Ruim 100 gemeenten en intergemeentelijke organisaties hebben de VNG gemachtigd en een goedkeuring verleend aan de ontwerpselectielijst e-mailbewaring volgens de Capstone-methodiek. De VNG zal binnenkort het ontwerp namens deze organisaties ter goedkeuring aanbieden aan het Nationaal Archief.
De VNG-directie nodigde op 9 juni 2022 alle gemeenten uit om aan te sluiten op de ontwerpselectielijst via een ledenbrief. Daarbij is aangetekend dat het een innovatietraject betreft. Het doel is dus niet dat alle gemeenten aansluiten, maar alleen gemeenten die gemotiveerd en technisch in staat zijn om de experimentele en innovatieve selectielijst te implementeren.
Procedure
Begin december vindt een eerste overleg plaats met het Nationaal Archief over de volgende stappen in de procedure. Hoeveel tijd de procedure precies in beslag neemt staat niet op voorhand vast. Dat is mede afhankelijk van het tempo waarmee overeenstemming met het Nationaal Archief wordt bereikt en hoe de ontvangen reacties, in het kader van de ter inzageligging, naar tevredenheid kunnen worden afgedaan.
Implementatie
We kregen veel vragen over de technische aansluiting en de planning. Starten met de implementatie is nu nog niet opportuun. Wel kunnen voorbereidingen worden getroffen om de selectielijst direct na de vaststelling te implementeren. De inwerkingtreding vindt naar verwachting plaats in de loop van 2023. Over de vervolgstappen en planning wordt u naar verwachting begin 2023 via vng.nl geïnformeerd.
Nazending machtigingen
Een aantal organen liet weten de deadline van 17 oktober 2022 niet te kunnen halen, maar is wel voornemens de machtiging en goedkeuring zo spoedig als mogelijk alsnog te verstrekken.
Gemeenten die concrete afspraken hierover willen maken kunnen contact opnemen met de secretaris van Adviescommissie Archieven via het e-mailadres archief@vng.nl.
Dat geldt ook organen die onverhoopt wel formulieren hebben gestuurd naar de VNG maar niet vermeld zijn in de lijst van deelnemers.