Voor de actualisatie van de gemeentelijke selectielijst 2020 houdt de VNG een enquête om inzicht te krijgen in de ervaringen van gemeenten met de huidige bewaartermijnen op de selectielijst. De enquête is onderdeel van de tweede fase van het traject waarin een systeem- en risicoanalyse wordt uitgevoerd.

In opdracht van de VNG Adviescommissie Archieven wordt de gemeentelijke selectielijst 2020 geactualiseerd. Dit meerjarige proces bestaat uit verschillende stappen. De eerste stap, de evaluatie van de huidige selectielijst, is afgerond. Nu volgt de tweede stap: de systeem- en risicoanalyse, die uitgevoerd wordt door bureau VHIC (in opdracht van de VNG). Dit gebeurt via deskresearch, interviews met een representatieve groep gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, en een enquête om het veld te bevragen over de huidige bewaartermijnen.

Over de systeem- en risicoanalyse 

Bij het opstellen van de gemeentelijke selectielijst wordt de methodiek van het Nationaal Archief gevolgd, waarbij een systeemanalyse en een risicoanalyse horen. De systeemanalyse brengt de structuren in kaart die nodig zijn om essentiële informatie te identificeren, zoals de relaties tussen organisaties, organisatieonderdelen, processen en informatieobjecten. Dit helpt bij het bepalen van welke informatie blijvend bewaard moet worden voor het reconstrueren van activiteiten van gemeenten.

Na de systeemanalyse volgt de risicoanalyse, die het belang van de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden beoordeelt. Onderzocht wordt welke risico’s er zijn bij het voortijdig vernietigen of te lang bewaren van informatie. En ook hoe groot deze risico’s zijn en hoe ze zich in de loop van de tijd kunnen ontwikkelen. Op basis van deze bevindingen worden de bewaartermijnen vastgesteld.

Vervolgstappen

In februari 2025 bespreekt de Adviescommissie Archieven de resultaten van de analyses en bereidt zij de opdracht voor het opstellen van de nieuwe selectielijst voor. Om de uitvoerbaarheid van de nieuwe lijst te testen, worden proeftuinen georganiseerd en zal er een openbare consultatieronde plaatsvinden. We houden u op de hoogte via de website en het forum.