woensdag 1 mei 2024

Met de selectielijst archiefbescheiden kunnen gemeentelijke organisaties informatie waarderen en bewaartermijnen vaststellen. Uit een uitvoerige evaluatie blijkt dat gemeenten, ondanks een aantal knelpunten, tevreden zijn over dit hulpmiddel. De volgende stap is het opstellen van een nieuwe selectielijst.

Over het algemeen zijn (inter)gemeentelijke organisaties positief over de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 (pdf, 2.5 MB). Ze vinden dat de opzet aansluit op de gemeentelijke informatiehuishouding. De generieke opzet garandeert dat er altijd een bewaartermijn is vast te stellen. Tegelijkertijd ervaren gemeenten ook knelpunten vanwege het complexe werkveld met veel verschillende taken.

Bevindingen en aanbevelingen

Uit het onderzoek kwamen 2 tegenstrijdige behoeften naar voren voor de doorontwikkeling van de selectielijst. Enerzijds is er de behoefte aan eenvoudigere opzet van de selectielijst. Anderzijds heeft de informatieprofessional behoefte aan meer uitleg en meer voorbeelden. Dit komt terug in de aanbevelingen voor de ontwikkeling van een nieuwe selectielijst. Zo wordt bijvoorbeeld aanbevolen om meer voorbeelden uit te werken bij proces- en zaaktypen en om een publieksvariant van de selectielijst op te stellen. 

Vervolg

De aanbevelingen zijn besproken met de Adviescommissie Archieven en worden meegenomen in de ontwikkeling van een nieuwe selectielijst. Hierbij wordt de methodiek van het Nationaal Archief toegepast waarbij ook een systeem- en een risicoanalyse hoort. Deze analyses helpen bij het waarderen van informatie.  

Voor deze risicoanalyse zullen we een internetenquête houden onder gebruikers van de selectielijst. Via onze website en het VNG-forum informeren we u wanneer deze enquête plaatsvindt. Zodra beide analyses zijn afgerond gaat de Adviescommissie Archieven aan de slag met het opstellen van een nieuwe selectielijst.