiging van e-mailberichten met deze selectielijst een solide formele grondslag krijgen: medewerkers kunnen er dus beter op vertrouwen dat zij ook wat mailbeleid betreft verantwoord handelen.
10. Mogen de e-mailberichten allemaal openbaar worden bij de overbrenging naar de archiefdienst? Hoe verleen je inzage in dit soort archiefbescheiden?
De zorgdrager kan te zijner tijd bij de overbrenging naar de archiefbewaarplaats een beperking op de openbaarheid van het e-mailarchief stellen; dit zal onder meer aan de orde zijn bij e-mailberichten die veel persoonsgegevens bevatten. Zie de VNG handreiking (pdf) voor de wijze waarop dat moet gebeuren. Bij archieven waarin veel bijzondere, strafrechtelijke of anderszins gevoelige persoonsgegevens voorkomen, kan vóór overbrenging een privacy-risicoanalyse worden gedaan. Zie verder het KIA-platform informatierecht.